ТК РФ И COVID-19: КАК ПЛАТИТЬ РАБОТНИКАМ
Пандемия внесла
коррективы чуть ли не во все сферы жизнедеятельности. И уж точно добавила
головной боли бухгалтерам по части того, как теперь оплачивать труд тех или
иных сотрудников. Надеемся, что данная статья принесет им в этой ситуации
больше пользы, чем традиционная таблетка цитрамона.
В стране объявлен карантин, а распространение коронавирусной инфекции признали обстоятельством непреодолимой силы. Как в такой чрезвычайной ситуации платить работникам? Рассмотрим самые распространенные ситуации.
Работник оформил больничный и не работал
Рассчитать пособие на карантине нужно в общем порядке. А вот оплачивают такое пособие с учетом Временных правил, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 18.03.2020 N 294. Действуют они до 1 июля.
Эти Правила распространяются исключительно на граждан, вернувшихся из пандемичных по коронавирусной инфекции регионов планеты, а также на проживающих совместно с ними лиц. Для остальных категорий заболевших временный порядок не применяют. Порядок вступил в силу 20 марта и будет действовать до 1 июля.
Чтобы получить карантинное пособие, гражданин должен зайти на сайт ФСС в сервис "Подать заявление на выдачу ЭЛН в случае карантина". Сделать это могут только те, кто зарегистрирован в единой системе идентификации и аутентификации, в том числе и те, кто зарегистрирован на сайте госуслуг.
Если у заболевшего или у совместно проживающих с ним лиц нет такой регистрации, то можно воспользоваться помощью людей, имеющих ее, - временные правила позволяют отправлять заявление за другое лицо. К заявлению нужно приложить:
- сканы отдельных страниц загранпаспорта (первого листа с фото и страниц с отметками о пересечении границы РФ);
- электронный билет, скан билета или иных документов, подтверждающих пребывание за границей (если в загранпаспорте нет соответствующих отметок).
Если больничный оформляют на лиц, которые проживают совместно с прибывшим из пандемичных стран, к заявлению прикладывают сканы документов, подтверждающих их совместное проживание.
После получения заявления ФСС должна передать его в медучреждение, которое оформит больничный сразу на 14 календарных дней.
Выплату по больничному пособию ФСС назначит после того как получит от организации, где работает сидящий на карантине человек, необходимые сведения.
В свою очередь, после получения из Фонда соответствующего запроса работодатель представит в ФСС сведения о работнике. Если работник сам сообщил работодателю номер своего электронного больничного - после того, как получит сообщение от работника.
В отличие от обычного больничного, который работодатель оплачивает после окончания срока его действия, пособие по дистанционно оформленному больничному листку работник получит частями в следующие сроки:
- за первые семь дней нетрудоспособности - в течение одного рабочего дня со дня получения от организации сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия. Но не позднее седьмого календарного дня временной нетрудоспособности;
- за последующие дни болезни - в течение одного календарного дня со дня окончания временной нетрудоспособности.
Карантинное пособие полностью оплачивается из средств ФСС.
Если работник вернулся из страны с опасной эпидемиологической ситуацией, он обязан самоизолироваться. Ответственность за нарушение самоизоляции предусмотрена как для работников, так и для работодателей. При определении ответственности власти могут руководствоваться законодательством о нарушении санитарно-гигиенических и противоэпидемических мероприятий (ст. 6.3 КоАП РФ).
Если нарушение самоизоляции повлекло массовое заболевание людей, может наступить уголовная ответственность.
Работник, уходящий на самоизоляцию, обязан получить больничный. Именно больничный является основанием для оплаты периода самоизоляции. Согласно Постановлению Правительства РФ от 18 марта граждане, прибывшие из неблагоприятных стран, могут получать больничные на 14 дней в упрощенном порядке через сайт госуслуг.
Родители детей до семи лет, которые не посещают детские сады и школы из-за карантина, также должны получить больничные листы. Работодатель не имеет права требовать от работника выхода на работу. Но он вправе требовать больничный лист. Работники, которые ушли на больничный, должны уведомлять об этом работодателя. Причем сделать это можно по электронной почте. По окончании больничного работник обязан выйти на работу или перейти на дистанционную работу.
Работник на карантине, но без больничного
В этой ситуации все зависит от того, может ли сотрудник работать удаленно. Если да - оформите ему дистанционную работу. При переводе сотрудников на удаленную работу необходимо оформить допсоглашения к трудовым договорам, разъясняет Роструд. Оплатить труд за время карантина надо, как за обычную работу в офисе.
Если же работник не может трудиться из дома и у него нет больничного на карантин, тогда это считается простоем. Причем возникшим по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя. Но несмотря на это, такой простой нужно оплатить.
Простоем считается время, в течение которого работник находился на работе, но не участвовал в процессе производства.
Простой может произойти:
- по вине работника (например, если действия работника вызвали поломку станка);
- по вине организации-работодателя, например из-за несвоевременной доставки материалов в цех. Роструд также считает, что за ситуацию, повлекшую отзыв лицензии и, следовательно, приостановку деятельности предприятия, вина лежит на работодателе;
- по иным причинам, не зависящим от работодателя и работника (например, вследствие чрезвычайных обстоятельств).
Время простоя по вине работника не оплачивается. Время простоя по вине организации-работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника.
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не ниже 2/3 часовой (дневной) ставки или месячного оклада работника.
Расходы по оплате времени простоя уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (ст. 265 НК РФ).
На время простоя работникам по их просьбе может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Предоставлять такой отпуск принудительно запрещается.
Порядок расчета заработной платы при простое зависит от формы оплаты труда.
Пример. Расчет зарплаты при простое исходя из месячного оклада
С 23 марта по 6 апреля 2020 года работник ООО "Космос" С.С. Петров не работал в связи с введением карантина.
Оклад Петрова - 50 000 руб.
В организации пятидневная рабочая неделя.
По приказу руководителя время простоя оплачивается в размере 2/3 оклада работников. В марте 21 рабочий день.
Заработная плата Петрова за период с 1 по 22 марта (14 рабочих дней) составит:
50 000 руб. : 21 дн. x 14 дн. = 33 333 руб.
Заработная плата Петрова за период с 23 по 31 марта (7 рабочих дней) составит:
50 000 руб. x 2/3 : 21 дн. x 7 дн. = 11 111 руб.
Общая сумма заработной платы Петрова за март составит: 33 333 руб. + 11 111 руб. = 44 444 руб.
Удаленная работа
Распространение коронавируса стало настоящим "живым" тестом на качество взаимоотношений между работником и работодателем. Далеко не все правила удаленной работы прописаны в законодательстве. Такого понятия, как "удаленная работа", в ТК РФ пока еще нет. Законодатели обещают исправить этот пробел, но изменения в ТК РФ вносятся не так быстро. На данный момент мы можем руководствоваться только имеющимися в Трудовом кодексе нормами. И не забываем, что многие вопросы по-прежнему решаются путем договоренностей между работником и руководителем.
Согласно опросу около 13% работодателей в России перевели работников на "удаленку". Но юридически это не так просто сделать. Компании перед сложным выбором. Есть несколько способов: строго по закону, но сложнее, а если попроще, то с рисками.
Изменить условия трудового договора с двухмесячным уведомлением из-за смены организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Это наиболее сложная процедура для работодателя.
Если все согласны, то можно просто подписать допсоглашение о том, что стороны меняют условия трудового договора (ст. 72 ТК РФ). В нем обязательно нужно указать, что трудовая функция выполняется вне офиса компании, по фактическому адресу проживания.
Справочно. Переход к дистанционной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем. Приказ о переводе на удаленную работу оформляют в произвольной форме.
Если вы решили перевести офисных сотрудников на удаленный режим работы, то к трудовым договорам с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе. В документе нужно указать следующие сведения: дату, с которой необходимо начать исполнение трудовых обязанностей удаленно; дату окончания "дистанционного" периода работы; иные существенные условия, если они изменяются на период удаленной работы (условия оплаты труда, перечень обязанностей, режим рабочего времени и др.).
Обратите внимание: дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу оформляют в двух экземплярах. Каждый экземпляр должен быть подписан работодателем и работником. Важно, чтобы документ был составлен именно в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Допсоглашение о переводе на дистанционную работу не имеет унифицированной формы.
Однако в этом варианте работника не предупреждают об изменениях за два месяца. Если он нарушит режим и спор дойдет до суда, то человек может вдруг сказать, что его "поставили перед фактом и дали подписать допсоглашение, а заранее не уведомляли". Неизвестно, как это воспримет суд и не признает ли допсоглашение недействительным. Кроме того, работодателя может оштрафовать трудинспекция, если решит, что уведомление было необходимо.
Работодатель может определить порядок, форму и периодичность отчета сотрудника о проделанной работе в положении о дистанционной работе или ином локальном нормативном акте.
Есть другие возможности. Многие компании выбирают их, потому что менять трудовой договор долго, сложно, а иногда и нецелесообразно. Если противоэпидемические мероприятия отменят через несколько месяцев, то придется готовить другие допсоглашения и проходить процедуру заново. Это значительная бюрократическая работа, если сотрудников в компании много.
Поэтому некоторые работодатели издают приказ об удаленной работе, если сотрудники не против трудиться из дома. Но надо помнить, что это спорный документ на случай защиты интересов работодателя, ведь условия трудовых договоров не менялись. Внутренние приказы - это распространенная, хотя и рискованная практика. Тем не менее в Москве многие работодатели прибегли именно к этому варианту.
А можно ли перевести сотрудников частично на удаленную, а частично на "стационарную" работу? Нет. В Трудовом кодексе нет такой возможности. О том, что он негибкий и не отвечает современным реалиям, говорят все эксперты. Глава о регулировании труда дистанционных работников появилась в 2013 году и состоит всего из пяти статей. Но Интернет и другие технологии развиваются очень быстро, появляется все больше возможностей не зависеть от конкретного места, но в то же время быть на связи. Набирает популярность смешанный режим работы. Например, четыре дня работать в офисе, а один - дома. Из-за последних событий возобновилась дискуссия о том, что это нужно закрепить в законе.
Обратите внимание! В России может появиться новый рабочий режим. Речь идет о неполной дистанционной занятости. Эту тему планируют обсудить в Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), которую курирует вице-премьер Татьяна Голикова. Новая форма занятости будет представлять собой совмещение работы в офисе и дистанционной работы. На сегодня законодательство позволяет выбрать только один формат. Поправки в ТК РФ позволят легализовать удаленный труд, на который работодатели сейчас переводят своих сотрудников из-за угрозы распространения коронавирусной инфекции.
Актуально. Могут ли снизить зарплату тем, кто перешел на "удаленку"? Нет, если человек продолжает делать ту же работу. Зарплата зависит не от места работы, а только от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (ст. 132 ТК РФ).
Как уволить на "удаленке"
Дополнительные основания для увольнения дистанционного работника можно указать в трудовом договоре.
Работодатель может обязать сотрудника присылать регулярные отчеты о работе, отвечать на письма или сообщения в определенное время. Как это делать и по каким каналам связи - нужно четко и подробно указать в допсоглашении к трудовому договору. Например, можно написать, что "работник обязан во время рабочего дня, то есть с 10:00 до 19:00, отвечать на все письма руководителя по электронной почте в течение 10 минут", а если не будет - это основание для увольнения. Нарушение помогут зафиксировать нотариальные осмотры электронной почты и запросы информации у телефонных операторов.
По некоторым основаниям уволить дистанционного работника нельзя. Например, за прогул. Ведь сложно доказать, что человек отсутствовал в определенном месте в рабочее время.
Еще ситуация: человек вернулся из зарубежного отпуска и остался дома на самоизоляции. Работать отказывается даже дистанционно. Уволить нельзя.
Нельзя мешать самоизоляции сотрудников, потому что в случае наступления тяжелых последствий и работнику, и работодателю может грозить ответственность по ст. 236 "Нарушение санитарно-эпидемиологических правил" УК РФ). Заставить человека работать тоже нельзя, если он не хочет. Здесь нужно оформить листок нетрудоспособности в связи с самоизоляцией, в котором будет указан код "03 - карантин". До этого нельзя увольнять за прогул, даже если человек не выходит на связь. В такой ситуации любой суд восстановит его в должности.
Выплаты из-за карантина такие же, как и по обычной болезни. Больничный на карантине по коронавирусу будут оформлять удаленно.
Что будет с сотрудниками, которые не могут трудиться
удаленно?
С 21 марта в Москве запретили пускать посетителей в фитнес-центры, бассейны, аквапарки и другие спортивные объекты. Без работы может остаться около 100 000 человек. По сообщениям разных СМИ, власти рассматривают возможность закрыть другие организации, если эпидемия разрастется. Власти информацию опровергают, но, по опыту европейских стран, подобный сценарий возможен.
В таком случае встанет вопрос, как быть с работой, которая предполагает физическое присутствие. Должны ли такие сотрудники получать деньги? Непреодолимая сила упоминается в Трудовом кодексе только в контексте освобождения работника от материальной ответственности, но ничего не говорится об освобождении от ответственности работодателя в случае наступления таких обстоятельств. Возможно, уяснить юридические последствия коронавируса помогут акты судебного толкования законов и акты публичной власти, которыми будут вводиться ограничительные меры.
Впрочем, в Трудовом кодексе есть статья, которая может подойти и под эти случаи. Это уже упомянутая ст. 157 "Оплата времени простоя" ТК РФ. Если вынужденный простой в труде не зависел от вины работника или работодателя, то он оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, должностного оклада пропорционально времени простоя. Как отмечают авторы комментариев к ТК РФ, простой - это временная приостановка работы по экономическим, техническим или организационным причинам. К числу причин, которые не зависят от сторон, относят непредвиденные или неустранимые обстоятельства. К ним вполне можно отнести карантин на фоне пандемии и сложной эпидемиологической обстановки.
Удаленный сотрудник работает на личном ПК:
выплачиваем компенсацию и выигрываем на налогах
На удаленной работе многие сотрудники используют свои домашние личные компьютеры. Поскольку удаленная работа не классифицируется как дистанционная, работник не обязан использовать для выполнения трудовых обязанностей свою домашнюю технику.
Конечно, какие-то оговорки могут быть вписаны в трудовой договор, но мы рассмотрим вариант, когда работник использует свой личный компьютер по своей инициативе и по договоренности с работодателем, а компания выплачивает ему компенсацию.
Законодательство разрешает работникам использовать свое личное имущество для выполнения трудовых обязанностей. Работодатель в этом случае может выплачивать работнику компенсацию, которая не облагается ни НДФЛ, ни взносами. В этом случае работник ничего не теряет в заработной плате, а работодатель экономит на налогах и страховых взносах.
Дополняем трудовой договор
Но чтобы этот вариант сработал и не вызвал претензий со стороны налоговиков, условия работы на своем ПК нужно прописать в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении о переводе на удаленную работу.
Только в этом случае компания обязана возмещать работнику расходы, связанные с использованием имущества, и выплачивать компенсацию. Кроме добавления в трудовой договор пункта об использовании работником личного имущества в договоре с работниками нужно установить размер компенсации.
Согласно ст. 188 ТК РФ размер компенсации должен быть установлен на основании письменного соглашения работника с работодателем.
НДФЛ и взносы с компенсации за использование личного ПК
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленные законодательством РФ, в частности связанные с исполнением трудовых обязанностей.
На основании абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все установленные законодательством виды компенсационных выплат, в частности связанные с выполнением трудовых обязанностей. Следовательно, если компенсационные выплаты за использование личного компьютера выплачиваются работнику в соответствии со ст. 188 ТК РФ, то есть на основании договора для выполнения своих рабочих функций, такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
К тому же эти затраты можно учесть при расчете налогооблагаемой базы по прибыли. Нужно только не забывать, что затраты должны быть документально подтверждены.
Условия, которые должны быть выполнены,
чтобы не пришлось платить НДФЛ и взносы
Для того чтобы не платить НДФЛ и взносы с сумм компенсаций за использование работником личного имущества, организация и работник должны собрать и иметь определенный пакет документов.
Копии документов, которыми можно подтвердить право собственности работника на используемое имущество: технический паспорт ПК, чек, который многие сохраняют в коробках, регистрационный номер.
Могут подойти, например, номер и данные регистрации компьютера на сайте производителя, сейчас большинство производителей ноутбуков требуют от покупателя создать аккаунт и зарегистрировать свою технику у них на сайте. Любые другие документы, которые подтвердят право собственности на ПК.
Расчет компенсации, который составляется в произвольной форме и подписывается обеими сторонами - работником и организацией.
Документы, которыми можно подтвердить фактическое использование компьютера в интересах работодателя. Это могут быть любые файлы, созданные на ПК, распечатанные либо отправленные в компанию по электронной почте.
Видео, созданное на личном компьютере, презентации и т.д. Любой файл содержит информацию о себе, где указано, кем и когда он создан. Даже без помощи системного администратора вы можете, подведя курсор к файлу, открыть правой кнопкой мыши сведения о документе. Дополнительным обоснованием для выплаты компенсации без уплаты НДФЛ и взносов у вас может быть позиция Минфина России, изложенная по этому вопросу в Письме от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672.
Обязательный медосмотр сорвала эпидемия:
можно ли допустить сотрудника к работе?
Работник (например, сотрудник магазина) не смог пройти обязательный медосмотр по независящим от него причинам. Поскольку хоть он и замечательный продавец и может даже то, чего не могут другие, но эпидемии ему еще не подчиняются. В общем, коронавирус помешал. Что делать работодателю - отстранить работника или пусть работает, раз возможности пройти медосмотр нет? Роструд предлагает такой вариант: отправить работника домой на 2/3 зарплаты.
Обратите внимание! Работодатель обязан отстранить от работы сотрудника, который в установленный срок не прошел обязательный периодический медицинский осмотр. Поскольку в описанной ситуации работник не прошел медосмотр не по своей вине, период отстранения должен ему оплачиваться как за простой (в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя). Вины работодателя в непроведении медосмотра также не имеется, что исключает возможность его привлечения к административной ответственности по ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Кто обязан проходить медицинские осмотры
Про магазины - это мы, конечно, "сузили радиус". Медицинский осмотр обязаны проходить:
- работники, которым еще не исполнилось 18 лет (ст. 69, 266 ТК РФ);
- работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда (ст. 213 ТК РФ, Приказ N 302н);
- работники пищевой промышленности, торговли и общепита (ст. 213 ТК РФ);
- сотрудники лечебно-профилактических и детских заведений (ст. 213 ТК РФ);
- работники водопроводных сооружений (ст. 213 ТК РФ);
- работники ведомственной охраны (ст. 213 ТК РФ);
- работники автотранспорта, железнодорожного транспорта, авиации (ст. 213 ТК РФ);
- работники спорта (ст. 213 ТК РФ); работающие вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ);
- работники Крайнего Севера и приравненных к нему областей при переезде из других местностей (ст. 324 ТК РФ);
- работники, занятые на подземных работах (ст. 330.3 ТК РФ).
По законам пандемии
Согласно ст. 76 ТК РФ работодатель обязан отстранить от работы (не допускать к работе) работника, не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр. Причем период отстранения от работы не оплачивается. Но в связи с пандемией в некоторых регионах медицинские учреждения не проводят предварительные и периодические медосмотры работников.
Эксперты сервиса Роструда "Онлайнинспекция.рф" разъясняют: решение о приостановлении проведения профилактических медицинских осмотров и диспансеризации на территории конкретного субъекта РФ должно быть принято соответствующим органом исполнительной власти субъектов РФ в сфере охраны здоровья.
Например, п. 3.2 Приказа Департамента здравоохранения г. Москвы от 13.03.2020 N 201 руководителям медицинских организаций государственной системы здравоохранения г. Москвы, оказывающих первичную медико-санитарную помощь, предписано обеспечить отмену на время действия этого Приказа плановой диспансеризации населения, профилактических медицинских осмотров.
Если в вашем регионе аналогичное решение принято, то решение работодателя о переносе проведения медосмотра работников будет правомерным.
После возобновления лечебным учреждением процесса проведения обязательных медосмотров работодатель должен будет направить таких работников на медосмотр.
Ребенок работника на карантине. Как платить родителю?
В этой ситуации родитель может оформить больничный по уходу на здорового ребенка в возрасте до семи лет. Основанием будет справка из детсада о том, что объявлен карантин.
В строке "Причина нетрудоспособности" больничного листа врач укажет код "03" (карантин).
Пособие по такому листку нужно рассчитать так же, как и обычное пособие по болезни самого работника. Обратите внимание: все календарные дни освобождения от работы в связи с карантином пособие оплачивают только за счет средств ФСС. Карантин - это не уход за больным ребенком. Значит, для выплаты пособия в этом случае не действуют: ограничение по размеру пособия, то есть все дни такого больничного оплачиваются с учетом страхового стажа работника; лимит оплачиваемых дней в течение года. Следовательно, на количество дней карантина не нужно уменьшать годовой лимит оплачиваемых дней по уходу за больным ребенком.
А вот если карантин в школе, то родителю больничный не положен. Но и из этой ситуации можно найти выход.
Трудовой кодекс не предусматривает того, чтобы работодатель разрешил сотруднику сидеть дома в связи с тем, что школа закрыта. Первое, что должен сделать такой родитель, - предупредить об этом своего работодателя.
Вот варианты возможного выхода из чрезвычайной ситуации:
- отпуск за свой счет;
- ежегодный оплачиваемый отпуск вне графика, если "разрешает" работодатель.
Оплатить нужно будет: обычные отпускные; дополнительное соглашение к трудовому договору о работе на условиях неполного рабочего времени.
Справочно. С инициативой обеспечить родителей детей до 14 лет, которые вынуждены остаться дома из-за введения карантина, больничными листами для присмотра за детьми выступил Национальный родительский комитет (НКР). Власти не услышали.
Риски работодателя при оформлении отпусков
добровольно-принудительно
Принудительный отпуск - мера, которой часто пользуются работодатели, попав в критически сложную экономическую ситуацию. Как попытаться соблюсти закон, чтобы не попасть под "каток" административной и уголовной ответственности?
Вынужденный отпуск за свой счет
Вынужденный отпуск в чрезвычайных ситуациях означает отпуск работника за свой счет. В соответствии со ст. 128 Трудового кодекса в отпуск за свой счет можно уйти сотруднику только по его заявлению по семейным обстоятельствам или прочим уважительным причинам. Поэтому наличие заявления работника с указанием и объяснением личных уважительных причин в нем - единственный повод для такого отпуска.
В условиях кризиса компании вынуждены уменьшать свои расходы, нередко им приходится действовать в нарушение ТК РФ и отправлять работников в отпуска принудительно.
Трудовым законодательством не предусмотрена возможность отправить в неоплачиваемый отпуск сотрудника в связи с обстоятельствами, связанными с бедственным или иным сложным положением работодателя. Значит, незаконно просить сотрудников идти в такой принудительный отпуск.
Если руководитель компании "подталкивает" работника к написанию заявления, он может пожаловаться в трудовую инспекцию и компанию, несомненно, оштрафуют. Чтобы не доводить до разбирательств, лучше договариваться в сложных ситуациях. А для того чтобы уменьшить конфликты по оплате труда в сложных условиях, компании нужно вводить гибкие формы оплаты труда.
Если работодатель всячески подводит подчиненного к написанию такого заявления, тот имеет полное право обратиться в трудовую инспекцию, в прокуратуру и даже в суд. Поэтому надежнее всего договариваться с работниками.
Второй вариант, который руководству фирмы не мешало бы продумывать заранее, - гибкие системы оплаты труда. Если у компании зарплата разумно разделена на оклад и разного рода премии и компенсации, организация в любой момент может перейти на оптимизацию ФОТ, ограничив выплаты работникам премий и компенсаций. Да, это может быть цинично, но никакая компания не может быть щедрой просто так, без роста доходов и увеличения числа клиентов.
В тех случаях, когда заработная плата делится на части (оклады, премии, компенсации, надбавки) либо введена сдельная система оплаты труда, можно легко "управлять" ФОТ и не придется устраивать длительных и иногда затратных разбирательств с работниками.
Как могут наказать
Если компания принудительно отправит работника в вынужденный отпуск, а он пожалуется в трудовую инспекцию, компанию и ее руководство накажут по ст. 5.27 КоАП РФ:
- должностных лиц - штрафом в размере от 1 000 до 5 000 рублей (за повтор правонарушения - штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет);
- предпринимателя - штрафом в размере от 1 000 до 5 000 рублей (за повтор правонарушения - штраф от 10 000 до 20 000 руб.);
- юридическое лицо - штрафом от 30 000 до 50 000 рублей (за повтор правонарушения - штраф от 50 000 до 70 000 руб.).
Но одним административным штрафом дело может не ограничиться.
Отпуск за свой счет из-за отсутствия работы - это нарушение работодателем ст. 22 Трудового кодекса - необеспечение человека работой, обусловленной трудовым договором.
Если работник обратится в суд, судьи могут расценить время его нахождения в таком вынужденном отпуске как простой по вине работодателя.
Простой, как известно, подлежит оплате в размере не менее 2/3 средней заработной платы. С работодателя взыщут и неполученный заработок, и компенсацию морального вреда, и оплату услуг представителя.
Как провести сокращение зарплат сотрудников
Метод, понятное дело, из разряда "непопулярных". Тем не менее очевидно, что эту самую популярность он будет набирать с каждым днем.
Карантин в стране вынуждает многих работодателей экономить. Серьезное снижение прибыли заставляет сокращать штат или снижать заработную плату своим сотрудникам. Рассмотрим, когда можно на законных основаниях уменьшить оклад по инициативе работодателя.
Из чего состоит зарплата
Чтобы уменьшить заработную плату работникам, нужно сначала разобраться, из чего она состоит.
Зарплата может состоять:
- из оплаты за выполнение должностных обязанностей - оклада. Это, так сказать, минимум;
- компенсаций;
- стимулирующих выплат и премий.
Без причин уменьшить оклад работнику нельзя. Основная проблема в снижении оклада в том, что зарплата является одним из условий трудового договора. А без согласия сотрудника условия меняться не могут.
Конечно, идеально, если работник согласится на изменение трудового договора. Тогда работодатель просто подпишет дополнительное соглашение и приказ об изменении оклада. Но редко бывает, что работник соглашается на это.
Обратите внимание! Если трудовая функция работника, режим его рабочего времени, характер работы и прочие факторы, влияющие на размер оплаты труда, остаются без изменений, уменьшить оклад не получится.
Что говорит Трудовой кодекс
Трудовой кодекс запрещает работодателям предпринимать действия, которые ухудшают положение работников.
Однако ст. 74 ТК РФ разрешает работодателю уменьшить оклад в одностороннем порядке при наличии организационных и технологических преобразований в структуре трудового процесса на предприятии. Но в этом случае нужно еще доказать изменения условий труда.
К организационным преобразованиям относят:
- изменения в системе управления предприятием;
- внедрение новых форм трудовых взаимоотношений (арендные, подрядные, бригадные);
- пересмотр системы нормирования труда.
В число технологических изменений входят:
- переход на более эффективные производственные технологии;
- внедрение усовершенствованного оборудования;
- переустройство рабочих мест;
- разработка новой продукции;
- нововведения в технологических регламентах.
Если организационно-технологические преобразования действительно происходили, то работодатель должен письменно уведомить сотрудника о своем намерении понизить заработную плату за два месяца.
Как уменьшить оклад
Снизить оклад можно по соглашению сторон, т.е. договориться с сотрудником, которому планируется понизить окладную часть заработка. Многие мелкие компании ставят минимум в оклад, а остальную часть выплачивают в виде различных компенсаций, тем самым экономя на страховых взносах. Работник при этом не теряет в деньгах. Пример: оклад работника составляет 40 000 руб. В планах работодателя 25 000 руб. сделать окладом, а 15 000 руб. - компенсациями на питание и проезд.
Работодатель может использовать результаты различных аттестационных испытаний для уменьшения фиксированной части зарплаты. Это связано с тем, что по итогам аттестации или профэкзамена может быть доказана недостаточная компетентность работника и принимается решение о понижении его в должности.
Еще один вариант - установление неполного рабочего времени (ст. 93 ТК РФ). При работе на условиях неполного рабочего времени зарплата зависит от выполненного объема работ.
Что нужно сделать работодателю:
- заранее проинформировать работников;
- издать распоряжения;
- заключить допсоглашения.
Взять на заметку
Для руководителей небольших компаний можно порекомендовать:
- установить оклад в размере МРОТ или чуть выше;
- все премии и надбавки к зарплате прописывать в отдельном положении о премировании. Ведь его можно пересмотреть;
- не устанавливать размер премиальной части в трудовом договоре.
Сейчас, в нестабильное время, власти пристально следят за соблюдением прав работников. И в большинстве случаев суды встают на их сторону.
Как увольнять по сокращению
Метод, конечно, самый крайний, но в настоящее время от него не застрахован никто. Обычно сокращение численности или штата проводят, когда у организации снижается объем работы или меняется направление деятельности. Причиной сокращения персонала могут стать и любые форс-мажорные обстоятельства. Процедура увольнения персонала по сокращению не самая простоя и уж точно не дешевая для компании. Любое нарушение правил увольнения может обернуться судебным разбирательством. А в судах в 99 случаях из 100 выигрывают работники, если их увольнение провели с нарушением.
Основания для сокращения численности или штата в законодательстве не прописаны. А вот сам порядок увольнения по сокращению регламентирован трудовым законодательством. Если его не соблюдать, увольнение могут признать незаконным.
Сокращение численности или штата?
Сокращение численности или штата работников - одно из оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При сокращении штата сокращают должности.
При сокращении численности по определенной должности уменьшают количество сотрудников (например, отпадает надобность в трех водителях).
Приказ о сокращении
Процедура сокращения начинается с приказа. Специальной формы документа нет, его можно издать в произвольной письменной форме. Тем не менее это документ, и в нем нужно отразить все важные моменты:
- причины сокращения численности (штата);
- должности, подлежащие сокращению;
- ответственных за проведение процедуры сокращения;
- сроки проведения мероприятий по сокращению;
- другую необходимую информацию.
Кого нельзя сокращать
При сокращении численности или штата нельзя сокращать:
- беременных женщин;
- женщин, имеющих ребенка в возрасте до трех лет;
- одиноких матерей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или ребенка в возрасте до 14 лет;
- лиц, воспитывающих без матери ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
- единственных кормильцев ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или ребенка в возрасте до трех лет в семье, где трое и более малолетних детей, если второй родитель (законный представитель) не работает;
- работников, которых нельзя увольнять по итогам оценки преимущественного права;
- находящихся на больничном или в отпуске на день увольнения (дату увольнения в таком случае необходимо перенести).
Могут быть и редкие случаи запрета на сокращение. И прописаны они не в Трудовом кодексе, а других федеральных законах. Например, нельзя сокращать работника, являющегося членом избирательной комиссии с правом совещательного голоса, в период избирательной кампании (п. 19 ст. 29 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ).
Преимущественное право на оставление на работе при сокращении штата может определить один работник (руководитель или кадровик). Однако, чтобы избежать обвинений в субъективности, можно создать комиссию по оценке преимущественного права при сокращении численности (штата) и оформить результаты оценки. Все эти мероприятия нужно документировать (приказ о создании комиссии, протокол с результатами оценки).
Уведомление о сокращении
О предстоящем сокращении численности или штата работников необходимо уведомить самих работников, а также органы службы занятости и профсоюз. Все эти уведомления составляются в простой письменной форме.
Срок уведомления составляет, как правило, не менее двух месяцев до начала увольнения работников по сокращению (ч. 1 ст. 82, ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
В службу занятости нужно направить информацию о каждом сокращаемом работнике (должность, профессия, специальность и квалификационные требования, условия оплаты труда).
Если в организации есть профсоюз и сокращаемый работник - член профсоюза, нужно учесть мотивированное мнение выборного органа профсоюзной организации (ч. 2 ст. 82 ТК РФ).
В уведомлении для профсоюза рекомендуется указать основные сведения:
- Ф.И.О. работников, подпадающих под сокращение;
- наименования их профессий, должностей или специальностей; дату уведомления (с учетом установленного срока);
- ссылку на приказ о проведении мероприятий по сокращению численности и штата. Копию этого приказа рекомендуем приложить к уведомлению.
Работника необходимо письменно уведомить о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
Справочно. Проект поправок в Трудовой кодекс, разработанный Минтрудом России, предлагает наделить Правительство правом определять срок уведомления работника о предстоящем увольнении по сокращению штата или в связи с ликвидацией организации в условиях эпидемии. Один из вариантов законопроекта предполагает увольнение в двухнедельный срок с предварительным уведомлением сотрудника и выходным пособием, но без сохранения зарплаты на время трудоустройства. Маловероятно, что данный законопроект примут. Слишком велики риски для работников. Власти не пойдут на такие изменения, особенно сейчас. Так что надеяться на этот документ работодателям особенно не стоит.
При отказе работника подписать уведомление о сокращении нужно составить акт об отказе от подписи в присутствии не менее двух свидетелей. Такой акт будет подтверждать, что работнику сообщили об увольнении.
Составляя письменное уведомление работника о предстоящем расторжении с ним трудового договора в связи с сокращением, нужно указать в нем следующую основную информацию:
- Ф.И.О. и должность работника, которому вы адресуете уведомление;
- причину увольнения работника;
- реквизиты приказа о сокращении;
- предложение работнику представить документы, подтверждающие наличие у него противопоказаний к определенным работам. Это позволит исполнить требования ч. 3 ст. 81 ТК РФ при предложении вакансий;
- предложение работнику дать согласие надо срочное расторжение трудового договора (с учетом установленного порядка).
Как уведомить работника о вакансиях
Предлагаемые вакансии должны одновременно отвечать следующим условиям:
- работник сможет выполнять работу с учетом его состояния здоровья;
- это может быть как вакантная должность или работа, соответствующая квалификации работника, так и вакантная нижестоящая должность или нижеоплачиваемая работа;
- вакансии должны быть в данной местности (в том числе и в филиалах).
Вакансии в другой местности предлагаются, только если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Если подходящих вакансий нет, нужно уведомить работника об их отсутствии. Такое уведомление составляется в произвольной письменной форме.
Увольнение работника по сокращению
Приказ об увольнении по сокращению численности (штата) оформляется в том же порядке, что и при увольнении по иным основаниям.
В трудовую книжку (в случае ее ведения) запись об увольнении по сокращению численности (штата) вносится по тем же правилам, что и другие записи об увольнении по инициативе работодателя.
Риски работодателя при сокращении персонала
Вообще законное сокращение персонала во время пандемии коронавируса практически невозможно. Как отметил Михаил Мишустин, увольнения сотрудников в сложившейся экономической ситуации должны быть крайними мерами. Иначе к вам могут нагрянуть трудовая инспекция, ФНС и прокуратура.
Работодатель не вправе по собственной инициативе уволить работника, который находится на больничном из-за коронавируса (ст. 81 ТК РФ).
Кроме того, не нужно забывать, что работника надо предупредить о предполагаемом сокращении численности (штата) письменно не менее чем за два месяца. А также предложить любую другую работу, даже если она менее квалифицирована и ниже оплачивается. Иначе может возникнуть спор о законности увольнения.
Если такой работник направится в суд с жалобой, то, скорее всего, он будет восстановлен. Кроме того, работодателю придется выплатить ему заработную плату за время вынужденного прогула исходя из его средней заработной платы.
Поэтому, если вы планировали сокращение штата, но сотрудники ушли на карантин, придется подождать.
Обратите внимание, что власти во время пандемии коронавируса будут пристально следить за рынком труда и за выплатой зарплаты. Взять хотя бы увольнение по соглашению сторон или по желанию работника. Если работник находится на больничном из-за карантина, вы можете его уволить по соглашению сторон или по его собственной инициативе при условии, что у кадровика есть соответствующее заявление работника. В противном случае увольнение будет незаконно. Почему?
Заявление должно быть подано работником не менее чем за две недели до предполагаемой даты увольнения. Минтруд России в Письме от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773 разъясняет, что при применении ст. 80 Трудового кодекса, то есть при расторжении трудового договора по инициативе работника, электронный документооборот не предусмотрен. Поэтому направить это заявление по электронной почте в виде документа, подписанного электронной подписью, нельзя. Заявление должно быть на бумаге.
Так, если работник захотел уволиться во время больничного из-за коронавируса, попросите его отложить увольнение до того, как он выйдет на работу после карантина.
Как видим, способов для "оптимизации" оплаты труда в сложный для всех период достаточно много. Есть, как говорится, из чего выбирать. Другое дело, что далеко не все они понравятся работникам. Да и позиция трудинспекторов со служителями Фемиды тоже не слишком единообразна. Но иных выходов, кроме "кредитов до зарплаты", которые все равно придется отдавать, власти компаниям пока не предложили. А где взять деньги - не сказали.
Материал подготовлен
при участии экспертов бератора
"Практическая энциклопедия бухгалтера"
Подписано в печать
06.04.2020
29 Мая 2020
разработка сайта