ПЛАНОВАЯ ТРУДОВАЯ ПРОВЕРКА: ЧЕГО ЖДАТЬ ОТ ПРОВЕРЯЮЩИХ

В 2021 г. плановые проверки трудинспекции возобновлены, в том числе в отношении некоторых малых и средних предприятий. Поэтому полезно вспомнить, какие правила проверяющие обязаны соблюдать на всех этапах проверки - до ее начала, в процессе и по ее окончании. Ведь при нарушении инспекторами процедуры решение по проверке можно оспорить.

Кого и как в плановом порядке проверят в 2021 г.

В этом году трудинспекция может проводить плановые проверки в отношении всех работодателей, включая субъектов малого бизнеса, если они относятся к одной из следующих групп <1>:

- "опасные" - работодатели, деятельность которых отнесена к категориям высокого или чрезвычайно высокого риска. Списки компаний, отнесенных к этим категориям, размещены в открытом доступе на сайте Роструда rostrud.gov.ru <2>. Если в них компания себя не нашла, то ее категория риска средняя, умеренная либо низкая. Уточнить это можно, подав письменный запрос в трудинспекцию своего региона <3>;

- "проштрафившиеся" - фирмы и ИП, в отношении которых менее 3 лет назад окончилась проверка и по ее результатам было назначено наказание в виде приостановления деятельности.

У плановых проверок образца 2021 г. есть две новые особенности <4>.

Во-первых, их могут проводить дистанционно по аудио- или видеосвязи. Во-вторых, во втором полугодии 2021 г.:

- плановая выездная проверка будет занимать максимум 10 рабочих дней, что в два раза меньше, чем сейчас <5>;

- плановую выездную проверку могут заменить новым видом контроля - инспекционным визитом. Он будет длиться не более 1 рабочего дня в одном месте ведения деятельности работодателя либо на одном его производственном объекте <6>. Решение о такой замене должно быть принято не позднее чем за 20 рабочих дней до запланированной даты начала выездной проверки. А уведомить об инспекционном визите работодателя должны будут в течение 10 рабочих дней после принятия такого решения.

Если никакой замены не произойдет, то плановая выездная проверка должна идти по регламентированной процедуре, которую мы опишем далее.

Уведомление о проверке

Трудовая инспекция должна сообщить работодателю о своем визите не позднее чем за 3 рабочих дня до начала ревизии, направив ему копию распоряжения о проведении плановой проверки <7>:

- или по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;

- или по email, если электронный адрес содержится в ЕГРЮЛ/ЕГРИП либо имеется в распоряжении инспекции, например если ранее велась переписка с работодателем. В этом случае распоряжение о проверке придет в форме электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП).

В распоряжении о проверке, среди прочего, будет указано, по каким проверочным листам вас будут проверять <8>. Их еще называют чек-листами. Напомним, что всего таких листов более 130, каждый из них представляет собой список контрольных вопросов по определенной теме (прием на работу, содержание трудового договора, режим рабочего времени и т.д.) <9>. Используя чек-листы, инспекторы выясняют, как работодатели соблюдают требования трудового законодательства <10>.

Справка

О плановой проверке филиала, представительства или иного структурного подразделения трудинспекция должна уведомить головную организацию. Причем в распоряжении о проверке должны быть указаны только те структурные подразделения, которые фигурируют в официальном плане проверок, утвержденном в прошедшем году. Если в распоряжении будут значиться подразделения, не включенные в такой план, проверяющих туда можно не пускать <11>.

Найдите "свои" чек-листы в правовой базе и проверьте, не допускаете ли вы трудовые нарушения. Возможно, часть из обнаруженных вами недочетов удастся устранить еще до того, как их выявит трудинспектор.

Кроме того, обратите внимание на то, кем подписано распоряжение о проверке. Должна стоять подпись руководителя (заместителя) Федеральной службы по труду и занятости либо ее территориального органа <12>.

Не поленитесь проверить ранг человека, подписавшего распоряжение. Ведь если оно подписано неуполномоченным лицом, это считается грубым нарушением требований к проведению проверок. Собственно, как и несоблюдение 3-дневного срока, отведенного на уведомление о проверке. А результаты проверки, проведенной с грубыми нарушениями, должны быть отменены <13>. Поэтому, если вы видите подобное нарушение, вы можете:

- в принципе не пускать проверяющих на свою территорию. Не обольщайтесь, они все равно потом придут, когда исправят свои оплошности. Но у вас будет время устранить имеющиеся нарушения, ориентируясь на конкретные чек-листы;

- допустить проверку, а потом обжаловать ее результаты по формальным признакам. При этом по ходу проверки вы сможете узнать конкретные претензии проверяющих, увидеть, как они заполняют чек-листы и на что обращают особое внимание.

После отмены результатов проверки тоже можно заняться устранением своих нарушений. Однако в этом случае проверка будет считаться проведенной, и следующая состоится только спустя определенное время, в зависимости от вашей категории риска.

Вручение документов о проверке перед ее началом

Непосредственно перед проверкой ревизоры обязаны <14>:

- предъявить свое служебное удостоверение руководителю или иному уполномоченному представителю работодателя;

- вручить под роспись заверенную печатью копию распоряжения о проверке.

Обратите внимание на то, в каком составе пришли проверяющие. Ведь плановую проверку могут проводить только те инспекторы, чьи фамилии указаны во врученном вам распоряжении <15>. Если в период проверки эти люди заболеют, уедут в отпуск или в командировку, вам под роспись должны лично вручить или прислать по почте решение о замене проверяющих в день его принятия.

Имейте в виду: если с документами, которые вам предъявили трудинспекторы, все в порядке, то нет смысла затягивать начало проверки. Например, "прятать" директора, которому должны вручить копию распоряжения о такой проверке.

Действительно, без руководителя проверяемого работодателя инспектор не вправе проводить выездную проверку <16>. Но если работодателя заранее уведомили о проверке, а когда явились инспекторы, руководителя не оказалось на месте, они вправе составить акт о невозможности проведения проверки по вине работодателя. И тогда возможны следующие последствия:

- в течение 3 месяцев со дня составления акта о невозможности проведения выездной проверки трудинспекция вправе проверить работодателя без уведомления об этом и без внесения проверки в ежегодный "проверочный" план <17>;

- компанию и ее руководителя могут оштрафовать за воспрепятствование законной деятельности трудинспектора <18>.

Соблюдение "проверочных" сроков

Трудинспекторы должны уложиться в сроки, которые закон отводит для проведения проверок. Так, выездная проверка не должна превышать <19>:

- у субъектов малого предпринимательства - 50 часов в год, а у микропредприятий - 15 часов в год;

- у остальных работодателей - 20 рабочих дней, если проверка начата не позже 30.06.2021, 10 рабочих дней, если проверка начата позже 30.06.2021.

Для компаний, у которых есть обособленные подразделения в нескольких регионах, срок проверки устанавливается отдельно по каждому ОП. Но при этом общий срок проверки не должен превышать 60 рабочих дней <20>.

Проверку могут продлить по письменному распоряжению руководителя Роструда или его территориального управления, если инспекторам требуется провести сложные или длительные исследования, испытания, экспертизы или расследования <21>. Срок выездной плановой проверки может быть продлен не более чем на 20 рабочих дней, а в отношении малых предприятий и микропредприятий - не более чем на 50 и 15 часов соответственно.

Распоряжение о продлении срока выездной проверки должно быть вынесено и доведено до сведения проверяемого работодателя не менее чем за 3 рабочих дня до окончания первоначального срока проверки. Заверенная печатью копия такого распоряжения вручается под роспись представителю работодателя или направляется заказным письмом с уведомлением о вручении <22>.

Продолжительность выездной проверки определяется по часам и дням, проведенным ревизором на территории проверяемого.

Период с даты и времени первого посещения до даты составления акта по итогам проверки <23> не должен превышать допустимый законом срок для проверки.

В интересах проверяемого работодателя фиксировать у себя время присутствия ревизоров на его территории. Это можно делать в журнале учета проверок <24> по типовой форме <25> или разработать, к примеру, табель учета времени присутствия проверяющих <26>. Там вы будете фиксировать и заверять время их входа и выхода, чтобы:

- посчитать общее время проверки по ее завершении;

- на всякий случай иметь доказательства превышения допустимого срока проверки.

Строгое следование предмету проверки

Предмет плановой проверки указывается в распоряжении о ее проведении и должен быть ограничен перечнем вопросов, включенных в соответствующие проверочные листы <27>. Например, в части соблюдения режима рабочего времени это могут быть такие вопросы <28>:

- установлен ли у работодателя режим рабочего времени и определен ли он в трудовых договорах с работниками;

- ознакомлены ли сменные работники с графиком сменности не позднее чем за месяц до его введения;

- ведется ли учет рабочего времени каждого сотрудника.

В зависимости от предмета плановой проверки инспекторы могут смотреть <29> только документы работодателя. В частности, трудовые договоры, ЛНА, штатное расписание, графики отпусков; заявления, уведомления работников; приказы работодателя по трудовым отношениям, табели учета рабочего времени. Кроме документов, к примеру, когда цель проверки - правильность оценки условий труда, осматривают еще и помещения, строения, сооружения, оборудование работодателя, в частности цеха, склады, офис, станки.

По ТК РФ инспекторы вправе беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений посещать территорию работодателя <30>. Вместе с тем очевидно, что такое посещение должно быть ограничено режимом работы компании.

Предположим, административный офис производственного предприятия работает с 9.00 до 18.00, а цеха работают круглосуточно в три смены. Тогда инспекторы, целью проверки которых является соблюдение условий труда на рабочем месте, вправе находиться на территории офиса в указанные часы его работы, а на производстве - круглосуточно, в том числе в ночные часы.

Учтите, что трудинспекторы могут запросить у вас документы за любой период, в том числе и по уволившимся работникам. Ведь для трудовых проверок нет ограничений по временному отрезку, за который ревизоры могут проверить работодателя.

Вместе с тем глубина проверки ограничена сроками хранения документов. Например, в обычной компании график отпусков должен храниться 3 года, табели учета рабочего времени - 5 лет, а трудовой договор - 75 лет <31>. Поэтому если срок хранения запрашиваемых документов к моменту проверки истек, вы вправе их не представлять. Допустим, при проверке в 2021 г. от вас уже не могут потребовать график отпусков за 2017 г. и ранее.

Если проверяющий запрашивает подлинники документов, составьте опись или акт приема-передачи оригиналов. В акте:

- запишите наименования и реквизиты переданных бумаг, количество листов;

- поставьте подпись руководителя или иного уполномоченного представителя работодателя с указанием должности, расшифровки подписи, даты и времени передачи документов;

- укажите, что передаваемые персональные данные сотрудников могут быть использованы лишь для целей проводимой проверки <32>.

Так вы всегда сможете отследить, не потерялись ли какие-то документы, а также подтвердить, что они у вас были.

Вручение акта проверки и прием возражений по нему

Когда все проверочные листы заполнены и проверка закончена, инспектор составляет акт проверки в двух экземплярах.

Акт может быть передан работодателю разными способами в зависимости от ситуации.

Ситуация 1. Акт проверки оформляется на территории работодателя. Тогда его вручают представителю проверяемого лица лично под расписку <33>.

Внимание! Трудинспектор не вправе требовать нотариально заверенные копии документов. Вполне достаточно обычного заверения в виде надписи "Копия верна" с подписью руководителя и даты заверения <34>. Кроме того, работодатель имеет право не предоставлять проверяющим <35>:

- документы, не относящиеся к предмету проверки;

- документы, имеющиеся в распоряжении иных госорганов <36> (например, лицензии, сведения из госреестров или из бухгалтерской отчетности, справки о наличии задолженности по налогам и страховым взносам).

Если представителя работодателя нет на месте или он отказывается дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом, документ отправят заказным письмом по почте с уведомлением о вручении не позднее 3 рабочих дней после составления.

Ситуация 2. Акт оформляется в территориальном органе Роструда. Тогда работодателя заблаговременно уведомляют о времени и месте вручения акта. Причем уведомить могут "любым доступным способом" <37>, то есть обязательное письменное извещение не предусмотрено, могут и по телефону сообщить, куда и когда явиться.

Если в такой ситуации представитель работодателя не явится в назначенное время за актом или откажется дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом, тогда документ отправят работодателю по почте заказным письмом с уведомлением о вручении не позднее 3 рабочих дней со дня, когда он должен был явиться за актом.

Отказ от получения акта проверки или его подписания ничего не даст. Если вы ставите свою подпись на акте, это лишь означает, что вы с ним ознакомились, и не влечет автоматического согласия с его содержанием.

Разумнее получить акт на руки и внимательно изучить все претензии проверяющих. Если вы не согласны с ними, об этом можно сразу сделать запись при подписании акта и начать готовить возражения по нему <38>.

На подачу возражений у вас 15 календарных дней с даты получения акта <39>. Письменно изложите, с чем вы не согласны по результатам проверки, как по существу, так и по формальным основаниям (например, проверка проведена неуполномоченными лицами, нарушены сроки проверки).

Ваши возражения можно составить на бланке компании в двух экземплярах. Один представьте в трудинспекцию, а второй оставьте у себя, предварительно проставив на нем в канцелярии отметку о приеме у вас документа.

По итогам рассмотрения материалов проверки с вашими возражениями вам могут выдать предписание об устранении нарушения. Например, если у вас в трудовых договорах нет условий о выплате зарплаты, инспектор вправе обязать вас оформить с работниками дополнительные соглашения, содержащие такие условия <40>.

* * *

Закон N 294-ФЗ, предусматривающий нынешнюю процедуру проверок, перестанет действовать в отношении трудовых проверок с 1 июля 2021 г. Трудовые проверки с этого момента будут регулироваться иным Законом <41>. Кардинально он не поменяет правила их проведения. А вот о тонкостях проверочной процедуры по обновленному законодательству мы поговорим ближе к началу следующего полугодия.

<1> п. 8 Постановления Правительства от 30.11.2020 N 1969 (далее - Постановление N 1969).

<2> п. 21 Положения, утв. Постановлением Правительства от 01.09.2012 N 875.

<3> п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства от 17.08.2016 N 806.

<4> пп. 1 - 3 Постановления N 1969.

<5> п. 4 Постановления N 1969.

<6> ст. 70, ч. 1 ст. 98 Закона от 31.07.2020 N 248-ФЗ.

<7> ч. 12 ст. 9 Закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (далее - Закон N 294-ФЗ); п. 53 Административного регламента, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 N 160 (далее - Регламент N 160); Письмо Минэкономразвития от 16.12.2011 N ОГ-Д09-2490.

<8> п. 52 Регламента N 160.

<9> утв. Приказом Роструда от 10.11.2017 N 655.

<10> п. 8 Положения, утв. Постановлением Правительства от 01.09.2012 N 875.

<11> п. 1 ч. 4, ч. 12 ст. 9 Закона N 294-ФЗ; Решение Забайкальского крайсуда от 29.02.2016 N 7-21-75/2016.

<12> ч. 1 ст. 14 Закона N 294-ФЗ; п. 48 Регламента N 160.

<13> пп. 1, 4 ч. 2 ст. 20 Закона N 294-ФЗ.

<14> пп. 54, 56 Регламента N 160.

<15> п. 49 Регламента N 160.

<16> п. 2 ст. 15 Закона N 294-ФЗ.

<17> п. 85 Регламента N 160.

<18> ч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ.

<19> ч. 1, 2 ст. 13 Закона N 294-ФЗ; п. 24 Регламента N 160; п. 4 Постановления N 1969.