Как получить КЭП в налоговой для ИП и юридических лиц

27 октября 2025

👁 129

Время чтения 6 минут

Электронная подпись для налоговой инспекции – это простой и безопасный инструмент для подписания и передачи официальных документов в режиме онлайн. Такая подпись упрощает взаимодействие с контролирующими инстанциями, избавляет от необходимости личного посещения ФНС. Для работы с налоговиками предпринимателю потребуется квалифицированная подпись с усиленным механизмом защиты. Этот инструмент защищает электронные файлы от утраты и подделки, подтверждает личность лица, подписавшего документ. Расскажем, как правильно получить КЭП, и что для этого нужно сделать.

Кто имеет право на получение электронной подписи, и куда обращаться?

Получить такой инструмент бесплатно могут руководители коммерческих компаний, лица со статусом индивидуального предпринимателя и нотариусы, а также исполняющие обязанности специалистов-нотариусов. Эти лица оформляют подпись в Удостоверяющем центре налоговой службы.

Кредитные компании, операторы платежных инструментов, другие финансовые организации получают подпись в удостоверяющем органе ЦБ РФ. Должностные лица государственных инстанций и органов местного самоуправления обращаются в Федеральное Казначейство. Физлица получают КЭП в удостоверяющих органах с пройденной аккредитацией.

Какие шаги нужно пройти для оформления КЭП?

Для получения инструмента предпринимателю нужно выполнить следующие действия:

1. Посетить налоговый орган и предоставить такие документы, как:
   • заявление по установленной форме;
   • документ для удостоверения личности;
   • СНИЛС;
   • индивидуальный номер плательщика налогов;
   • USB-носитель подписи.
2. Заявление можно отправить лично или в электронной форме, через личный кабинет плательщика налогов. Для этого нужно зайти в кабинет, далее перейти в раздел с услугами и сервисами и выбрать услугу получения КЭП. В этом случае носитель подписи и остальные документы можно передать в инспекцию позднее. После подачи заявления, через некоторое время зайдите в раздел с информацией по заявлениям. Примерно через 10 минут после отправки обращения вы увидите его статус.
3. После принятия заявления нужно записаться на прием в налоговую инспекцию для выдачи сертификата.

Обратите внимание: носитель USB должен относиться к тем, которые поддерживаются налоговой службой.

Какие устройства хранения (токены) подходят для ключа?

Вы можете использовать токены из серии «Рутокен», например, Lite или Рутокен S. Для налоговой службы подходят устройства из серии «Джакарта», к примеру, модель PRO. Еще один вариант – серия «Есмарт», в том числе устройство ESMART Token. Наконец, ФНС принимает токены «Сэйфнет», в том числе модель SafeNet eToken 5110.

Токены нельзя заменить другими носителями, например, обычными флешками. Инструменты предоставляются платно, примерная стоимость до 3 тыс. рублей. Приобрести носитель в налоговой инспекции не получится, для этого нужно обратиться в специализированный магазин. Один и тот же инструмент можно использовать для оформления подписей много раз. Срок службы токена – три года. Записанные ключи уникальны, их нельзя перенести на другой носитель.

Что выдается после оформления подписи?

Рассмотрение документов в инспекции занимает около 15-ти минут, после чего налоговая служба запишет уникальные ключи и оформит электронный сертификат на ваш токен. После этого вы получите бумажную форму сертификата.

Убедитесь, что носитель исправен: проверьте его работу перед визитом в инспекцию. Если в процессе записи появится ошибка, оформить подпись не получится. Срок действия КЭП и выданного сертификата – 15 месяцев. При необходимости вы можете продлить срок или выпустить новую подпись.

Как происходит продление или перевыпуск ЭЦП?

Продлить подпись, срок действия которой подходит к концу, можно онлайн, через личный профиль плательщика налогов. Удаленная процедура возможна при соблюдении таких условий, как:

1. Заявитель до этого получал инструмент в налоговой службе или в доверенном органе.
2. Вы используете то же устройство, на которое был записан первый сертификат.
3. Сертификат от налоговой службы еще действует.
4. Вход в личный кабинет для перевыпуска инструмента выполняется по сертификату, который вы ранее получили в инспекции или через доверенный орган.
5. В период перевыпуска информация из вашего паспорта не менялась.
6. Компьютер для удаленного выпуска должен быть надлежащим образом настроен для работы с новым сертификатом.

Такие же правила действуют в отношении процедуры перевыпуска. Она нужна, если у организации поменялся руководитель, были внесены изменения в информацию, указанную в сертификате.

Если нет условий для удаленного оформления, придется посетить ФНС или доверенный орган.

Где и как применять КЭП, полученную в ФНС?

Для использования инструмента потребуется установить на ПК руководителя фирмы или индивидуального предпринимателя следующее:

• драйвера;
• криптопровайдер для интеграции электронной подписи с документами и файлами;
• браузер в последней версии;
• специальный плагин для браузера;
• сертификаты корневого и промежуточного типа.

Проверьте работоспособность оборудования и программ. Для теста зайдите в личный кабинет с помощью полученной подписи. Вам нужно вставить носитель в разъем для USB, открыть страницу для входа, начать проверку выполнения условий. Если есть замечания, устраните ошибки. Если система не отправила никаких замечаний, перейдите в личный кабинет. Если вам удалось это сделать, это значит, что КЭП готова к работе.

Изучите функции программного обеспечения для полноценной работы с подписью. С помощью инструмента вы можете сдавать бухгалтерские и налоговые отчетные документы, регистрировать онлайн-кассу для ведения продаж, направлять официальные заявления налоговикам.

Распространенные вопросы

Приведем ответы на частые вопросы по поводу регистрации и применения электронной подписи.

Если у компании несколько директоров, сколько подписей может оформить налоговая служба?

Можно получить столько инструментов, сколько руководителей занесено при регистрации организации в единый реестр. Если в реестре указан только один руководитель, остальные лица получают электронные подписи в качестве сотрудников.

Можно ли получить ЭП в другом городе, не по месту регистрации организации?

Передача сертификата возможна и в другом населенном пункте, не только по месту регистрации бизнеса. Для этого руководитель должен обратиться в налоговую инспекцию по месту фактического нахождения.

Подходит ли КЭП из ФНС для владельцев торговых точек с алкоголем?

Если вы собираетесь пользоваться сертификатом для работы в системе маркировки, сообщите об этом представителю налоговой службы при подаче заявки на подпись. Проинформировать сотрудника важно, так как в сертификате для такой системы должен быть RSA-ключ из вашего аккаунта в ФСРАР. Чтобы ваши работники могли подписывать документы в этой системе без вашего присутствия, им потребуется подпись физического лица машиночитаемая доверенность.

Нужно ли перевыпускать подпись при смене владельца или реквизитов?

Да, в таких ситуациях нужно делать перевыпуск. Чтобы у файлов с ЭП, была юридическая сила, все реквизиты должны быть действительными на момент подписи документа.

Будет ли действовать ЭП сотрудника после 1 сентября?

С сентября сертификаты, оформленные на сотрудников, прекращают свое действие. Это означает, что подписывать документацию и работать с электронными документами с помощью сертификатов сотрудников будет невозможно. С этого времени необходимо пользоваться сертификатом для физлица вместе с доверенностью машиночитаемого типа.

Можно ли руководителю оформить КЭП в налоговой после 1 сентября?

Инструмент для руководителя, начиная с сентября, будет использоваться по обычным правилам. Оформить подпись можно в налоговой инспекции или через доверенные органы.

Можно ли использовать подпись с портала Госуслуг для бизнеса?

Этот инструмент для предпринимательской деятельности не подходит. Оформить сертификаты можно только в налоговых органов или в специальных учреждениях с аккредитацией.

Может ли директор, работающий по совместительству, получить ещё одну подпись как физлицо?

Руководитель может оформить один сертификат от налоговиков для своей компании и любое количество инструментов на свое имя в качестве физлица. Учитывайте, что такую подпись можно применять только для работы с личной документацией.

Допустимо ли наличие нескольких КСКПЭП у одного человека?

Да, можно получить сразу несколько инструментов, если вы используете различные технологии для хранения. Сертификат, который был получен в сервисе «Моя подпись» никак не влияет на возможность оформления сертификата на обычном токене.

Требуется ли перевыпуск КЭП при смене номера телефона владельца?

Да, если вы храните ключи в приложении в распределенном порядке, при смене мобильного номера сертификат нужно будет получать заново. Дело в том, что уникальные ключи привязаны к мобильному телефону, использовать их без номера не получится.