ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ПРАВИЛА И НЮАНСЫ

Переход на электронную трудовую

Основная масса работников выбрали вариант ведения книжки: по старинке, бумажную, или новую, электронную.

Молчуны и работники, выбравшие бумажную трудовую, могут отказаться от нее в любое время. Кадровику нужно оформить в книжке запись об этом и выдать трудовую на руки сотруднику. Желательно сделать все день в день. Передумать и вернуться к бумажному варианту работник больше не сможет.

• работник предоставил трудовую книжку и сразу отказался от ее ведения - внесите в книжку сначала запись о приеме, потом об отказе от нее и верните документ владельцу;
• сотрудник заявил о потере трудовой книжки - оформите ему дубликат. Но если работник желает сразу перейти на электронный формат, заводить ему новую бумажную книжку необязательно.

Читайте в "Путеводителе по кадровым вопросам. Трудовая книжка" подробные разъяснения о том, как внести запись в трудовую книжку об отказе работника от ее ведения и как заполнить книгу учета движения трудовых книжек на таких работников.

Как подать сведения о трудовой деятельности

Подавать сведения о трудовой деятельности на каждого работника нужно по форме СЗВ-ТД. О приеме и увольнении нужно сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Остальные сведения надо подать не позднее 15 числа месяца, идущего за отчетным.

Нюансы:

• нужно сообщать об изменении названия страхователя. Для этого подходит кадровое мероприятие "Переименование";
• обязательно подавайте СЗВ-ТД на совместителей (указывайте о совместительстве в графе 4);
• не нужно подавать сведения на директора - единственного участника общества;
• информацию о запрете занимать должность (заниматься деятельностью) подают, только если сотрудник из-за этого уволен.

• "Путеводитель по кадровым вопросам. Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)". Здесь найдете случаи и сроки представления сведений о трудовой деятельности в ПФР и разъяснения по заполнению формы СЗВ-ТД;
• образец заполнения СЗВ-ТД.

Указывайте точные сведения и подавайте форму вовремя, чтобы не получить штраф.

За непредставление или нарушение срока сдачи СЗВ-ТД, а также за подачу неполных или недостоверных сведений для должностных лиц установлен штраф в размере от 300 до 500 руб. либо предупреждение. За несоблюдение обязательной электронной формы СЗВ-ТД штраф для организаций и ИП составит 1 000 руб.

Подробнее о штрафах за нарушения при сдаче СЗВ-ТД расскажет Готовое решение.

Увольнение работника с электронной трудовой

При увольнении работника, отказавшегося от ведения трудовой книжки, предоставьте ему справку СТД-Р. Такой сотрудник может запросить эту справку и в период работы.

Нюанс: полезно завести журнал учета выдачи СТД-Р, чтобы работники подписью подтверждали получение документа. Это может стать весомым аргументом в споре с сотрудником или проверяющими органами.

Рекомендуем по теме: "Путеводитель по кадровым вопросам. Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)".

В Путеводителе есть подробная информация о том, в каких случаях и как предоставить сведения о трудовой деятельности работнику, как заполнить форму СТД-Р. По ссылке можно перейти к образцу заполнения этой формы.

14 апреля 2021