МАТПОМОЩЬ ИЛИ ПРЕМИЯ, ДОПОТПУСК ПО ЗАКОНУ ИЛИ ПО ЛНА, УВОЛЬНЕНИЕ ДО ИЛИ ПОСЛЕ ОТПУСКА

Есть ли разница: выплачивается работнику к отпуску материальная помощь или премия; предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск по закону или по ЛНА (локальным нормативным актам); уходит сотрудник в отпуск с последующим увольнением или сначала идет в отпуск, а потом решает уволиться? Отвечаем на такие часто задаваемые вопросы читателей.

Учет оплаты дополнительного отпуска по закону /=

учет его оплаты по ЛНА

Напомним, что в общем случае ТК РФ устанавливает продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска 28 календарных дней. Кроме того, ТК РФ предусматривает варианты предоставления работникам дополнительных оплачиваемых отпусков.

Справка

Если "законный" дополнительный отпуск предоставлен в связи с необходимостью лечения сотрудника вследствие получения производственной травмы, то его оплата является компенсационной выплатой. А с нее удерживать НДФЛ и начислять взносы не нужно <1>.

Вариант 1. Работодатель обязан предоставлять ежегодный дополнительный отпуск. Право на такой отпуск имеют, в частности, сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющие особый характер работы или ненормированный рабочий день, трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях <2>.

Дополнительные "законные" отпуска оплачиваются в общем порядке с учетом среднего заработка, затраты на них учитываются для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда <3>. Отпускные облагаются НДФЛ, и на них начисляются страховые взносы по общим правилам.

Вариант 2. Работодатель вправе установить ЛНА или коллективным договором предоставление дополнительных отпусков любым своим работникам любой продолжительности по любому основанию. Допустим, работницам, имеющим детей до 14 лет, сотрудникам в качестве поощрительной меры за достижения в труде или в качестве защитной меры в связи с пандемией вируса.

Внимание! Время нахождения в любом дополнительном отпуске и суммы оплаты за него не включаются в расчет среднего заработка для будущих отпусков или командировок <4>.

Обращаем внимание, что действующее законодательство не устанавливает специальных условий оплаты таких дополнительных отпусков <5>. Поэтому рассчитывайте отпускные для дополнительного отдыха по общим правилам <6>. Если же вы введете свои правила оплаты таких отпусков, то по ним сумма отпускных должна выходить не ниже, чем по законодательству.

Затраты на оплату дополнительных отпусков по ЛНА нельзя учесть в прибыльных расходах <7>. При этом НДФЛ и страховыми взносами суммы оплаты таких дополнительных отпусков облагаются на общих основаниях. Хотя встречаются суды, которые обращают внимание на то, что отпускные не нужно включать в базу по страховым взносам, если дополнительный отпуск предоставляется <8>:

- на основании коллективного договора;

- в связи с событиями в личной жизни сотрудников (например, рождение ребенка, вступление в брак, юбилей).

В таком случае, как отмечают судьи, выплата носит социальный характер и не является вознаграждением за труд, поскольку не зависит от квалификации работника, сложности, качества, количества, условий выполнения работы.

Премия к отпуску = материальная помощь к отпуску

Эти суммы по-разному оформляются и учитываются.

Вариант 1. Работнику предоставляется материальная помощь по его заявлению. Возможность подачи заявления о помощи к отпуску может быть предусмотрена ЛНА, трудовым или коллективным договором. Даже если в документах компании не упоминается о такой возможности, сотрудник вправе обратиться с заявлением, содержащим просьбу об оказании помощи к отпуску.

Совет

В ЛНА или в трудовых договорах с работниками сразу четко формулируйте, материальную помощь или премию вы планируете давать им к отпуску. Если вы назовете выплату "материальная помощь", а будете подразумевать стимулирующую премию и учтете ее в расходах и при расчете среднего заработка, то вероятны претензии проверяющих. Они смотрят на название выплаты и не вникают, что, допустим, по вашему ЛНА материальная помощь к отпуску является стимулирующей выплатой и входит в систему оплаты труда сотрудников. Тогда, возможно, только через суд удастся отстоять, например, включение такой выплаты в расчет среднего заработка <9>.

В любом случае для получения материальной помощи работник не должен выполнять какие-то условия. Это социальная выплата, зависящая от желания и финансовых возможностей работодателя. Ее нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль или при УСН <10>.

НДФЛ и взносами облагается сумма помощи, превышающая 4000 руб. за календарный год, в том числе материальная помощь, полученная сотрудником по иным основаниям (кроме матпомощи при рождении ребенка и матпомощи, которая по закону не облагается НДФЛ и взносами) <11>.

В дальнейшем при расчете среднего заработка (например, для оплаты отпуска или командировки) сумма материальной помощи учитываться не будет <12>.

Вариант 2. Работнику выплачивается сумма, связанная с выполнением его трудовых обязанностей. Выплата предусмотрена в ЛНА, в трудовых договорах или в коллективном договоре и зависит от трудовых достижений сотрудника и соблюдения им трудовой дисциплины <13>.

Выплата к отпуску при таких условиях не является социальной выплатой. Она входит в систему оплаты труда и имеет стимулирующее значение. Поэтому премии к отпуску можно включить в базу по налогу на прибыль в расходы на оплату труда и по налогу при УСН <14>.

Вся стимулирующая выплата к отпуску облагается НДФЛ в общем порядке, и на нее начисляются страховые взносы. Такую премию нужно будет учитывать при расчете среднего заработка.

Увольнение в отпуске /= отпуск с последующим увольнением

Представим, что сотрудник идет в отпуск на 2 месяца, а потом собирается уволиться. Возникают вопросы: когда ему нужно выдать трудовую книжку и рассчитать его, а также нужно ли выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, который набежит за 2 месяца нахождения в отпуске? Ответы будут зависеть от того, какой у вас случай.

Случай 1. Работник ушел в очередной отпуск и, находясь в нем, подал заявление об увольнении. Или, как вариант, вышел из отпуска и в этот же день подал заявление об увольнении, а руководитель согласен уволить его сразу без отработки.

Тогда отпуск в общем порядке входит в отпускной стаж, то есть при расчете с работником нужно будет посчитать компенсацию за дни отпуска, которые он заработал, находясь в отпуске. Например, если работник использовал все свои отпуска, то за 2 месяца, что он был в отпуске, у него появилось право на 4,66 дня отпуска (28 календ. дн. / 12 мес. x 2 мес.), за которые ему положена компенсация <15>.

Выдать документы при увольнении и выплатить причитающиеся суммы нужно в последний день работы, о котором сотрудник договорится с руководителем.

Случай 2. Работник сразу подал заявление на отпуск с последующим увольнением. Это значит, что <16>:

- днем увольнения работника будет последний день отпуска;

- с первого дня такого отпуска сотрудник не вправе отозвать свое заявление об увольнении, то есть последним днем работы является день, предшествующий первому дню отпуска, по факту трудовые отношения с сотрудником прекращаются с момента начала отпуска.

Вот на какие моменты в связи с этим обратили наше внимание в Роструде.

Учет в отпускном стаже отпуска с последующим увольнением

Шкловец Иван Иванович, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

- Отметки в табеле учета рабочего времени делаются на основании документов, оформленных надлежащим образом, в том числе приказа о предоставлении отпуска. При отражении неявок на работу, учитываемых в днях, например отпуска, в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми. Таким образом, при предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением в табеле до дня увольнения проставляются отметки о нахождении работника в отпуске.

Прием другого работника на штатную должность сотрудника, ушедшего в отпуск с последующим увольнением, до дня его увольнения возможен на условиях совместительства.

Вместе с тем в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается, в частности, время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством, коллективным договором, соглашениями, ЛНА, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска <17>. Учитывая, что при предоставлении отпуска с последующим увольнением за работником со дня начала отпуска не сохраняется место работы (должность), представляется, что период используемого перед увольнением отпуска не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

Поэтому вы должны в последний день работы перед началом отпуска:

- издать приказ об увольнении сотрудника. Но датой увольнения не забудьте указать последний день отпуска;

- выдать ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности;

- выплатить полагающиеся суммы. При этом отпуск с последующим увольнением не засчитывается в "отпускной" стаж и компенсацию за него считать и платить не нужно.

* * *

Для правильного учета выплаты сотруднику важно понимать, является ли она оплатой за труд, в частности с учетом квалификации работника и сложности работы, или же носит социальный либо компенсационный характер.

<1> ст. 184 ТК РФ; абз. 3 п. 1 ст. 217 НК РФ; абз. 6 подп. 3 п. 1 ст. 8 Закона от 24.07.98 N 125-ФЗ; Письма Минфина от 17.10.2017 N 03-04-07/67700, от 16.12.2019 N 03-15-05/98120.

<2> статьи 116, 321 ТК РФ.

<3> п. 7 ст. 255 НК РФ; Письма Минфина от 25.04.2019 N 03-03-06/3/30287, от 17.12.2018 N 03-03-06/3/91574.

<4> подп. "а", "е" п. 5 Положения, утв. Постановлением N 922.

<5> Письмо Минтруда от 02.11.2016 N 14-1/В-1094.

<6> Положение, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922 (далее - Постановление N 922).

<7> п. 24 ст. 270 НК РФ.

<8> Определение ВС от 30.12.2019 N 307-ЭС19-24127.

<9> Определение ВС от 26.12.2018 N 307-КГ18-21657.

<10> п. 23 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

<11> подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ.

<12> п. 3 Положения, утв. Постановлением N 922.