Какие документы нужны для устройства на работу: Полный чек-лист для соискателя

27 октября 2025

👁 170

Время чтения 8 минут

Какие документы нужны для трудоустройства в России: полный список

Перечень документов для трудоустройства четко регламентирован Трудовым кодексом РФ. Все документы при приеме на работу делятся на две основные группы: обязательные для всех соискателей и дополнительные, которые требуются в зависимости от специфики должности или категории самого работника. Понимание того, какие документы нужны для трудоустройства, помогает избежать задержек при оформлении.

К обязательному пакету относятся паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, СНИЛС и документы воинского учета для военнообязанных. Дополнительные бумаги, такие как справка об отсутствии судимости для педагогов или медицинская книжка для работников общепита, запрашиваются только в установленных законом случаях. Заблаговременная подготовка полного пакета документов ускоряет процесс оформления на работу и снижает риск недопонимания с работодателем.

Правильное документальное оформление при устройстве на работу позволяет работодателю заключить трудовой договор в соответствии с законодательством. Отсутствие обязательных документов делает официальное трудоустройство невозможным, поэтому рекомендуется проверить их наличие и актуальность заранее.

Обязательные документы для официального трудоустройства по ТК РФ

Все документы для официального трудоустройства перечислены в статье 65 Трудового кодекса РФ. Этот список является исчерпывающим, и требовать от соискателя что-либо сверх него работодатель не имеет права. Таким образом, ответ на вопрос, что нужно для официального трудоустройства, сводится к предоставлению паспорта, трудовой книжки (или СТД-Р), СНИЛС и, при необходимости, документов воинского учета и бумаг, подтверждающих квалификацию.

Отказ в приеме на работу из-за непредоставления документов, не входящих в этот законодательно утвержденный перечень, является незаконным. Работодатель может только попросить предоставить дополнительные сведения, но не требовать их в ультимативной форме.

«Работник обязан предоставить паспорт, трудовую книжку и СНИЛС для заключения трудового договора. Отказ от предоставления этих документов препятствует трудоустройству»

Подробнее с перечнем документов, предъявляемых при заключении трудового договора, можно ознакомиться в тексте статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подробный список документов для трудоустройства: что и зачем

Полный список документов для трудоустройства на работу формируется на основе требований ТК РФ. Чтобы не возникло проблем, важно понимать, какой пакет документов для трудоустройства является базовым. Рассмотрим, какие документы нужны, чтобы устроиться на работу, и для чего они требуются.

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

Паспорт необходим для подтверждения личности соискателя при заключении трудового договора и для подачи отчетности в государственные органы. Работодатель использует паспортные данные для идентификации сотрудника. Если основной документ находится на замене, для оформления подойдет временное удостоверение личности.

2. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р / СТД-ПФР)

Трудовая книжка служит для фиксации трудового стажа. С 2021 года работники получили возможность перейти на ее электронный аналог. Бумажная книжка сохраняется у тех, кто выбрал традиционный формат учета. Остальные предоставляют сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, которою можно запросить через портал Госуслуг, в МФЦ или у предыдущего работодателя. Если это первое место работы, трудовая книжка не нужна - работодатель оформит ее самостоятельно.

3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС)

СНИЛС необходим для перечисления пенсионных и страховых взносов. Сейчас вместо привычной зеленой карточки выдается уведомление по форме АДИ-РЕГ. Работодатель использует этот номер для формирования отчетности в Социальный фонд России. Если у соискателя нет СНИЛС, это не станет препятствием- работодатель обязан оформить его самостоятельно, направив запрос в СФР.

4. Документы воинского учета

Для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву на военную службу, обязательным является предоставление военного билета или приписного свидетельства. Эти документы подтверждают статус гражданина по отношению к воинской обязанности. Их отсутствие может стать законным основанием для отказа в трудоустройстве.

5. Документы об образовании и/или квалификации

Эти бумаги требуются в тех случаях, когда работа предполагает наличие специальных знаний или подготовки, например, в сферах медицины, образования, юриспруденции или на госслужбе. Они подтверждают компетенцию соискателя и его право занимать соответствующую должность.

Дополнительные документы для особых случаев трудоустройства

В некоторых ситуациях стандартного набора бумаг недостаточно. Рассмотрим, какие еще документы для поступления на работу могут потребоваться, и разберем нюансы трудоустройства для разных категорий соискателей.

Если вы устраиваетесь на специфическую должность

• Справка о наличии/отсутствии судимости необходима для педагогов, социальных работников, сотрудников сферы транспортной безопасности и других специалистов, работающих с несовершеннолетними.
• Медицинская книжка обязательна для работников общепита, торговли, образовательных и медицинских учреждений.

Если вы относитесь к особой категории соискателей

• Для несовершеннолетних (14-18 лет): требуется письменное согласие одного из родителей (опекуна), а также справка из учебного заведения о расписании занятий.
• Для иностранных граждан: пакет документов включает патент на работу (для безвизовых стран), разрешение на временное проживание (РВП) или вид на жительство (ВНЖ), а также полис ДМС. Для граждан стран ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан) действует упрощенный порядок трудоустройства.
• Для совместителей: если работа по совместительству связана с вредными или опасными условиями, необходима справка о характере и условиях труда с основного места работы.

Если вы претендуете на льготы

• Свидетельство о рождении ребенка: предоставляется для получения стандартных налоговых вычетов по НДФЛ.
• Справка об инвалидности: необходима для предоставления льгот по условиям труда, сокращенному рабочему дню и дополнительному отпуску.

Что работодатель НЕ вправе требовать: защищаем свои права

«Запрос ИНН — частая практика, но по закону работник не обязан его предоставлять. Работодатель может и должен получить эти сведения самостоятельно через систему межведомственного взаимодействия. Отказ в приеме на работу по этой причине незаконен»

Работодатель также не может требовать рекомендации с прошлых мест работы, свидетельство о браке (если оно не нужно для льгот), справки о составе семьи или сведения о вашем вероисповедании. Подобные требования являются нарушением трудового законодательства.

Что нужно знать, устраиваясь на работу: советы и проверка документов

Чтобы процесс прошел гладко, важно понимать не только, что нужно, чтобы устроиться на работу, но и как к этому подготовиться. Проактивная подготовка документов экономит время и нервы. Заранее сделайте копии всех бумаг, проверьте срок действия паспорта и уточните у специалиста по кадрам, необходимы ли какие-то дополнительные справки для вашей должности. Этим вы покажете себя как организованного и ответственного кандидата.

Процесс оформления: что вы будете подписывать

После того как все документы предоставлены, начинается этап их документального оформления. Разберем ключевые моменты.

Трудовой договор

Перед подписанием внимательно изучите ключевые пункты трудового договора: наименование должности, размер оклада и порядок его выплаты, место работы и точную дату начала работы. Согласно статье 57 ТК РФ, все эти условия обязательны для включения в договор.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

К ЛНА относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных и другие внутренние документы компании. Статья 68 ТК РФ обязывает работодателя ознакомить работника с ними под роспись до подписания трудового договора. Эти документы определяют ваши права и обязанности в компании, поэтому отнеситесь к их изучению серьезно.

Для оптимизации работы с документами, особенно при удаленном формате сотрудничества, компании все чаще используют системы электронного документооборота. Например, сервис Контур.Диадок позволяет обмениваться юридически значимыми документами онлайн, что упрощает и ускоряет процесс ознакомления и подписания.

Частые вопросы (FAQ)

Что делать, если у меня нет трудовой книжки?

Если вы устраиваетесь на работу впервые, трудовая книжка не нужна — работодатель заведет ее сам в электронном виде. Если книжка была, но утеряна, необходимо получить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) через портал Госуслуг или обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом.

Нужен ли ИНН для трудоустройства? (Краткий итоговый ответ)

Нет, предоставлять ИНН при трудоустройстве вы не обязаны. Этот документ не входит в перечень, установленный статьей 65 ТК РФ. При необходимости бухгалтерия самостоятельно запросит ваш номер в налоговой службе.

Нужно ли переводить иностранные документы на русский язык?

Да, иностранные документы об образовании должны быть легализованы и переведены на русский язык с нотариальным заверением перевода. В некоторых случаях требуется процедура признания диплома (нострификация) через Рособрнадзор.

Работодатель потерял мои документы. Что делать?

Работодатель несет ответственность за сохранность документов работника, в частности трудовой книжки. Если документ утерян, вы вправе потребовать его восстановления за счет компании. В случае отказа можно обратиться в суд.

Куда обращаться, если мои права при трудоустройстве нарушают?

При нарушении ваших прав (например, при необоснованном отказе в приеме на работу или требовании незаконных документов) следует обращаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ), прокуратуру или напрямую в суд.