ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ПЕРЕД СОСТАВЛЕНИЕМ ГОДОВОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ: ТРЕБОВАНИЯ ПО ЕЕ ПРОВЕДЕНИЮ И АНАЛИЗ ТИПОВЫХ НАРУШЕНИЙ
Предмет. Требования по проведению и анализ типовых нарушений инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Цели. Определить требования по проведению годовой инвентаризации и проанализировать типовые нарушения, связанные с проведением инвентаризации. Дать рекомендации по устранению тех или иных нарушений.
Методология. В исследовании использованы системный, аналитический и экономический методы анализа.
Результаты и выводы. Сделаны выводы по каждому типовому нарушению, связанному с проведением годовой инвентаризации, а также даны рекомендации по исправлению указанных типовых нарушений.
Область применения результатов. Представленная в статье информация может применяться в практической работе организаций (коммерческих и некоммерческих).
Если главной целью бухгалтерского учета является формирование документированной систематизированной информации об объектах учета и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности, то главной целью инвентаризации является формирование достоверной базы данных для годовой бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета.
Так как под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определенную дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учета, то инвентаризация - это основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.
Требования к проведению инвентаризации устанавливаются следующими нормативными документами:
- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";
- Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств";
- Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".
Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:
- перед формированием годовой бухгалтерской отчетности;
- при изменении материально ответственного лица;
- при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей;
- при ликвидации или реорганизации предприятия;
- при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду;
- при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия;
- в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями;
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Далее рассмотрим типовые нарушения организаций по проведению инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Например:
1. Инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проведена не в полном объеме или формально, а именно:
- не в полном объеме проведена инвентаризация товарно-материальных ценностей согласно всем представленным инвентаризационным описям, в том числе по обособленным подразделениям;
- инвентаризация товарно-материальных ценностей и основных средств проведена формально. Это значит, например, что в инвентаризационной описи не указано подразделение, в котором инвентаризировалось имущество; указана комиссия, состоящая исключительно из сотрудников бухгалтерии, что некорректно в силу наличия удаленных подразделений; в качестве материально ответственного лица (далее - МОЛ) указан генеральный директор; указан приказ о проведении инвентаризации от 31 декабря, а период проведения инвентаризации указан с 15 декабря по 30 декабря, притом что 30 и 31 декабря являлись нерабочими днями;
- не были представлены данные инвентаризации по расходам будущих периодов, нематериальных активов.
Согласно п. 3 ст. 11 Закона "О бухгалтерском учете" случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
В соответствии с п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
Согласно п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки). При проверке их наличия составляются отдельные инвентаризационные ведомости (п. 2.11 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
На основании п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является обязательным.
В целях формирования достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности автор рекомендует проводить полную и неформальную инвентаризацию имущества и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и оформлять ее результаты в соответствии с требованиями законодательства РФ.
2. Отсутствие актов сверок
В ходе выборочной проверки установлено отсутствие актов сверок с рядом контрагентов по состоянию на 31 декабря. Вместе с тем акты сверки с контрагентами составлены, разосланы контрагентам, но некоторые из них на дату составления отчетности не получены. Таким образом, в части не полученных на дату составления отчетности актов сверки с контрагентами инвентаризация проведена на основе данных неподтвержденных актов.
Результаты инвентаризации расчетов с контрагентами оформляются актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Данный акт составляется на основании актов сверки и справки в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии.
В соответствии с п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации имущества в результате проведения инвентаризации расчетов устанавливается правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности. Инвентаризация заключается в сверке записей бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества или обязательств. Поэтому инвентаризация обязательств, каковыми являются дебиторская и кредиторская задолженности, заключается в сопоставлении данных бухгалтерского учета (сальдо на конец отчетного периода) и данных о величине задолженности, числящейся по счетам учета на ту же дату у контрагентов. Поэтому до начала инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами оформляется акт сверки с контрагентами. Акт сверки рассматривается инвентарной комиссией в составе документов, подтверждающих реальность существующих задолженностей.
Автор рекомендует оформлять акты сверки расчетов с контрагентами перед проведением инвентаризации.
3. Достоверность и обоснованность оприходованных по результатам инвентаризации излишков
По результатам инвентаризации в организации мог быть выявлен излишек, например, по товарно-материальным ценностям. При этом часто в организации отсутствуют документы, подтверждающие порядок определения стоимости выявленных товарно-материальных ценностей, а также результаты инвентаризаций, по результатам которых в учете отражались излишки.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона "О бухгалтерском учете").
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
1) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты (п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);
2) в сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации).
Таким образом, данная ситуация свидетельствует о низкокачественной системе внутреннего контроля со стороны материально ответственных лиц. При значительных суммах излишков возможно неверное оприходование товарно-материальных ценностей, или неполная отгрузка товара покупателям, или несвоевременность списания в производство, или иная причина.
Автор рекомендует усилить систему внутреннего контроля при проведении инвентаризации и отражении ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности; выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета оформлять в соответствии с требованиями законодательства.
4. Не проведена инвентаризация тары, которая хранится на складах
Организации могут не включать в инвентаризационные описи данные по таре, которая также по данным учета хранится на складах.
То есть тара на складах действительно не пересчитывается на момент инвентаризации товарно-материальных ценностей, при этом в учете она продолжает учитываться и данные по ней, по сути, на 31 декабря не подтверждены.
Согласно п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Так как данное нарушение свидетельствует о снижении внутреннего контроля организации за тарой, хранящейся на складе, то автор рекомендует усилить систему внутреннего контроля при проведении инвентаризации и отражении ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности.
5. Инвентаризация кассы и денежных средств в пути
Отсутствуют документы, подтверждающие проведение инвентаризации наличных денежных средств в кассе и денежных средств, находящихся в пути.
Согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Автор рекомендует усилить систему внутреннего контроля при проведении инвентаризации кассы и денежных средств, находящихся в пути, и отражении ее результатов в бухгалтерском учете и отчетности.
6. Величина задолженности по всем налогам в бухгалтерской отчетности общества на 31 декабря не согласована с налоговыми органами
В соответствии с п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, отражаемые в бухгалтерской отчетности, суммы по расчетам с бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.
Автор рекомендует своевременно производить сверку с налоговыми органами по расчетам с бюджетом.
7. Оформление договоров о полной индивидуальной материальной ответственности с работником, который является материально ответственным лицом
Отсутствует договор о полной индивидуальной материальной ответственности с работником, который является материально ответственным лицом, за сохранность товарно-материальных ценностей согласно представленной инвентаризационной описи.
Если принимаемый на работу сотрудник должен выполнять обязанности по приемке, хранению, продаже, экспедированию товарно-материальных ценностей и денежных средств, то наряду с трудовым договором необходимо заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 ТК РФ.
Постановлением Минтруда России N 85 помимо необходимых Перечней должностей и работ были введены типовые формы договоров как об индивидуальной, так и о коллективной (бригадной) полной материальной ответственности. Безусловно, эти формы в большей степени носят рекомендательный характер и содержат только самые необходимые условия, поэтому при заключении договора о полной материальной ответственности работника необходим индивидуальный подход. В каждом таком договоре должен содержаться ряд условий, характерных именно для той должности, которую собирается занять данный сотрудник.
При этом работодателю не стоит бояться прописывать в договоре собственные обязанности, особенно если они легковыполнимы. Это позволит четче обозначить область ответственности работника, а значит, избежать последующих обвинений с его стороны в невыполнимости требований договора и неопределенности его предмета.
Автор рекомендует оформить договоры полной материальной ответственности с работниками, которые отвечают за сохранность имущества, а также включить перечень вверенного работнику, имущества в договор о полной материальной ответственности, заключенный с ним.
8. Материально ответственное лицо является председателем или членом комиссии по инвентаризации
Зачастую во многих инвентаризационных описях товарно-материальных ценностей на складах хранения в члены комиссии включаются материально ответственные лица, ответственные за сохранность товарно-материальных ценностей. Например, начальник склада, кладовщик.
В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:
- представители администрации организации;
- работники бухгалтерской службы;
- другие специалисты (работники технических, финансовых, юридических и других служб).
Кроме того, в инвентаризационную комиссию могут быть включены работники службы внутреннего аудита организации, а также представители независимых аудиторских организаций (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Присутствие материально ответственного лица в составе инвентаризационной комиссии и тем более в качестве председателя снижает качество данной контрольной процедуры и уровень доверия к ее результатам (сам себя проверяет).
По мнению автора, при формировании инвентаризационных комиссий в состав членов и на должность председателя целесообразно назначать иных сотрудников, чем лица, материально ответственные за объекты учета.
9. Документальное оформление результатов инвентаризации
Возможны ситуации, когда не были подписаны все инвентаризационные описи по складам хранения со стороны председателя комиссии инвентаризации.
Согласно п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Отсутствие подписи председателя инвентаризационной комиссии может поставить под сомнение фактическую проверку комиссией имущества. Поэтому рекомендовано своевременно подписывать все инвентаризационные описи по складам хранения.
Список литературы
1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ.
2. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
3. Приказ Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".
4. Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".
5. Постановление Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".
Г.Н. Гафурова
Кандидат экономических наук,
доцент
кафедры "Финансы и кредит"
Российский государственный
гуманитарный университет
Москва, Российская Федерация
30 Октября 2020
разработка сайта