КОМАНДИРОВАН ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ. РАБОТА БЕЗ ДОКУМЕНТОВ МОЖЕТ НЕ ОПЛАЧИВАТЬСЯ

Физическое лицо подало в Следственный комитет заявление о признании его сотрудником организации и требование к обществу выплатить ему заработную плату, компенсацию за причиненный моральный вред, компенсацию за неиспользованный отпуск. Могут ли представленные физическим лицом в суд документы (табели учета рабочего времени и чеки на бензин) считаться подтверждением его трудовых отношений с обществом?

Гражданин, заявивший в Следственный комитет, что требует признать его сотрудником организации и выплатить ему зарплату и компенсации, к заявлению приложил табели учета рабочего времени. При этом в табелях учета рабочего времени нет печати общества и не проставлены подписи генерального директора, главного бухгалтера, специалиста по кадрам. Табели учета рабочего времени распечатаны из Excel.

Кроме этого, данный гражданин прикладывает к заявлению чеки на бензин, которые, по мнению этого лица, подтверждают факт поездки в командировки.

При этом им не представлены необходимые документы, а именно:

- договор на использование личного автомобиля в производственных целях;

- приказ о командировке;

- служебное задание на командировку;

- отчет о выполненном служебном задании;

- авансовый отчет.

В возбуждении уголовного дела ему отказали. Тогда гражданин пошел в суд и подал такое же заявление. В настоящее время идет судебное разбирательство. При этом часть кадровых документов попала в руки этому лицу и не возвращена им. В сложившейся ситуации генеральным директором сделан приказ о восстановлении утраченных документов (например, сделано штатное расписание по состоянию на 21.06.2019).

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо.

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, бухгалтером по расчету заработной платы, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты.

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) и адаптировать ее под потребности предприятия.

Табель учета рабочего времени по форме Т-12 состоит из трех основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

2. Первая (табличная) часть - это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

3. Вторая часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплате зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Титульный лист.

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо). Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Табличная часть.

Этот раздел в табеле является основным. Именно в нем и ведется учет рабочего времени. Здесь нужно заполнить все графы:

1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1-м столбце.

2. Во 2-й и 3-й графе следует указать личные данные сотрудника - его Ф.И.О., название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках.

3. 4-я графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны.

Таким образом, для каждого сотрудника в табеле отведено две строки - в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив Ф.И.О. сотрудника указывается причина, а в нижней - количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Так, в графе 4 ставятся отметки по дням:

Я - (явка) рабочий день.

В - выходной.

ОТ - отпуск.

РВ - явка в выходной день (отработка).

К - командировка.

ПК - повышение квалификации.

У - учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения.

Б - больничный с больничным листом.

Т - неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Я - количество отработанных в этот день часов.

4. В 5-м столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и часах.

5. 6-я графа. Здесь дается эта же информация, приведенная за весь календарный месяц.

6. В 7 - 9-м столбцах фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9-й графе.

7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10 - 13.

8. В 14-м столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

9. Графы 15-я и 16-я предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

10. В 17-м столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

Следующий этап - подсчет общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы - результат за месяц.

Дата и подписи ответственных лиц.

После того как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательной расшифровкой.

Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения (или директор предприятия) - тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой.

Последнее, что нужно поставить, - это дату заполнения табеля.

Оформление командировки на личном автомобиле

Отметим, что с 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет необходимости в обязательном порядке оформлять:

- служебное задание;

- командировочное удостоверение;

- отчет о командировке.

Однако мы рекомендуем (во избежание претензий со стороны налоговых органов) придерживаться прежнего порядка документирования командировочных выездов и установить обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организации. При этом основным документом для направления в служебную командировку (с точки зрения действующего законодательства) является приказ о командировке.

Конкретная форма приказа законодательством не утверждена. При этом мы рекомендуем использовать унифицированные формы приказа N Т-9 (о направлении работника в командировку) либо N Т-9а (о направлении группы работников в командировку), утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным.

В приказе необходимо указать следующую информацию (ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"):

- наименование организации;

- дату составления и номер распорядительного документа;

- данные сотрудника, наименование его должности;

- данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания;

- длительность командировки (даты отъезда и прибытия);

- цель командировки;

- подробности использования транспорта (личный, служебный, общественный и т.д.);

- сведения об организации, которая возместит работнику командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченный сотрудник. Командированный работник также должен подписать приказ, подтверждая таким образом факт ознакомления с ним.

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле "Проезд к месту командировки".

Кроме этого, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополняет раздел "Особые условия" действующего трудового договора.

В соглашении следует прописать:

- название, дату, номер соглашения;

- название компании и Ф.И.О. сотрудника;

- номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также надо взять у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельство о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он - собственник авто;

- характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN);

- порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту - подтвержденные расходы);

- сроки выплаты компенсации и возмещения расходов;

- дату вступления соглашения в силу;

- название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника.

Сотрудник в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749) должен представить в бухгалтерию на проверку авансовый отчет обо всех произведенных расходах. К нему необходимо приложить (п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749):

- командировочное удостоверение с отметками;

- служебное задание с отчетом о проделанной работе;

- путевой лист;

- чеки АЗС, счета из гостиницы и иные документы, подтверждающие произведенные расходы.

После этого авансовый отчет передается на подпись руководителю. После его утверждения работнику возмещаются израсходованные деньги.

Ответственность за утерю документов

По общему правилу обеспечить наличие и хранение обязательных в силу закона документов должен исполнительный орган компании - генеральный директор, поскольку именно он в силу закона осуществляет руководство текущей деятельностью юридического лица. Отдельно следует отметить, что, например, ведение и хранение бухгалтерской документации генеральный директор может передать главному бухгалтеру компании, впрочем, оставаясь при этом ответственным за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение бухгалтерских документов. Таким образом, утеря обязательных документов или их порча влечет для директора обязанность по их восстановлению.

Отметим, что потеря документов - это административное правонарушение. Нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 руб. до 5 000 руб., на юридических лиц - от 200 тыс. руб. до 300 тыс. руб. (ст. 13.25 КоАП).

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП).

Документы говорят

Таким образом, можно сделать вывод о том, что табели учета рабочего времени, которые физическое лицо представило в суд, не оформлены в соответствии с требованиями действующего законодательства - они не подписаны должностными лицами организации и не заверены печатью общества.

Также можно сделать вывод о том, что чеки на бензин, которые физическое лицо представило в суд, при отсутствии необходимого комплекта документов, которые подтверждают факт командировки, никаким образом не могут выступать доказательством того, что гражданин был в командировке по заданию общества.

Установить факт трудовых отношений возможно в случае наличия документального подтверждения данного факта. Документом, подтверждающим время работы у работодателя - физического лица, является заключенный с ним письменный трудовой договор. Прием на работу оформляется приказам (распоряжением) работодателя, который издается на основании трудового договора, заключенного между работником и работодателем. Факт работы у работодателя - физического лица может быть подтвержден также документами об уплате страховых взносов в ФСС РФ, в ПФР. Кроме этого, наличие трудовых отношений должно быть зафиксировано в трудовой книжке, так как работодатель обязан сделать запись в течение 5 дней после приема работника на работу.

Так что основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца. При ее отсутствии, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

В качестве доказательств, подтверждающих факт наличия трудовых отношений, работник должен представить:

1) свидетельские показания;

2) штатное расписание;

3) расчетные листки о начисленной заработной плате;

4) табель учета рабочего времени, оформленный в соответствии с требованиями законодательства;

5) письменную переписку, которую вел работник с контрагентами работодателя;

6) другие письменные доказательства, подтверждающие факт наличия трудовых отношений.

Судебная практика

Отметим, что в Трудовом кодексе РФ четко не определены перечень документов и алгоритм установления факта трудовых отношений, поэтому важно учитывать судебную практику.

Суды принимают сторону работодателя, в случае если он докажет, что:

- работа была выполнена по собственной инициативе физического лица;

- работодатель не давал письменных указаний на выполнение работы.

Примером такого судебного решения может служить Решение от 23 марта 2011 года по гражданскому делу N 2-38/11, рассматриваемое в с. Александровское Александровского районного суда Томской области.

При рассмотрении данного дела суд указал, что в соответствии со ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Свидетели дали показания, что договоры заключались "на словах", в письменном виде никто указаний по организации работ не давал. Представители работодателя свидетельствовали, что обещаний о трудоустройстве они не давали. Кроме этого, в доверенности и должностной инструкции свидетели, выступающие со стороны работодателя, не имели полномочий по приему и увольнению работников. В итоге суд встал на сторону работодателя.

Аналогичный вывод сделан в Решении Адлерского районного суда г. Сочи от 21 июля 2010 года по делу N 2-1975/10. Суд установил, что документов, подтверждающих трудовые отношения между заявителем и ООО, не установлено.

Таким образом, наличие документов обязательно при установлении факта трудовых отношений. Практически нулевые шансы доказать факт трудовых отношений имеются у работника, если работник:

- не представит документальные подтверждения приема на работу;

- свидетельскими показаниями подтвержден факт того, что работник не работал в компании.

Так, в Решении по делу от 1 ноября 2010 года N 2-2789/2010 г. суд Владимира установил по свидетельским показаниям, что истец не работал в компании. При этом истец не писал заявление о приеме на работу, не был ознакомлен с соответствующим приказом, правилами внутреннего распорядка, трудовая книжка была на руках у истца, отчисления в Пенсионный фонд не производились. Оценивая представленные доказательства, суд пришел к выводу, что истец не представил доказательства, обосновывающие свои требования, изложенные в исковом заявлении. Не установлены они и в ходе судебного заседания.

Т. Бурсулая

Ведущий аудитор

ООО "Райт Вэйс"

Подписано в печать

27.04.2020

15 июня 2020