ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ЭКСПЕРИМЕНТ В ДЕЙСТВИИ
С 5 мая 2020 года действует Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (далее - Федеральный закон N 122-ФЗ). О том, что представляет собой данный эксперимент и как он проходит, - в нашем материале.
Зачем проводят эксперимент?
Федеральный закон N 122-ФЗ разработан в соответствии с Национальной программой "Цифровая экономика Российской Федерации", которой в рамках реализации Федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.
Основными целями эксперимента являются создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.
Отметим, что в 2018 году Минтрудом с рядом организаций был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов при наличии их бумажных версий.
В чем суть эксперимента?
Суть данного эксперимента заключается в использовании отдельными работодателями и работниками в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. Затем будут оценены эффективность и результативность эксперимента.
Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом Положения о порядке проведения эксперимента. Это могут быть, например, следующие документы:
- заявление;
- коллективный договор;
- трудовой договор;
- приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу;
- соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора;
- локальный нормативный акт;
- график отпусков;
- ученический договор;
- письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.
При этом конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, определяется каждым работодателем - участником эксперимента самостоятельно.
Обратите внимание! Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.
В какие сроки проводится эксперимент?
Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.
Дату начала проведения эксперимента непосредственно в организации работодатель определяет самостоятельно с учетом Положения о порядке проведения эксперимента.
Кто обязан участвовать в эксперименте?
Участие в эксперименте как работодателей, так и работников, а также лиц, поступающих на работу, является добровольным.
При этом участниками эксперимента не могут являться:
- работники, временно направляемые работодателями к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала);
- дистанционные работники.
Перечень работодателей - участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержден Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 241. Сегодня в данном Перечне 71 организация: наряду с такими крупными, как ОАО "Российские железные дороги", в эксперименте участвуют ряд АО и ООО, а также ФСС.
Перечень сформирован Минтрудом на основании заявлений работодателей, дополнение Перечня осуществляется на основе заявлений, поступивших в ведомство до 1 декабря 2020 года.
Исключение из Перечня осуществляется на основании поступивших заявлений работодателей - участников эксперимента, а также в случае несоблюдения ими Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденного Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н.
В случае принятия решения о невключении либо исключении работодателя из Перечня министерство уведомит работодателя о принятом решении в письменной форме с указанием причин принятия данного решения в срок не позднее трех рабочих дней с момента его принятия.
Каковы права и обязанности работодателей,
участвующих в эксперименте?
В данном случае практически единственным правом у работодателей является добровольное участие в эксперименте в принципе. Затем начинаются обязанности.
В целях реализации норм Федерального закона N 122-ФЗ работодатель до начала проведения эксперимента обязан:
- утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
- определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);
- не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить в письменной форме каждого работника о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте;
- сформировать и утвердить список работников;
- с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) принять или внести изменения (при необходимости), связанные с проведением эксперимента, в локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;
- ознакомить работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
- подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения в коллективных договорах в порядке, установленном ТК РФ (при необходимости);
- в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России".
Обратите внимание! На являющихся участниками эксперимента работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных Федеральным законом N 122-ФЗ.
И еще одна значимая обязанность: расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника, несет работодатель. Отметим, что отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.
Защита персональных данных. В соответствии с требованиями законодательства РФ работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
Запросы контролирующих органов. При поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), работодатель обязан предоставить им соответствующие электронные документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
Документы работникам. Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи им заявления электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного УКЭП, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе "Работа в России" (при наличии)).
В день прекращения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного УКЭП, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом).
Заявления подаются работником в письменном виде или направляются в порядке, установленном работодателем, с использованием информационной системы работодателя либо по адресу электронной почты работодателя.
Обратите внимание! Направление работнику или лицу, поступающему на работу, уведомлений в электронном виде и ознакомление их с электронными документами, связанными с работой, осуществляются работодателем только в рабочее время.
Какие права есть у работников в связи
с проведением эксперимента?
Если работник согласен принять участие в эксперименте, то свое добровольное согласие он выражает до начала проведения эксперимента путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления.
При этом работник вправе:
- отказаться от участия в эксперименте в любой момент до начала его проведения либо от дальнейшего участия в эксперименте после начала его проведения, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели;
- дать письменное согласие на создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части - с использованием системы "Работа в России";
- обращаться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о предоставлении ему электронных документов, связанных с работой;
- если работодатель не использует систему "Работа в России", обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе "Работа в России".
Обратите внимание! Отказ работника от участия в эксперименте не может являться основанием для изменения условий труда, увольнения работника по инициативе работодателя, а также прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
На стадии заключения трудового договора гражданин вправе согласиться на участие в эксперименте либо отказаться путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления.
Обратите внимание! Отказ лица, поступающего на работу, от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.
Практически единственной обязанностью работника является предоставление адреса своей электронной почты и (или) адреса своего личного кабинета в системе "Работа в России" (при наличии).
Каковы особенности использования ЭЦП в эксперименте?
Создание и заверение электронных документов, связанных с работой, требующих подписания работодателем, осуществляются с использованием УКЭП работодателя.
УКЭП работодателя и УКЭП или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) работника применяются в случае использования информационной системы работодателя при заключении:
- трудовых договоров;
- договоров о материальной ответственности;
- ученических договоров;
- договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Если в указанных случаях используется система "Работа в России", то применяются УКЭП работодателя и простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством РФ.
Где будут храниться электронные документы?
Создание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, осуществляются работодателем с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России", участником которой работодатель может быть в порядке, установленном законодательством РФ.
К сведению. Система "Работа в России" - это информационно-аналитическая система "Общероссийская база вакансий "Работа в России", определяемая в соответствии с законодательством РФ о занятости населения.
При этом с письменного согласия работника допускаются создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части - с использованием системы "Работа в России". Использование указанных систем должно обеспечить фиксацию фактов получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде, а также беспрепятственный доступ к электронным документам, связанным с работой, и возможность формирования им копий указанных документов на бумажном носителе.
Обязанности оператора "Работа в России". Оператор системы "Работа в России", ответственный за ее формирование, развитие и модернизацию в соответствии с законодательством РФ о занятости населения, обеспечивает:
- хранение электронных документов, связанных с работой, в соответствии с требованиями законодательства РФ;
- возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России";
- беспрепятственный доступ работника к электронным документам, связанным с работой, размещенным в личном кабинете работника в системе "Работа в России", и возможность формирования им копий указанных документов на бумажном носителе.
Взаимодействие портала "Работа в России" и информационной системы работодателя. При выборе информационной системы работодателя или системы "Работа в России" необходимо определить перечень видов документов, связанных с работой, какие будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие в системе "Работа в России".
Работодатели должны обеспечить возможность взаимодействия своей информационной системы с системой "Работа в России" в целях реализации права работника обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе "Работа в России".
Для осуществления электронного кадрового документооборота в системе "Работа в России" работодатели - участники эксперимента должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации (далее - ЕСИА) и получить УКЭП работодателя в соответствии с законодательством РФ об электронных подписях.
К сведению. С 1 октября 2020 года все заинтересованные работодатели и соискатели (работники) вправе принять участие в проведении эксперимента в части использования системы "Работа в России".
В случае если работодатель - участник эксперимента осуществляет работу с кадровыми документами в Подсистеме ЭКД ("Электронный кадровый документооборот") системы "Работа в России", предоставление соискателю (работнику) электронных документов, связанных с работой, осуществляется через личный кабинет работодателя. Подписание кадровых документов посредством Подсистемы ЭКД осуществляется при использовании УКЭП со стороны работодателя и простой электронной подписи со стороны работника (соискателя). Учетная запись работника (соискателя) в ЕСИА должна быть подтвержденной.
Соискатель (работник) может ознакомиться с отправленными ему работодателем электронными документами в личном кабинете соискателя (работника) после аутентификации в системе "Работа в России".
Если работодатель осуществляет работу с электронными документами, связанными с работой, в собственной информационной системе, то предоставление соискателю (работнику) указанных документов осуществляется согласно положениям соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров. После подписания сторонами трудового договора в электронном виде работодатель направляет работнику документы, связанные с работой, способом, указанным в положениях соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров.
В случае письменного изъявления желания работника (соискателя) о предоставлении ему через систему "Работа в России" электронной версии документов, подписанных посредством информационной системы работодателя, работодатель должен направить данные документы в личный кабинет соискателя (работника) в системе "Работа в России" посредством интеграции информационной системы работодателя с порталом "Работа в России" либо посредством загрузки данных документов через личный кабинет работодателя в системе "Работа в России".
Сроки хранения электронных документов. Работодатель должен обеспечить хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле. В случае прекращения деятельности (ликвидации) работодателя передача электронных документов, связанных с работой, в государственные или муниципальные архивы осуществляется в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.
* * *
В настоящее время и по 31 марта 2021 года включительно в России проводится эксперимент по использованию электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками. Участие в эксперименте как работодателей, так и работников, а также лиц, поступающих на работу, является добровольным.
Создание, использование и хранение данных электронных документов осуществляются работодателем с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России", участником которой работодатель может быть в порядке, установленном законодательством РФ.
По результатам данного эксперимента будут созданы и отработаны механизмы ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовлены предложения о внесении изменений в законодательство РФ.
А.П. Тишин
Эксперт журнала
"Актуальные вопросы
бухгалтерского учета и налогообложения"
Подписано в печать
06.08.2020
15 Октября 2020
разработка сайта