КАРШЕРИНГ ИЛИ АРЕНДА АВТО?

Новое красивое слово отнюдь не всегда означает что-то принципиально новое. Можно назвать уборщицу красивым словом "клининг-менеджер", но суть-то от этого все равно не изменится. Вот еще одно новое понятие - "каршеринг". Что несет оно бухгалтерским работникам?

С чем это "едят"?

Как пишут в Википедии, каршеринг (от английского carsharing) - это вид краткосрочной аренды автомобилей с поминутной или почасовой оплатой, обычно используемый для коротких внутригородских поездок.

Да, это аренда автомобилей, но с некоторыми важными особенностями:

- пункты выдачи и возврата открыты 24 часа в сутки семь дней в неделю;

- бронирование, взятие и возврат машины автоматизированы;

- машины могут быть арендованы по минутам, часам или дням;

- все клиенты должны иметь членские карты и быть предварительно одобрены к вождению;

- большое количество пунктов выдачи и возврата авто в городе, зачастую расположенных около метро и другого общественного транспорта;

- страховка и ГСМ обычно входят в стоимость аренды.

Подключение к услуге примерно выглядит так.

Чтобы пользоваться услугой, нужно стать абонентом каршеринговой компании. Для этого нужно скачать приложение на смартфон и зарегистрироваться в нем. В приложение, как правило, нужно загрузить фотографии своего водительского удостоверения, некоторых страниц паспорта и сделать селфи с правами.

Также нужно ввести данные банковской карточки.

Через некоторое время сотрудники каршеринговой компании проверят документы и, если все в порядке, подписывается договор. Для этого нужно или прийти в любой офис компании, или заказать доставку договора курьером. Некоторые компании обходятся даже без письменного договора: им достаточно обмена электронными данными.

После этого новый пользователь каршеринга получает право в любой момент воспользоваться любым свободным автомобилем данного сервиса.

Технически для доступа к автомобилю могут использоваться:

- физическая карта доступа (или даже обычное водительское удостоверение со специальной меткой) или

- онлайн-бронирование свободных автомобилей через браузер (самый распространенный способ) или

- бронирование автомобиля через приложение для смартфона - или оператора, или независимого разработчика.

В большинстве случаев бронирования через приложение для смартфона пользователю обычно предоставляется двадцать минут, чтобы добраться до выбранного автомобиля, в течение которых арендная плата не взимается. По истечении этого периода плата начинает взиматься как за парковку.

Однако очень важно заметить, что у нас в стране есть собственное официальное определение для рассматриваемого явления.

Как сказано в разделе 1 Требований к цветографической окраске транспортных средств, используемых для оказания услуги каршеринга (утв. Приказом Департамента транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры г. Москвы от 02.09.2015 N 61-02-283/5), услуга каршеринга - это предоставление транспортных средств в краткосрочную (до 24 часов) аренду на основе поминутной тарификации физическим лицам для целей, не связанных с осуществлением такими физическими лицами предпринимательской деятельности.

И из этого можно сделать следующий вывод. Коммерческая организация не может заключить договор каршеринга в пользу своих работников, например имеющих разъездной характер работы.

Во-первых, потому, что коммерческая организация - это не физическое лицо.

Во-вторых, потому, что такой договор будет явно направлен на ведение предпринимательской деятельности.

Таким образом, каждый сотрудник должен заниматься такими договорами самостоятельно.

И даже если каршеринг будет использоваться в данном случае в интересах работодателя, есть важнейший нюанс: сотрудник использует каршеринг в рамках не предпринимательской, а трудовой деятельности.

Ничто не ново под луной

Несмотря на определенное своеобразие каршеринга, по мнению автора, он полностью подпадает под действие статьи 642 ГК РФ.

Согласно статье 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Разве это не так? Так. Тем более следует учесть, что отдельной статьи для каршеринга в ГК РФ не предусмотрено (по крайней мере пока).

А из этого следует два важных вывода, которые следует учесть как работодателям, так и самим работникам.

Для работодателей, как нам кажется, важно, что в силу статьи 643 ГК РФ договор аренды транспортного средства без экипажа заключается в письменной форме независимо от его срока. Поэтому, если у договора каршеринга письменной формы не будет, возможны проблемы с признанием компенсации таких затрат сотруднику.

Для самих работников важно, что, заключив такой договор, арендатор не только принимает на себя все риски, связанные с причинением вреда третьим лицам в процессе эксплуатации транспортного средства, как это предусмотрено в статье 648 ГК РФ, но должен осуществлять как текущий, так и капитальный ремонт, что прямо следует из содержания статьи 644 ГК РФ. Причем данное правило носит императивный характер, т.е. не может быть изменено даже соглашением сторон.

Так вот в нашем случае арендатор - это сам работник. Ведь по условиям договора каршеринга договор-то заключается только с физическими лицами. Поэтому в случае чего (например, аварии) и платить придется именно ему.

С другой стороны, отождествление договора каршеринга с договором аренды транспортного средства без экипажа позволяет без особых проблем признавать компенсацию таких услуг как командированным работникам, так и работникам с разъездным характером труда.

Каршеринг для "разъездных" сотрудников

Рассмотрим особенности для разъездной работы. Вполне возможно, что сотруднику компании, которому приходится постоянно перемещаться по городу, выгодно использовать систему каршеринга. Например, если пункт проката автомобилей находится рядом с офисом.

Как сказано в статье 168.1 ТК РФ, работникам, постоянная деятельность которых проходит в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Как говорится в письме Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, при учете выплат на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, чья деятельность носит разъездной характер, нужно учесть, что так как возмещение работникам расходов в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением ими своих трудовых обязанностей, то при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для того чтобы у налоговиков не было оснований придраться, нужно соблюсти два условия:

- подтвердить экономическую обоснованность затрат;

- предъявить подтверждающие документы.

По первому вопросу достаточно, на наш взгляд, того, что разъездной характер работы будет прописан в трудовом договоре; там же будет предусмотрена возможность компенсации услуг каршеринга и размер такой компенсации. Впрочем, это можно также прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Что касается документального подтверждения, то тут несколько сложнее. Ведь оплата услуги привязывается к банковской карте физического лица. По мнению автора, документальным подтверждением затрат в данном случае будет наличие самого договора каршеринга, заключенного с работником, выписка с его банковской карты и бухгалтерская справка.

Каршеринг при командировках

На основании статьи 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Но на этот счет у нас есть подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ: к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы.

В письме Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742 чиновники согласились, что расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, можно учитывать в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования. При этом документами, подтверждающими произведенные расходы, в этом случае могут быть, по мнению финансистов, договор аренды, акт о передаче или возврате автомобиля, счета, чеки, иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку или стоянку (при наличии). По нашему мнению, в случае каршеринга подтверждающие документы должны быть те же, что и в случае с разъездным характером работы.

Примечание. Для предотвращения сомнений компетентных органов в бухгалтерской справке целесообразно указать маршрут командированного работника на автомобиле и время его фактического использования. Для этого следует обязать командированного сотрудника приложить эти данные к отчету о командировке.

В случае чего можно будет сослаться и на судебную практику. Так, в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 по делу N Ф04-9850/2005(19018-А27-15) и ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 по делу N А32-49229/2009 судьи признали правомерным учет расходов на аренду автомобиля для руководителя компании во время нахождения его в командировке.

А что будет, если услугами каршеринга воспользуется сотрудник компании, командированный за рубеж? Вопрос более чем актуальный, поскольку в Европе этот вид услуг куда более развит, чем у нас. Полагаем, что и к таким командировочным расходам тоже не должно быть претензий.

Так, ФАС Московского округа в постановлении от 03.09.2013 по делу N А40-22927/12-107-106 признал правомерным включение обществом в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в состав расходов по налогу на прибыль затрат, связанных с оплатой командированными работниками аренды транспортных средств при командировках за границей, используемых для поездок на переговоры.

Учтите важную деталь: документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Следовательно, договор каршеринга, заключенный в иностранном государстве, для целей налогообложения в России должен быть переведен на русский язык.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет компенсации подобных затрат стандартный. Затраты на служебные командировки, в том числе стоимость проезда, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (на основании п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Но, кроме того, оплата каршеринга производится с карточки физического лица.

Поэтому возможны два варианта действий и проводок.

Вариант 1. Командированный работник оплачивает услугу со своей карты, а потом получает компенсацию из кассы или с расчетного счета компании:

Дебет 26 Кредит 71

- приняты затраты командированного сотрудника на услуги каршеринга;

Дебет 71 Кредит 50 (51)

- выплачена компенсация.

Вариант 2. Заранее перечисляются под эти цели средства на карточку сотрудника:

Дебет 71 Кредит 51

- перечислены деньги на услуги каршеринга до командировки;

Дебет 26 Кредит 71

- признаны затраты командированного сотрудника на услуги каршеринга.

А. Анищенко

Аудитор

Подписано в печать

08.11.2017