Сроки хранения бухгалтерских документов в 2025 году: полная таблица и пояснения

23 сентября 2025

👁 665

Время чтения 9 минут

Закон устанавливает сроки, в течение которых юридические лица и предприниматели должны хранить документы, связанные со своей работой. При нарушении этих сроков могут возникнуть проблемы с ФНС и другими контролирующими инстанциями. Расскажем, сколько нужно хранить бухгалтерские документы, что такое архивный и текущий способ хранения, и как правильно уничтожать документацию. 

Как определить срок хранения: что учитывать при расчете

Для бумажной и электронной документации действуют разные правила. Бумажные бланки передаются на хранение в архив не ранее года и не позже трех лет после завершения их обработки. При этом передавать нужно документацию с постоянным и длительным периодом хранения. Длительный срок – от 10-ти лет. Другие документы хранятся в подразделении, где они оформлялись. Документы с периодом хранения меньше 10 лет передаются в кадровый отдел и уничтожаются после заседания экспертной комиссии. 

Электронная документация хранится в специальной системе СХЭД. Вы можете создать собственную электронную систему или поручить хранение документации операторам ЭДО. 

Документация передается на хранение онлайн или на электронных носителях. При этом архив должен проверить следующее: 

• наличие вредоносного ПО;
• читаемость электронных файлов;
• техническое состояние электронных носителей;
• подлинность ЭЦП.

Одновременно с электронными документами передается опись. 

Обратите внимание: если срок хранения документации истек, она подлежит уничтожению. 

Особенности хранения документов ИП

Даже если у предпринимателя нет наемных работников, он работает на «упрощенке», ему все равно приходится хранить определенные документы (счета-фактуры или договоры). Общий срок хранения бланков – пять лет. Он распространяется на первичную документацию, информацию о перечисленных налоговых платежах, кредитные соглашения (для кредитных договоров с залогом имущества срок увеличивается до 10 лет). Информацию о перечислении страховых взносов нужно хранить 6 лет.

Регистрационные и лицензионные документы, сертификаты необходимо хранить постоянно. По общему правилу срок отсчитывается с года, который идет за тем, когда бланк был оформлен. 

Закон не предусматривает для ИП места для хранения документации, поэтому предприниматель может держать официальные бумаги дома. Однако для систематизации рекомендуется выделить для них отдельное место или перевести в электронный вид. 

Какие документы и как долго нужно хранить

Приведем общую таблицу по длительности хранения бухгалтерской документации.

При этом в обязанность организации входит обеспечение безопасных условий для хранения официальных бумаг. 

Приведем также таблицу с особенностями хранения налоговой документации.

Ниже приведена таблица по некоторым видам кадровых документов.

Сроки хранения документации в образовательных учреждениях

В образовательных организациях ответственность за хранение официальных бумаг лежит на руководителе. По общему правилу, первичные документы для учета, регистры бухучета, отчетность хранится в течение пяти лет. Документы подшиваются к общему делу только после их выполнения, об этом на бланке ставится соответствующая отметка. Выдача документации из дела с постоянным сроком хранения не допускается. 

Специфика хранения электронной документации

Если в компании налажен электронный документооборот, хранить официальные бумаги нужно в электронном формате. Все первичные бланки, соглашения, декларации передаются в электронный архив. Часто архивы создаются на серверах сторонней организации, предоставляющей соответствующие услуги. Перечислим основные требования к хранению таких бланков: 

1. Нужно создавать как минимум одну резервную копию. При самостоятельном хранении файлы дублируются в облачную систему или на другой носитель.
2. В организации должна быть установлена программа для чтения и копирования информации.
3. У документов должна быть защита от несанкционированного доступа. Специальные программы шифруют информацию и предоставляют к ним доступ по паролю и многоэтапной аутентификацией. Если вы храните документы самостоятельно, придумайте надежный пароль для электронного архива.
4. Каждые пять лет проверяйте состояние файлов. При обновлениях в программном обеспечении убедитесь, что формат документов остался читаемым. 

Обратите внимание: не допускается переводить бумажные бланки в электронный формат с последующим уничтожением бумаг до завершения периода хранения. 

Чем отличается текущее хранение от архивного

Выделяют два варианта хранения – текущий и архивный. Текущие бланки – те, которые находятся в работе, а срок их хранения не превышает 10-ти лет. Их можно хранить в организации – на стеллажах, полках или в закрытых сейфах. Никто не будет проверять, как именно хранятся бумаги, расположены ли они в определенном порядке. Главное, чтобы они были в наличии. 

Архивный способ актуален для документации с большим сроком годности. После установленного срока хранения в организации бумаги направляются в архив. Документы раскладываются в хронологическом порядке. Каждая страница должна быть пронумерована, а дела – прошиты. Перед отправкой создается опись. Все документы перечисляются с указанием номера, количества страниц. В заключение составляется заверяющий лист, на котором указывается количество листов в подшивке, состояние документов. 

Архив создается на территории предприятия, также документы можно передать в специализированные организации на платное хранение. К помещению для архива предъявляются строгие требования (нельзя просто хранить документы на балконе или в кладовке). В архивах поддерживается температура не выше 19 градусов, влажность воздуха не превышает 50 процентов, есть установки для пожаротушения. Доступ к документации строго ограничен во избежание разглашения коммерческой тайны и персональной информации. 

Когда и как можно уничтожить документы после истечения сроков хранения

Алгоритм следующий: 

1. Проверка срока хранения документации.
2. Создание экспертной комиссии, ее состав утверждается руководством. Комиссия определяет ценность документов и оформляет соответствующий протокол. 
3. Оформление акта на уничтожение с подписью руководителя.
4. Уничтожение бланков и оформление соответствующего документа о завершении процедуры. 

Для уничтожения бухгалтерской документации действуют отдельные правила. По статье 23 НК РФ, плательщик налогов должен хранить информацию о бухгалтерском учете в течение пяти лет. То же самое касается учетной политики, других документов, связанных с бухучетом. Оформлять акт для уничтожения этих бланков до истечения этого срока не допускается. Ответственность за неправомерное уничтожение ложится на руководство. 

Если у компании были убытки, которые переносились на дальнейшие периоды, уничтожать бланки, где указаны объемы убытков, нельзя на протяжении срока переноса.

Закон не устанавливает конкретные правила уничтожения бланков с истекшим периодом хранения. Приведем основные способы: 

• отправка бумаг на переработку в специализированную компанию;
• использование специального уничтожителя (измельчитель бумаги);
• сжигание.

Последний способ не рекомендуется, так как он может повлечь за собой проблемы с пожарной службой. 

В акте на уничтожение документов важно перечислить следующие данные: 

• название документации и информация об организации;
• дата оформления бланка;
• факт уничтожения официальных бумаг (нужно перечислить объем, точное количество, выбранный метод уничтожения);
• подпись ответственных лиц и расшифровка.

Ответственность за неправильное хранение

Предпринимателю и юрлицу важно знать сроки и особенности хранения официальных бланков. За нарушение правил хранения предусмотрены штрафные санкции: 

1. Штрафы за отсутствие бухгалтерских документов достигают 5 тыс. рублей для индивидуальных предпринимателей и до 10 тыс. рублей для организаций (по статье 15.11 КоАП РФ). 
2. Ст. 126 НК РФ предусматривает штраф 200 рублей за каждый бланк, который не был предоставлен. 
3. При непредоставлении официальных бумаг в ходе проверки контрагентов штраф увеличивается до 10 тыс. рублей (как для предпринимателей, так и для юрлиц). 
4. Если были нарушены правила хранения документации по сотрудникам, индивидуальный предприниматель может получить штраф до 5 тыс. рублей, а организация – до 50 тыс. рублей (по статье 15.27 КоАП РФ). 

Есть способ избежать штрафных санкций. Руководитель должен документально подтвердить факт кражи, утраты документов в пожаре или в ходе затопления. Доказательства – справка из полиции, из МЧС или из управляющей организации. Штраф – не самое неприятное последствие неправильного хранения. У налоговой инспекции могут возникнуть подозрения в сокрытии бланков и организации незаконной схемы. В этом случае не избежать выездных проверок. 

Если документы были утеряны до завершения периода их хранения, как можно скорее займитесь их восстановлением. Вы можете запросить дубликаты у деловых партнеров, направить запросы в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд. 

Таким образом, закон устанавливает определенные сроки для хранения налоговой и бухгалтерской документации. После истечения сроков хранения бланки подлежат уничтожению – для этого можно воспользоваться измельчителем или обратиться к услугам сторонних компаний. За нарушение правил хранения и утилизации документов предусмотрена административная ответственность.