КОМПЕНСАЦИИ "ДИСТАНЦИОНЩИКУ": ЧТО С НАЛОГАМИ И ВЗНОСАМИ?
С 1 января 2021 года дистанционному сотруднику положено возмещать расходы на мобильную связь, Интернет, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, а также выплачивать компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.
При переводе работников на "удаленку" их нужно обеспечить инструментами и ресурсами, которые необходимы для работы вне офиса. Организационно удаленная работа может быть устроена по-разному. Первый подход предполагает, что для работы из дома сотрудники используют собственную технику, программное обеспечение и расходные материалы, а также самостоятельно оплачивают Интернет и сотовую связь.
При втором подходе работодатель полностью обеспечивает сотрудников на "удаленке" всем необходимым для работы. Другими словами, всю материальную базу (ноутбуки, роутеры, телефоны, принтеры и другую технику; расходные материалы), а также программное обеспечение организация закупает за свой счет и на свое имя. А затем по мере необходимости выдает соответствующие ценности работникам.
На практике обычно происходит совмещение этих схем. Часть оборудования, расходников и ПО предоставляется работодателем, а другая часть является собственностью работника. Соответственно, бухгалтеру нужно знать особенности налогообложения при каждом их описанных способов обеспечения сотрудника ресурсами.
"На всем своем..."
Первый вариант реализовать значительно проще, так как снимаются вопросы поиска, приобретения и передачи работникам нужной техники.
Данный способ организации "удаленного офиса" имеет и ряд других преимуществ. Так, если работники используют свою технику, то перед работодателем в принципе не встает вопрос учета оборудования и обеспечения его сохранности. Также в этом случае не приходится говорить о материальной ответственности сотрудников и об ограничениях по использованию техники во внерабочее время. Следовательно, не может быть и претензий со стороны контролирующих органов в части непроизводственного характера тех или иных затрат.
Правовым основанием для применения данной модели организации дистанционной работы являются ст. 188 и 312.3 ТК РФ. В них прямо предусмотрена возможность использования сотрудниками личного имущества (в том числе технических средств и материалов) в интересах работодателя. А на организацию, в свою очередь, возлагается обязанность по выплате компенсации и возмещению расходов.
В части налогообложения данная модель удаленной работы тоже достаточно проста.
Компенсация, которая выплачивается работникам за использование личного имущества, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Причем в том размере, который стороны согласовали в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (Письмо Минфина России от 30.04.2015 N 03-04-05/25434).
Данная компенсация полностью учитывается в расходах. Ее можно включить в состав расходов на оплату труда и при ОСНО, и при УСН (ч. 1 ст. 255, подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ) либо в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 15.08.2005 N 03-03-02/61). Право выбора основания для учета расходов дано налогоплательщикам п. 4 ст. 252 НК РФ.
Также не надо удерживать НДФЛ с суммы возмещения расходов, которые понес сотрудник на "удаленке". Речь идет об оплате доступа в Интернет, программного обеспечения и расходных материалов (картриджей, батареек, кабелей и т.п.). В этом случае работнику возмещаются суммы, которые он ранее потратил в связи с выполнением трудовых обязанностей. А обязанность по такому возмещению установлена ТК РФ. Следовательно, одновременно применимы положения ст. 41 НК РФ о том, что у работников не возникает дохода как экономической выгоды, и п. 1 ст. 217 НК РФ, который освобождает от НДФЛ законодательно установленные компенсационные выплаты (см. п. 3 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 1 (2016), утв. Президиумом ВС РФ 13.04.2016). Такой подход позволяет не начислять на данные выплаты страховые взносы (основание - подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Не должно быть проблем и при учете возмещения расходов при налогообложении у самой организации, причем как на общей системе, так и на УСН (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Ведь ст. 312.6 ТК РФ прямо указывает: порядок возмещения расходов, связанных с исполнением дистанционной работы, определяется трудовым договором. При этом компенсации подлежат в том числе расходы на программно-технические средства, используемые работником. Также в ст. 312.3 ТК РФ сказано, что основанием для компенсации является отчет о выполненной работе.
Таким образом, для учета затрат достаточно иметь допсоглашение о временном переводе на дистанционную работу, где зафиксированы порядок и условия возмещения затрат, утвержденный работодателем отчет сотрудника и соответствующие платежные документы. Отметим, что лучше включить в допсоглашение максимально полный перечень расходов, которые будут компенсироваться работодателем, и оставить этот список открытым. А чтобы избежать возможных злоупотреблений со стороны сотрудников, нужно прописать, что возмещению подлежат "иные согласованные с работодателем расходы".
Кстати, в указанном порядке можно учитывать и возмещение каких-то чрезвычайных затрат сотрудника: на ремонт оборудования или срочную покупку нового (Письмо Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186). Но в этом случае могут дополнительно потребоваться документы, подтверждающие причины и обстоятельства, с которыми связаны соответствующие расходы. Например, это может быть объяснительная записка о причинах поломки или "служебка" о необходимости "апгрейда" техники для выполнения поставленной задачи. Данные документы сотрудник может приложить к регулярному отчету.
Вторая модель организации работы "на удаленке" потребует от работодателя гораздо большей вовлеченности. Напомним, в этом случае ресурсы, необходимые для работы из дома, закупаются организацией за свой счет и отражаются на ее балансе, а работники получат эти ценности для использования в служебных целях.
"Дистанционные" новации
С января 2021 года начали действовать новые нормы Трудового кодекса, посвященные дистанционному режиму работы (поправки внесены Федеральным законом от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Обязанность компенсировать затраты дистанционного работника установлена ст. 312.6 Трудового кодекса. Организация обязана описать порядок выплаты компенсаций в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Важно. Обязанность компенсировать затраты дистанционного работника и предусмотреть порядок их выплаты теперь прямо следует из ст. 312.6 Трудового кодекса. За отсутствие порядка компенсации расходов в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Дистанционному сотруднику организация обязана возмещать расходы на мобильную связь, Интернет, покупку бумаги, расходных материалов к принтеру, канцтоваров, а также выплачивать компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.
Компенсации выплачиваются в связи с тем, что дистанционный работник использует в работе свое оборудование и свои расходные материалы.
Как разъяснила ФНС России в Письме от 12.02.2021 N СД-4-11/1705@, компенсационные выплаты "дистанционщикам" не подпадают под действие п. 1 ст. 217 и п. 1 ст. 422 НК РФ. Компенсации дистанционным работникам с момента внесения в ТК РФ ст. 312.6 относятся к компенсациям, связанным с выполнением трудовых обязанностей. И, стало быть, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Но чтобы не платить налог и взносы, организация должна правильно оформить эти выплаты. В вышеупомянутом Письме ФНС России подчеркивается, что работодатель должен прописать обязанность по выплате компенсаций, их размеры и порядок выплаты в документах организации. Компенсации должны быть установлены в локальных документах компании, прописаны в трудовом договоре либо допсоглашении к нему.
Обратите внимание! Если работника переводят на дистанционную работу в связи с эпидемией, то в таком случае перевод на "удаленку" является временным. Изменять трудовой договор с работником не требуется (ч. 5 ст. 312.9 Трудового кодекса). Значит, оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору в таком случае не надо. Однако при этом работодатель обязан принять локальный акт о переводе работников на временную дистанционную работу. Порядок возмещения расходов и выплат компенсаций работнику надо установить в этом акте и ознакомить с ним работников (ч. 3 ст. 312.9 Трудового кодекса).
Как обосновать
Для учета компенсаций "дистанционщикам" эти расходы, как и любые другие, должны быть подтверждены документально. Поэтому бухгалтерии компании совместно с руководством нужно составить и утвердить перечень документов, которые будут подтверждать расходы сотрудников.
Как следует из Письма налоговиков, компания самостоятельно определяет порядок выплаты компенсаций дистанционным работника, но она должна установить и закрепить в документах компании:
- методику расчета компенсаций;
- перечень возмещаемых расходов;
- перечень документов, подтверждающих расходы;
- порядок и сроки выплаты компенсации.
Расчет компенсации составляется в произвольной форме и подписывается обеими сторонами: работником и организацией.
Дополнительным обоснованием для выплаты компенсации без уплаты НДФЛ и взносов является позиция Минфина России, изложенная в Письме от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672.
Перечень "обосновательных" документов компания вправе определить самостоятельно. В этом плане ФНС не ограничивает руководителей компаний.
Документы для подтверждения права собственности работника на используемое имущество - это, например:
- технический паспорт ноутбука;
- гарантийный талон производителя;
- чек, который многие сохраняют в коробках;
- регистрационный номер;
- регистрационные данные компьютера на сайте производителя, сейчас большинство производителей ноутбуков требуют от покупателя создать аккаунт и зарегистрировать свою технику у них на сайте;
- карта покупателя, выданная производителем;
- сертификат;
- другие документы, которые подтвердят право собственности на ПК.
Статья подготовлена
при участии экспертов бератора
"Практическая энциклопедия бухгалтера"
14 Мая 2021
разработка сайта