Руководство: как правильно прошивать документы нитками

27 мая 2025

👁 332

Время чтения 8 минут

Для систематизации бумажных документов в ходе ведения делопроизводства или перед передачей официальных бумаг в архив их требуется прошить нитками. Прошивка позволяет упорядочить хранение большого количества папок, не потерять нужные бланки. При этом такая процедура должна проводиться в соответствии с государственным стандартом. Расскажем, как правильно прошивать документы, какие способы существуют, и какие инструменты при этом используются.

Какие документы подлежат прошивке по нормативным правилам

Прошивка требуется, если документация включает в себя несколько листов. Это позволяет сохранить их, не потеряв нужную информацию. Единых способов процедуры нет, однако в большинстве случаев нужно руководствоваться ведомственными инструкциями. Приведем перечень официальных бумаг, которые подлежат прошивке:

1. Бланки организационно-распорядительного характера, например, рабочие расписания, деловые инструкции, локальные нормативные документы.
2. Документация в сфере бухгалтерского учета. К ним относятся различные договоры, акты о приеме и передаче, акты о выполненных работах, кассовые книги, годовые отчетности и ведомости, подтверждающие начисление работникам заработной платы.
3. Ксерокопии, переводы, заверенные нотариусом.
4. Кадровая документация. К ней относятся трудовые соглашения, регистрационные журналы, табели, в которых учитывается рабочее время персонала, условия трудовой деятельности, которая относится к вредной или опасной.
5. Пакеты документации с многочисленными приложениями, направляемые по запросам со стороны контролирующих инстанций.

Подготовка бумаг к сшиванию

Прежде всего, необходимо назначить ответственного за процедуру сотрудника, подготовить официальные бумаги. Подготовительные меры включают в себя следующее:

1. Удаление металлических скоб и скрепок.
2. Сортировка листов по времени их создания, нумерация.
3. Подготовка обложки (стандартный размер 229 на 324 мм).
4. Проверка нумерации, укладка листов стопкой по порядку.

Как сформировать архивные дела перед прошивкой

Ключевое требование к оформлению архивной документации – наличие твердого переплета. Не у всех компаний есть нужное оборудование, инструменты и материалы для работы. В этом случае необходимо обратиться в типографию, воспользоваться платными услугами самих архивов.

Подробные требования по прошивке архивных официальных бумаг прописаны в старом ГОСТе 17914-72. В нормативе указана необходимость использования картона, толщина листа – до 1.5 мм. Ширина для корешка обложки – 40 мм, эта часть должна быть достаточно гибкой. На лицевой стороне папки указывается содержание. Содержание может быть напечатанным или написанным вручную.

Обложка может быть картонной или изготовленной из бумвинила. Картонные варианты используются в делах по личному составу, а изделия из бумвинила – для хранения приказов от руководства и различных договоров.

Как прошить многостраничную копию для архива

Приведем общие правила:

1. Нумеровать нужно не страницы подшивки, а непосредственно листы.
2. Если число таких листов более 250, папка разделяется на тома, для каждого тома предусмотрена отдельная нумерация.
3. Внутреннюю опись нумеровать не нужно.
4. Номера проставляются в виде арабских цифр в правой верхней части страницы.
5. Если после завершения нумерации в папку нужно вставить дополнительный лист, допускаются литерные указатели.

При прошивке многостраничной документации необходимо обеспечить следующее:

1. Возможность беспрепятственного прочтения текстовой части каждого бланка, изучения всех дат и резолюций.
2. Исключение механического повреждения или расшития папки при ознакомлении с копией.
3. Возможность беспрепятственного копирования каждого бланка в пачке. Это может потребоваться, например, при подаче документа в судебную инстанцию.
4. Последовательная нумерация листов в одной пачке, после чего в заверительной надписи должно быть указано общее число листов.

Методы прошивки документов: детальные инструкции

Расскажем о способах прошивки документации в соответствии с государственными стандартами.

Как прошивать бумаги нитками в 2, 3 или 4 отверстия

Для прошивки в два отверстия вам потребуется дырокол и прочные нитки. За неимением канцелярского дырокола можно воспользоваться толстой иглой. Сложите листы ровной стопкой, сделайте отверстия по левому краю (расстояние от края – один сантиметр). Проденьте нить через два отверстия так, чтобы сформировалась петля. Концы нити завяжите в узел и приклейте на изнанку последнего листа пломбу из бумаги. На пломбе указывается количество прошитых и пронумерованных листов.

При прошивке в три отверстия листы складываются в виде стопок, дыроколом пробиваются три дырки по ровной прямой с небольшим отступом от края. Нитка продевается в иголку с широким ушком, далее иголка вводится в центральный прокол с тыльной стороны. Концы нитки выводятся и завязываются в узелок, фиксируются с помощью пломбы.

При прошивке в 4 дырки по левому краю стопки делаются 4 прокола, промежуток между которыми должен составлять около 2 см. Нить продевается с обратной стороны в третий прокол, листы прошиваются и пломбируются.

Как правильно сшивать бухгалтерскую документацию согласно ГОСТу

Для бухгалтерской документации могут быть предусмотрены отдельные правила, перед прошивкой ознакомьтесь с письмами от Минфина, где даны подробные разъяснения. Приведем пример прошивки документов для отправки в налоговую службу:

1. Сшив создается объемом максимум на 150 листов, нумерация делается арабскими цифрами начиная с 1.
2. Для сшивки создается от 2 до 4 отверстий, используется прочная нить, концы которой должны быть связаны. На последнем листе прикрепляется бумажная наклейка.
3. Выделяют отдельные бухгалтерские документы небольшого формата, их можно прошить с помощью большего количества проколов.

Как прошивать документы в тома с помощью ниток

Приведем пример прошивки с двумя отверстиями:

1. Тщательно разровняйте стопку, зафиксируйте листы.
2. Пробейте два отверстия с помощью канцелярского дырокола.
3. Проденьте в отверстия толстую иглу с широким ушком, в которую предварительно проденьте нить. При прошивке двигайтесь с тыльной стороны на лицевую.
4. Удалите иглу и затяните хвостики в двойной узел в области нижнего отверстия.
5. Подровняйте хвостики.
6. Закрепите узелок с помощью бумажной пломбы и сделайте на ней соответствующую надпись.

Первый том готов. Аналогичным образом можно сшивать другие тома.

Инструменты и материалы для сшивки

Обычные листы скрепляют с помощью нити. Для продевания нити применяется игла и качественный дырокол. Для соединения томов большого объема дырокола может оказаться недостаточно, в этом случае используют шуруповерт, а вместо нити – плотную веревку.

При прошивке большого объема документации применяется специализированное оборудование, например, станок или переплетную машину. Такая техника установлена в каждой типографии.

Как выглядит картонная папка для хранения дел длительного срока

Папка имеет твердую картонную или виниловую обложку. Для каждого вида официальных бумаг допускается брать обложку различных цветов (к примеру, договоры можно «отмечать» красным цветом, а приказы – зеленым). На корешке дел должно быть позолоченное тиснение, на котором указывается номер дела, а также номера первого и последнего бланка.

Классификация по цвету удобна для хранения большого объема документации в условиях архива. Тем не менее, такая норма обязательна только для норм с длительным периодом хранения. Недостаток этого способа – высокая стоимость.

Какое оборудование используется для прошивки документов

В условиях типографии чаще всего используются брошюровочные машины, которые за короткое время позволяют прошить большое количество папок. Листы скрепляются между собой не ниткой, а пружиной, которая может быть металлической или пластиковой. После сшивания папку можно быстро расшить, если в этом возникнет потребность. Для приведения в порядок тендерных документов можно применять термобиндер, который скрепляет листы клеевым способом без создания швов.

Классическое сшивание нитью возможно с помощью специальных переплетных станков. Они позволяют работать с большим объемом кадровой документации. При обработке небольшого объема бланков можно использовать обычный канцелярский дырокол или толстую иглу.

Распространенные материалы для сшивания – банковский шпагат, лавсановая нить или обычные плотные суровые нитки. Если для сшивки используется хлопчатобумажная нить, для дополнительной прочности ее нужно сложить в несколько раз.

Правила оформления прошитых документов

Если документация подлежит передаче на архивное хранение, оформлять титульный лист требуется от руки. Дело в том, что со временем печатный лист может выцветать, а значит, надпись станет неразличимой. Информацию на обложке можно прописывать шариковой ручкой с черными чернилами. Есть некоторые ограничения. При заполнении листов не допускается использовать цветные ручки, в том числе синие или красные. Нельзя пользоваться фломастерами и маркерами. На обложке должна быть указана следующая информация:

1. Название компании.
2. Данные об ее структурном подразделении.
3. Индекс и номер дела.
4. Архивный шифр.
5. Номер тома.
6. Заголовок.

Таблица требований к прошивке документов для налоговой службы

Приведем таблицу, которая поможет вам правильно подготовить бланки для последующей передачи их в налоговые органы.

Особенности бумажной наклейки

Приведем основные правила по использованию и оформлению наклеек на папках:

1. Стандартный размер наклейки 60 на 40 мм, она должна иметь строго прямоугольную форму.
2. При наклеивании изделия узелки ниток нужно убрать под наклейку, кончики при этом должны оставаться свободными.
3. На наклейке делается надпись о том, что листы пронумерованы, прошнурованы и заверены печатью, а также указывается точное количество листов. Все это делается ответственным сотрудником.
4. На листочке нужно оставить свободный участок, на котором указывается должность ответственного человека и его инициалы.
5. Наклейка должна быть заверена печатью, ее оттиск занимает и саму прошивку.

Чем грозит нарушение правил прошивки документов

Требование заверять надлежащим образом документы, выдаваемые работникам, установлено ст. 62 Трудового кодекса. Ненадлежащим образом заверенная копия, в том числе и многостраничная, считается недействительной. Такую ошибку можно квалифицировать как невыполнение работодателем установленной обязанности. Ответственность за это предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц и ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
• на юридических лиц - штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• административный штраф на должностных лиц и ИП в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• на юридических лиц - штраф от 50 000 до 70 000 рублей.