ИСПРАВЛЕНИЯ В ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ: НЕ ВСЕ БУМАГА СТЕРПИТ!

В России активно идет "электронизация" трудовых книжек. И это замечательно. Между тем множество вопросов все еще вызывает ведение бумажной трудовой.

"Кашу маслом... испортишь!"

Бывший менеджер по персоналу сделал ошибочную запись в трудовой книжке работника. У сотрудника есть вкладыш в трудовую книжку, и в нем несколько записей о приеме и увольнении, а в самой трудовой было несколько свободных строк на последней странице. И менеджер по персоналу сделал запись о приеме в нашу компанию на этой странице и, соответственно, номер строки поставил следующий (под этим номером есть запись о приеме во вкладыше). Как сделать исправление о недействительности этой записи?

Необходимо внести исправление в бланке вкладыша в трудовую книжку работника.

Как известно, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который является ее продолжением (п. 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"). Отдельно от трудовой книжки вкладыш не имеет юридической силы. Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжается. Если кадровик внес неверную запись (неважно - в трудовую книжку или в ее вкладыш), такую запись нужно признать недействительной. Зачеркивания при этом не допускаются (абз. 1 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек).

В указанном случае необходимо внести новую запись в бланке вкладыша в трудовую книжку о признании записи за неверным номером недействительной в следующем порядке (абз. 2 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

- графа 1 - после последней записи в разделе "Сведения о работе" указывается последующий порядковый номер;

- графа 2 - указывается дата внесения исправлений;

- графа 3 - вносится "Запись за номером таким-то от такого-то числа недействительна". Обратите внимание, в стандартной ситуации дата внесения признаваемой недействительной записи не указывается (см. п. 1.2Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69). Однако если не сослаться на дату, то будет непонятно, какую именно запись мы исправляем (ведь их на самом деле две с одинаковым номером);

- графа 3 - далее производится правильная запись о приеме на работу. В связи с тем что исправления вносятся позже, чем сотрудник принят на работу, рекомендуем в графе 3 указать дату трудоустройства, поскольку в графе 2 будет содержаться текущая дата внесения записи;

- графа 4 - повторяются дата и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Таким образом, запись в трудовой книжке с неверным порядковым номером будет признана недействительной, а во вкладыше появится запись о приеме сотрудника на работу в установленном порядке.

"Караул, утратили!"

Инспектор по кадрам не может найти трудовую книжку одного из работников. Какую ответственность несет работодатель, а какую - непосредственно ответственный работник за утрату трудовой книжки? Может ли работодатель в случае назначения штрафа ГИТ потребовать с работника, который должен был следить за их сохранностью, его возмещения?

При утрате трудовой книжки работодатель обязан ее восстановить. Причем одним восстановлением дело может не закончиться.

Напомним, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", далее - Правила). Потеря трудовой книжки работника работодателем - это нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек.

Государственная инспекция труда имеет право привлечь работодателя и его должностное лицо (ответственное за хранение трудовых книжек) к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде.

Как об этом нарушении они узнают? Пожаловаться может работник. Правда может стать известной и на проверке, например когда ГИТ будет проверять правильность ведения трудовых книжек работников.

Напомним, за это нарушение госинспекторы труда могут вынести предупреждение или штраф:

- должностному лицу - в размере от 1 000 до 5 000 рублей;

- работодателю-предпринимателю - от 1 000 до 5 000 рублей;

- организации - от 30 000 до 50 000 рублей.

Добавим, что в последнее время появилась положительная для работодателей динамика, согласно которой при первом нарушении вместо штрафов сотрудники ГИТ стали чаще выносить работодателям предупреждения (см. Отчет о деятельности Федеральной службы по труду и занятости и ее территориальных органов в 2017 году, опубликованный на сайте ведомства).

Если же нарушение окажется повторным, то размер штрафа возрастет:

- для должностного лица (и предпринимателя-работодателя) - от 10 000 до 20 000 рублей;

- для организации - от 50 000 до 70 000 рублей.

Более того, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Конечно, организации не очень приятно получить штраф в размере 50 000 рублей за ошибку работника. Но можно ли потребовать возмещения наложенного на организацию штрафа с виновного сотрудника? Позиция судов в этом случае практически единодушна - нельзя.

В арбитражных судах организации пытаются оспорить наложение административного штрафа, ссылаясь на то, что нарушение произошло из-за того, что сотрудник ненадлежаще исполнял свои трудовые обязанности (см., например, Решения Арбитражного суда Новосибирской области от 09.04.2015 по делу N А45-4330/2015 и от 19.08.2015 N А45-15070/2015, Арбитражного суда Оренбургской области от 15.06.2015 по делу N А47-3924/2015 и пр.).

Суд в таком случае отмечает, что административное производство возбуждается в отношении юридического лица. Его вина по ч. 2 ст. 2.1 КоАП РФ определяется путем установления следующих обстоятельств:

- имелась ли у организации возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых КоАП РФ предусмотрена административная ответственность;

- были ли приняты организацией все зависящие от нее меры по их соблюдению.

Систематические нарушения, допускаемые сотрудниками работодателя, лишь свидетельствуют о неэффективности принимаемых мер по соблюдению правил, что, как следствие, означает наличие вины юридического лица в совершении административного правонарушения.

Суды не принимают во внимание ссылки на то, что допущенные нарушения совершены сотрудниками организации. Компания должна обеспечивать соблюдение своими работниками положений законодательства. По факту - контролировать действия сотрудников и принимать меры, чтобы требования закона соблюдались. Поэтому наложенный штраф - это не ущерб, а санкция за нарушение закона и переложить ее на работника нельзя.

Несмотря на то что работник ненадлежаще исполнял свои трудовые обязанности, это не является обстоятельством, освобождающим само юридическое лицо от ответственности за административное правонарушение.

Более того, согласно ч. 3 ст. 2.1 КоАП РФ назначение административного наказания юридическому лицу не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение виновное физическое лицо. Аналогично привлечение к административной и уголовной ответственности работника не освобождает работодателя от административной ответственности за данное правонарушение.

В судах общей юрисдикции рассматривались непосредственно споры с работниками (см., например, Апелляционные определения Саратовского областного суда от 02.11.2017 N 33-8200/2017, Республики Татарстан от 09.11.2017 N 33-18096/2017, Ростовского областного суда от 27.02.2018 N 33-3330/2018 и пр.). Суды отказывают в удовлетворении требований работодателя о взыскании с работника материального ущерба, который понес работодатель в виде штрафа от проверяющих органов. Организацию ГИТ привлекает к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (встречается также судебная практика, в которой штраф на организацию наложен в связи с нарушением работником Правил дорожного движения), после чего уплаченный штраф работодатель считает понесенным убытком и просит взыскать материальный ущерб с работника, по вине которого произошло нарушение закона.

Суд, как правило, ссылается на ч. 2 ст. 238 ТК РФ, согласно которой понятие прямого действительного ущерба не является идентичным с понятием убытков, содержащимся в п. 2 ст. 15 ГК РФ, и не предусматривает обязанности работника возмещать работодателю уплаченные им суммы штрафа, пеней за нарушение третьими лицами действующего законодательства. Штрафные санкции на работодателя накладываются за нарушение трудового законодательства. То есть ГИТ устанавливает состав правонарушения именно в действиях (бездействии) работодателя (а не работника).

Поэтому привлечение организации к ответственности с назначением наказания в виде штрафа не может быть отнесено к прямому действительному ущербу, который обязан возместить работник организации.

Суды подчеркивают:

- штраф является мерой административной ответственности, применяемой к юридическому лицу за совершение административного правонарушения;

- уплата штрафа является непосредственной обязанностью лица, привлеченного к административной ответственности (работодателя);

- сумма штрафа не может быть признана ущербом, подлежащим возмещению в порядке привлечения работника к материальной ответственности;

- требования работодателя фактически направлены на освобождение от обязанности по уплате административного штрафа, наложенного на него в качестве административного наказания, что противоречит целям административного наказания, определенным в ст. 3.1 КоАП РФ.

Добавим, что некоторые специалисты ссылаются на старое Письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1, а также Письмо Минфина России (от 22.08.2014 N 03-04-06/42105), в которых прозвучало мнение, что работодатель может привлечь работника к материальной ответственности и взыскать с него уплаченный штраф, который был наложен на работодателя по вине работника. Поскольку из-за штрафа имущество работодателя уменьшилось и ему причинен действительный ущерб.

Вместе с тем судебная практика в этом вопросе в настоящее время на стороне работника. И если работодатель попытается взыскать с него штраф, а тот не согласится и пойдет в суд, то организация с большой долей вероятности проиграет.

Нумерация "сбилась"

Если в трудовой книжке не пронумерована и не датирована строка "запись за номером... недействительна" - это ошибка? Работник уволился, и эта трудовая книжка уже в другой организации. Что нужно сделать?

Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки своих работников в соответствии с установленными законом правилами и инструкциями (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Так, все записи должны иметь порядковый номер и дату их внесения (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"; абз. 2 п. 1.2, абз. 2 п. 3.1, разд. 4, п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Если работодателю нужно изменить конкретную запись в разделе "Сведения о работе", после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

То есть пропуск порядкового номера и даты внесения записи "запись за номером... недействительна" является ошибкой. По общему правилу при выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо новым работодателем на основании официального документа бывшего работодателя, который допустил ошибку (п. 27Правил ведения трудовых книжек).

То есть сотрудник должен обратиться к предыдущему работодателю с просьбой внести исправления. Если "бывший" реорганизован, исправление производится его правопреемником, а в случае ликвидации - уже работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).

Из вопроса следует, что сотрудник уволился, а значит, имеется запись о расторжении трудового договора с тем работодателем, который внес запись с ошибкой; запись о трудоустройстве у нового работодателя еще не внесена.

В рассматриваемом случае сама по себе запись не содержит существенных недостатков и считается верной. Проблема только в том, что отсутствуют порядковый номер и дата внесения, что может в дальнейшем повлечь неприятности для работника, например, при оформлении пенсии. Законодательно не регламентирован порядок исправления/дополнения номеров и дат записей в трудовой книжке, поэтому следует руководствоваться общим порядком исправления недостатков в документе.

Сотрудник может обратиться на предыдущее место работы для внесения такого исправления. Если это невозможно, процедуру может провести новый работодатель на основании подтверждающего документа (копии или выписки из приказа, решения суда о восстановлении сотрудника на работе, справки и др.).

Внося исправление в ошибочную запись, кадровик осуществляет следующие действия:

1) проставляет порядковый номер в соответствии с номером последней записи;

2) делает отметку о признании записи под таким-то номером (в нашем случае "без номера") недействительной;

3) вносит еще одну запись с новым порядковым номером и соответствующей датой.

После чего уже заносятся сведения о приеме на работу. Приведем образец заполнения трудовой книжки работодателем, который внес ошибочную запись перед записью об увольнении, если о приеме к новому работодателю еще не сделали отметку.

Если спорная запись - последняя в трудовой книжке (например, вносились изменения в запись об увольнении), сотруднику проще обратиться на прежнее место работы, где кадровик просто дозаполнит порядковый номер и дату записи.

На практике возникает вопрос: нужно ли заверять исправленную запись об увольнении подписью ответственного за ведение трудовых книжек лица, печатью (при ее наличии) и подписью владельца трудовой книжки?

С одной стороны, есть требования п. 35 Правил ведения трудовых книжек, где сказано, что при увольнении работника все записи следует заверить. С другой стороны, разд. III Правил ведения трудовых книжек не требует заверять исправленную запись. И хотя вносится исправление в запись об увольнении, фактического увольнения уже не происходит. На наш взгляд, заверить запись нужно, если:

1) новый работодатель еще не внес свою запись и исправление делает один из прежних работодателей (который внес в трудовую книжку работника запись о его увольнении и заверил ее подписью ответственного лица и печатью);

2) новый работодатель уже внес свою запись, но исправление делает прежний работодатель.

Если же исправление делает текущая организация-работодатель, то заверять эту запись не следует. Однако напоминаем, в этом случае такое исправление можно сделать только на основании подтверждающих документов, которые представит прежний работодатель (п. 27 Правил ведения трудовых книжек). Эти рекомендации справедливы и для записей не об увольнении.

Также напомним, что по письменному заявлению работника ему может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. Зачастую такой вариант оказывается самым безболезненным для сотрудника, так как позволяет избежать неразберихи в записях.

Как исправить "по статье" на "по собственному желанию"

Сотрудник был уволен "по статье" за прогул с предыдущего места работы. Новый руководитель на предыдущем месте работы готов исправить запись об увольнении в трудовой книжке на "уволен по собственному желанию". Подскажите, пожалуйста, как правильно сделать такое исправление.

В такой ситуации недостаточно лишь исправить запись в трудовой книжке, надо исправить и приказ (документ), на основании которого работник был уволен (не забудьте также внести изменения в личную карточку работника). Если меняется причина увольнения (например, как в рассматриваемом случае - по договоренности с прежним работодателем), то организация отменяет старый приказ и издает другой - об увольнении по собственному желанию. И уже на основании такого документа можно вносить исправления в трудовую книжку.

В некоторых случаях помимо нового приказа бывший работодатель и работник могут составить письменное соглашение об изменении формулировки увольнения (но делать это не обязательно). Исправление может внести как прежний работодатель, так и работодатель по новому месту работы. В последнем случае необходимо принести от прежнего работодателя либо копию приказа, либо выписку из него, либо соответствующую справку, либо другой официальный документ, на основании которого текущий работодатель и внесет исправления (п. 27Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", далее - Правила ведения трудовых книжек).

В некоторых случаях работодатели просто меняют текст приказа об увольнении, прописывая новое основание увольнения, оставив номер и дату первоначального приказа, ознакомив уволенного сотрудника с обновленным приказом. Но этот вариант грозит определенными рисками.

Дело в том, что у работника может остаться копия прежнего варианта приказа. Маловероятно, что он с ним куда-то пойдет жаловаться, ведь прежний работодатель пошел ему навстречу, поменяв причину увольнения. Но на практике в дальнейшем взаимоотношения между работником и бывшим работодателем могут претерпеть изменения, поэтому лучше подстраховаться.

Внесение исправлений в трудовую книжку в данном случае стандартно. Если их делает прежний работодатель (и уже есть записи других компаний-работодателей), то он:

- в графе 1 ставит очередной порядковый номер;

- в графе 2 прописывает текущую дату, когда вносятся исправления;

- в графу 3 вносит следующую фразу: "Запись за номером... недействительна. Уволен по собственному желанию такого-то числа (если дата внесения исправления и дата увольнения различны, как в рассматриваемом случае), пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации";

- в графе 4 указывает наименование и реквизиты нового приказа об увольнении (или, если номер и дата остаются прежними, снова их дублирует);

- в графе 3 исправленную запись заверяет ответственное лицо и дает на подпись работнику.

Здесь при заполнении трудовой книжки может возникнуть два вопроса. Первый - о заверении записи. Ни Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), ни Правила ведения трудовых книжек не содержат разъяснений по порядку заверения исправленной записи. В данном случае подпись и печать организации будут свидетельствовать о том, что именно прежний работодатель внес исправления, поэтому рекомендуем вам их проставлять. Равно как и знакомить с внесенными записями работника под подпись. Второй - о том, нужно ли, если запись вносит прежний работодатель (а новый уже успел внести запись о приеме на работу), указывать его наименование. Здесь также нет однозначного ответа. Одни специалисты советуют не указывать наименования компании, заверив лишь подписью и печатью прежнего работодателя.

Другие говорят, что лучше это сделать. На наш взгляд, более точным будет первый вариант (без указания наименования организации). Но, чтобы избежать ненужных вопросов относительно формулировок, лучше, чтобы исправление внес текущий работодатель (на основании подтверждающего документа). Тогда спорных моментов (о необходимости писать наименование организации - прежнего работодателя и заверять записи подписями, оттиском печати) не будет.

Если исправления вносит новый работодатель (не доверяя передачу трудовой книжки сотруднику на этот случай), то, как было сказано выше, работник должен принести документ-подтверждение от прежнего работодателя. Заверять исправление тогда не нужно. Последовательность действий будет следующая:

- в графе 1 ставится очередной порядковый номер;

- в графе 2 указывается текущая дата, когда вносятся исправления;

- в графе 3 пишут: "Запись за номером... недействительна. Уволен по собственному желанию такого-то числа, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации";

- в графу 4 заносятся наименование, дата и номер документа от прежнего работодателя, на основании которого делается исправление.

Также напоминаем, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, работник может попросить выдать ему дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

С. Антиохийская

Эксперт по трудовому праву

Подписано в печать

10.11.2020

15 февраля 2021