Система электронного документооборота Диадок

Что такое Диадок? Описание сервиса и его возможностей

Диадок - это система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.

Диадок позволяет компаниям обмениваться между собой электронными документами (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и многое другое) вместо бумажных.

Юридическая сила таких электронных документов при этом сохраняется. Это означает, что:

• после отправки через Диадок документы не нужно распечатывать и «довысылать» на бумаге;
• электронные документы, использующиеся в Диадоке, можно представить по требованию налоговой инспекции или в суде.

- Принцип работы системы	- Легальность применения электронных документов	- Плюсы ЭДО
- Виды документов	- Безопасность передачи документов в Диадоке	- Основные возможности Диадок
- Юридическая значимость	- Что дает электронный документооборот Диадок?	- Компании, использующие Диадок

Вы можете оставить свою контактную информацию, чтобы получить подробную информацию о программе, познакомиться с ее возможностями, задать интересующие вопросы нашему специалисту.

Принцип работы системы

Диадок работает по принципу единого пространства доверия. Заключая договор с оператором электронного документооборота, компания присоединяется к этому единому пространству. То есть может обмениваться документами с любыми другими пользователями Диадока. При этом заключать между собой соглашение об обмене электронными документами компаниям не потребуется.

Схема работы в Диадоке выглядит так: просто отправляете любой документ, подписанный электронной цифровой подписью, вашему клиенту или поставщику, и через 1 секунду он получает его. Контрагент в свою очередь подписывает документ своей электронной цифровой подписью и отправляет обратно. В результате в наличии появляется подписанный с двух сторон документ, обладающий юридической силой, который при необходимости можно предъявить в налоговой инспекции или другом государственном ведомстве.

Виды документов

Диадок дает клиентам возможность обмениваться любыми типами внешних и внутренних документов со своими клиентами, поставщиками, филиалами и т.д.

• Первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры).
• Организационно-распорядительные и оправдательные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения).
• Любые другие типы документов, сопровождающие деятельность компании (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т.д.).

В электронный вид можно перевести почти любой документ. Все документы подписываются электронной подписью.

Формализованные документы: счета-фактуры, КСФ, ИСФ; акт приемки-сдачи работ (услуг); товарные накладные ТОРГ-12; УПД.

Неформализованные документы: договоры; акты; платежные поручения; письма в любом формате; заверенные КЭП любые копии документов.

Юридическая значимость

Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:

• Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Согласно Федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ с КЭП признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью.
• В КЭП проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата.
• КЭП гарантирует неизменность информации с момента подписания документа.
• Диадок обеспечивает передачу документов согласно текущему законодательству. Так, электронный счет-фактура должен быть выставлен согласно порядку и только в утвержденном формате (ст. 169 НК РФ). Диадок обеспечивает передачу электронных документов по порядку, утвержденному Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 №174н. А также проверяет файлы счетов-фактур на соответствие формату, утвержденному Приказом ФНС РФ от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. 

Легальность применения электронных документов

На сегодняшний день возможность применения электронных документов регламентирована рядом законодательных актов:

• Гражданский и Налоговый кодексы РФ.
• Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (от 10.01.2002 № 1-ФЗ) – с 1 июня 2012 года его полностью заменит усовершенствованный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011№ 63-ФЗ).
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете»(от 21.11.1996 №129-ФЗ).
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 № 149-ФЗ).

Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в повседневной практике, могут быть не в бумажном, а в электронном виде.

На сегодняшний день через Диадок передано более 422 917 240 документов.

До 2010 года единственным документом, для которого была предусмотрена строго «бумажная» форма, оставался счет-фактура. Однако закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес существенные коррективы в Налоговый кодекс, узаконив электронный счет-фактуру наряду с бумажным. Возможность выставления счетов-фактур в электронном виде предоставляется при условии взаимного согласия сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.

• Процесс обмена электронными счетами-фактурами между организациями регламентируется Минфином (Приказ от 25.04.2011№50Н).
• Процесс представления компаниями электронных документов в налоговую описан в Порядке, разработанном Федеральной налоговой службой (Приказ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@).

Безопасность передачи документов в Диадоке

Использование электронных документов с точки зрения информационной безопасности намного эффективнее, чем бумажные версии, переданные по почте или с курьером.

• Вход в Диадок осуществляется по сертификату электронной подписи (в некоторых случаях предусмотрен вход по логину и паролю), что гарантирует защиту от несанкционированного доступа.
• Передача данных идет по защищенным каналам связи, для чего используется HTTPS-протоколирование (данные «упаковываются» в особый криптографический протокол, что гарантирует их защиту).
• Защита от потери или повреждения обеспечивается трехкратным резервным копированием документов и хранением копий на разных серверах.

При этом бумажные документы не имеют подобной защиты – конверт с документами легко может быть вскрыт или утерян. Технология электронной подписи полностью исключает подделку подписи, поскольку невозможно создать вторую такую же подпись, тогда как собственноручную подпись и синюю печать организации подделать можно.

Что дает электронный документооборот Диадок

Бухгалтеру:

• Упрощение взаимодействия с КО - ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов
• Экономия времени и денег - электронные документы не требуют дублирования на бумаге
• Высокая скорость корректировки документов - мгновенная отправка, получение и внесение корректировок в документы
• Работа в привычной учетной системе - отправляйте и получайте документы прямо из своей учетной системы (1С и др.)
• Прозрачность контроля документооборота - онлайн-контроль статуса документа (доставлен, подписан, отказ в подписи)
• Круглосуточный доступ к документам - легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам.

Финансовому директору:

• Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80 %
• Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису силами СКБ Контура
• Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия документов
• Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов
• Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами
• Бесплатное бессрочное хранение электронных документов на серверах СКБ Контур
• Снижение нагрузки на топ-менеджмент, которому приходится подписывать массово большое количество документов.
• Нет привязки к рабочему мету, подписывать и согласовывать документы можно из любого места, где есть доступ к интернету, или со смартфона.

IT-руководителю:

• Высвобождение внутренних IT-ресурсов компании
• Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API)
• Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения
• Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие
• Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews
• Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее
• Возможность доработки кастомных форм документов

Плюсы ЭДО

Сокращение непроизводственных издержек

Электронные юридически значимые документы не требуют дублирования на бумаге. Они передаются через интернет, хранятся в электронных архивах и могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде. Поэтому электронный документооборот избавляет компанию от многих издержек:

- Бумага

- Картриджи для принтера и копира

- Аренда архива

- Зарплата архивариуса

- Доставку документов к/а почтой России, расходы на конверт и марки, потраченное время на поход в почту.

Чтобы отправить один пакет документов почтой России, компания в среднем тратит от 30 до 80 рублей. Доставка тех же документов в электронном виде обходится от 9 рублей. Письмо долго идет и может не дойти до адресата. Сотруднику не нужно ехать на почту, можно массово подписывать документы, принимать и отправлять документы удаленно.

Снижение налоговых рисков

С Диадоком документы не теряются, моментально доставляются до адресата и всегда корректно оформлены. Это позволяет уменьшить налогооблагаемую базу: к примеру, при некорректной подготовке счетов-фактур, когда нет возможности документально подтвердить расходы, по которым был зачтен входящий НДС.

Основные возможности Диадок

• Отправка и прием документов в электронном виде.
• Хранение документов на серверах СКБ Контур.
• Работа с документами с любого устройства (ПК, планшет, смартфон).
• Списки своих контрагентов в сервисе, возможность найти любую компанию и проверить возможность отправки документов.
• Выгрузка документов в систему отчетности.
• Возможность зарегистрировать своих сотрудников в сервисе и отразить всю цепочку согласования документа в компании.
• Роуминг с другими операторами ЭДО (можно отправлять и получать электронные документы, если к/а подключен к другому оператору, к примеру, Сбис).
• Шифрование документов при передаче, безопасность, протоколирование передачи документов.
• Общение с контрагентами в сервисе через чат

Компании, использующие Диадок

На сегодняшний день к Диадокуподключены более 1 400 000 организаций – представителей коммерческой и бюджетной сферы.

Некоторые из наших клиентов:

• Министерство образования Свердловской области,
• Городское здравоохранение г. Екатеринбурга,
• MetroCash&Carry,
• KraftFoods,
• Nestle,
• Русал,
• Мегафон,
• торговые сети «Звездный», «Монетка» и др.

Поскольку система Диадок является универсальной платформой, то использовать ее для обмена электронными документами могут как крупнейшие отраслеобразующие компании с разветвленной филиальной структурой, так и совсем небольшие компании.

Для крупных компаний возможна индивидуальная доработка системы Диадок:

• Бесшовная интеграция с любым программным обеспечением, используемым в организации (1С, SAP, Oracle и т.д.).
• Доработка необходимых модулей системы под специализированные потребности заказчика.

Мы уже смогли внедрить наши инновационные подходы к документообороту в крупнейших телекоммуникационных, энергетических, сырьевых компаниях, которые планируют экономить ежегодно миллионы рублей и тысячи рабочих часов своих сотрудников. Вы можете быть следующими.

Для небольших компаний переход на безбумажный документооборот осуществляется мгновенно и просто. Компании, которым не требуется объемная интеграция с учетными системами и доработка под индивидуальные потребности, могут начать работать в Диадоке уже на следующий день после подключения. Для этого не нужно привлекать дополнительных штатных или внешних IT-специалистов, долго обучать сотрудников или перестраивать существующие процессы документооборота в компании.

Что дальше?

Используя Диадок уже сегодня, можно осуществлять юридически значимый документооборот с любыми контрагентами в электронном виде.

Все, что нужно для начала работы:

	сертификат ЭЦП,
	лицензия на право использования «КриптоПро»,
	доступ в Интернет,
	заявление о присоединении к регламенту.