ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ЭКСПЕРИМЕНТ В ДЕЙСТВИИ

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ЭКСПЕРИМЕНТ В ДЕЙСТВИИ

С 5 мая 2020 года действует Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" (далее - Федеральный закон N 122-ФЗ). О том, что представляет собой данный эксперимент и как он проходит, - в нашем материале.

 

Зачем проводят эксперимент?

Федеральный закон N 122-ФЗ разработан в соответствии с Национальной программой "Цифровая экономика Российской Федерации", которой в рамках реализации Федерального проекта "Нормативное регулирование цифровой среды" предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.

Основными целями эксперимента являются создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

Отметим, что в 2018 году Минтрудом с рядом организаций был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов при наличии их бумажных версий.

 

В чем суть эксперимента?

Суть данного эксперимента заключается в использовании отдельными работодателями и работниками в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. Затем будут оценены эффективность и результативность эксперимента.

Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом Положения о порядке проведения эксперимента. Это могут быть, например, следующие документы:

- заявление;

- коллективный договор;

- трудовой договор;

- приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу;

- соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

- приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора;

- локальный нормативный акт;

- график отпусков;

- ученический договор;

- письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

При этом конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, определяется каждым работодателем - участником эксперимента самостоятельно.

 

Обратите внимание! Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

 

В какие сроки проводится эксперимент?

Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно.

Дату начала проведения эксперимента непосредственно в организации работодатель определяет самостоятельно с учетом Положения о порядке проведения эксперимента.

 

Кто обязан участвовать в эксперименте?

Участие в эксперименте как работодателей, так и работников, а также лиц, поступающих на работу, является добровольным.

При этом участниками эксперимента не могут являться:

- работники, временно направляемые работодателями к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала);

- дистанционные работники.

Перечень работодателей - участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержден Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 241. Сегодня в данном Перечне 71 организация: наряду с такими крупными, как ОАО "Российские железные дороги", в эксперименте участвуют ряд АО и ООО, а также ФСС.

Перечень сформирован Минтрудом на основании заявлений работодателей, дополнение Перечня осуществляется на основе заявлений, поступивших в ведомство до 1 декабря 2020 года.

Исключение из Перечня осуществляется на основании поступивших заявлений работодателей - участников эксперимента, а также в случае несоблюдения ими Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденного Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н.

В случае принятия решения о невключении либо исключении работодателя из Перечня министерство уведомит работодателя о принятом решении в письменной форме с указанием причин принятия данного решения в срок не позднее трех рабочих дней с момента его принятия.

 

Каковы права и обязанности работодателей,

участвующих в эксперименте?

В данном случае практически единственным правом у работодателей является добровольное участие в эксперименте в принципе. Затем начинаются обязанности.

В целях реализации норм Федерального закона N 122-ФЗ работодатель до начала проведения эксперимента обязан:

- утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

- определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);

- не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить в письменной форме каждого работника о проведении эксперимента, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте;

- сформировать и утвердить список работников;

- с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии) принять или внести изменения (при необходимости), связанные с проведением эксперимента, в локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

- ознакомить работников и их представителей (при наличии таких представителей) под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

- подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения в коллективных договорах в порядке, установленном ТК РФ (при необходимости);

- в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России".

 

Обратите внимание! На являющихся участниками эксперимента работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных Федеральным законом N 122-ФЗ.

 

И еще одна значимая обязанность: расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника, несет работодатель. Отметим, что отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Защита персональных данных. В соответствии с требованиями законодательства РФ работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Запросы контролирующих органов. При поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при осуществлении государственного контроля (надзора), работодатель обязан предоставить им соответствующие электронные документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Документы работникам. Работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи им заявления электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного УКЭП, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе "Работа в России" (при наличии)).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан предоставить работнику копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного УКЭП, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом).

Заявления подаются работником в письменном виде или направляются в порядке, установленном работодателем, с использованием информационной системы работодателя либо по адресу электронной почты работодателя.

 

Обратите внимание! Направление работнику или лицу, поступающему на работу, уведомлений в электронном виде и ознакомление их с электронными документами, связанными с работой, осуществляются работодателем только в рабочее время.

 

Какие права есть у работников в связи

с проведением эксперимента?

Если работник согласен принять участие в эксперименте, то свое добровольное согласие он выражает до начала проведения эксперимента путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления.

При этом работник вправе:

- отказаться от участия в эксперименте в любой момент до начала его проведения либо от дальнейшего участия в эксперименте после начала его проведения, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели;

- дать письменное согласие на создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части - с использованием системы "Работа в России";

- обращаться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о предоставлении ему электронных документов, связанных с работой;

- если работодатель не использует систему "Работа в России", обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе "Работа в России".

 

Обратите внимание! Отказ работника от участия в эксперименте не может являться основанием для изменения условий труда, увольнения работника по инициативе работодателя, а также прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

 

На стадии заключения трудового договора гражданин вправе согласиться на участие в эксперименте либо отказаться путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления.

 

Обратите внимание! Отказ лица, поступающего на работу, от участия в эксперименте не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

 

Практически единственной обязанностью работника является предоставление адреса своей электронной почты и (или) адреса своего личного кабинета в системе "Работа в России" (при наличии).

 

Каковы особенности использования ЭЦП в эксперименте?

Создание и заверение электронных документов, связанных с работой, требующих подписания работодателем, осуществляются с использованием УКЭП работодателя.

УКЭП работодателя и УКЭП или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) работника применяются в случае использования информационной системы работодателя при заключении:

- трудовых договоров;

- договоров о материальной ответственности;

- ученических договоров;

- договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Если в указанных случаях используется система "Работа в России", то применяются УКЭП работодателя и простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством РФ.

 

Где будут храниться электронные документы?

Создание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, осуществляются работодателем с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России", участником которой работодатель может быть в порядке, установленном законодательством РФ.

 

К сведению. Система "Работа в России" - это информационно-аналитическая система "Общероссийская база вакансий "Работа в России", определяемая в соответствии с законодательством РФ о занятости населения.

 

При этом с письменного согласия работника допускаются создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части - с использованием системы "Работа в России". Использование указанных систем должно обеспечить фиксацию фактов получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде, а также беспрепятственный доступ к электронным документам, связанным с работой, и возможность формирования им копий указанных документов на бумажном носителе.

Обязанности оператора "Работа в России". Оператор системы "Работа в России", ответственный за ее формирование, развитие и модернизацию в соответствии с законодательством РФ о занятости населения, обеспечивает:

- хранение электронных документов, связанных с работой, в соответствии с требованиями законодательства РФ;

- возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России";

- беспрепятственный доступ работника к электронным документам, связанным с работой, размещенным в личном кабинете работника в системе "Работа в России", и возможность формирования им копий указанных документов на бумажном носителе.

Взаимодействие портала "Работа в России" и информационной системы работодателя. При выборе информационной системы работодателя или системы "Работа в России" необходимо определить перечень видов документов, связанных с работой, какие будут создаваться, использоваться и храниться в информационной системе работодателя, а какие в системе "Работа в России".

Работодатели должны обеспечить возможность взаимодействия своей информационной системы с системой "Работа в России" в целях реализации права работника обратиться к работодателю в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя с заявлением о размещении электронного документа, связанного с работой, в личном кабинете работника в системе "Работа в России".

Для осуществления электронного кадрового документооборота в системе "Работа в России" работодатели - участники эксперимента должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации (далее - ЕСИА) и получить УКЭП работодателя в соответствии с законодательством РФ об электронных подписях.

 

К сведению. С 1 октября 2020 года все заинтересованные работодатели и соискатели (работники) вправе принять участие в проведении эксперимента в части использования системы "Работа в России".

 

В случае если работодатель - участник эксперимента осуществляет работу с кадровыми документами в Подсистеме ЭКД ("Электронный кадровый документооборот") системы "Работа в России", предоставление соискателю (работнику) электронных документов, связанных с работой, осуществляется через личный кабинет работодателя. Подписание кадровых документов посредством Подсистемы ЭКД осуществляется при использовании УКЭП со стороны работодателя и простой электронной подписи со стороны работника (соискателя). Учетная запись работника (соискателя) в ЕСИА должна быть подтвержденной.

Соискатель (работник) может ознакомиться с отправленными ему работодателем электронными документами в личном кабинете соискателя (работника) после аутентификации в системе "Работа в России".

Если работодатель осуществляет работу с электронными документами, связанными с работой, в собственной информационной системе, то предоставление соискателю (работнику) указанных документов осуществляется согласно положениям соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров. После подписания сторонами трудового договора в электронном виде работодатель направляет работнику документы, связанные с работой, способом, указанным в положениях соответствующих локальных нормативных актов и трудовых договоров.

В случае письменного изъявления желания работника (соискателя) о предоставлении ему через систему "Работа в России" электронной версии документов, подписанных посредством информационной системы работодателя, работодатель должен направить данные документы в личный кабинет соискателя (работника) в системе "Работа в России" посредством интеграции информационной системы работодателя с порталом "Работа в России" либо посредством загрузки данных документов через личный кабинет работодателя в системе "Работа в России".

Сроки хранения электронных документов. Работодатель должен обеспечить хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле. В случае прекращения деятельности (ликвидации) работодателя передача электронных документов, связанных с работой, в государственные или муниципальные архивы осуществляется в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.

 

* * *

 

В настоящее время и по 31 марта 2021 года включительно в России проводится эксперимент по использованию электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками. Участие в эксперименте как работодателей, так и работников, а также лиц, поступающих на работу, является добровольным.

Создание, использование и хранение данных электронных документов осуществляются работодателем с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России", участником которой работодатель может быть в порядке, установленном законодательством РФ.

По результатам данного эксперимента будут созданы и отработаны механизмы ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовлены предложения о внесении изменений в законодательство РФ.

 

А.П. Тишин

Эксперт журнала

"Актуальные вопросы

бухгалтерского учета и налогообложения"

Подписано в печать

06.08.2020

15 Октября 2020


К списку статей

Наверх

Корзина