ТОП-5 ЗАБЛУЖДЕНИЙ КАДРОВИКОВ
В любой сфере можно встретить заблуждения. Есть они и среди кадровых специалистов. Причем отнюдь не безобидные - грозящие административной ответственностью. Рассмотрим те из них, с которыми чаще всего можно столкнуться на различных форумах для кадровиков. В частности, о том, что работника, не явившегося на работу, нужно обязательно привлечь к ответственности, чтобы не платить за дни отсутствия на работе; если отсутствие работника не было заактировано, то день придется в любом случае оплатить; зарплата директора должна быть выше, чем у других работников; на офисных сотрудников можно "повесить" полную матответственность за оргтехнику и пр. Дадим работодателям конкретные рекомендации, как избегать спорных ситуаций и на какую судебную практику можно ориентироваться.
1. Работника, не явившегося на работу,
необходимо привлечь к ответственности
Как гласит ч. 1 ст. 192 ТК РФ, за совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.
Бытует весьма распространенное мнение, что если работник не явился на работу, необходимо обязательно составить акт о его отсутствии. Возможно, что подобное утверждение появилось благодаря исполнительным специалистам отделов кадров, которые заблаговременно готовят необходимую документацию для последующего привлечения работника к дисциплинарной ответственности. И действительно, актирование отсутствия сотрудника необходимо, если работодатель хочет наказать прогульщика. Однако акт не является единственно возможным способом фиксации такого нарушения. Во многих организациях используются системы контроля доступа на рабочее место, которые позволяют проверить, проходил ли сотрудник на работу в конкретный день или нет, что устраняет необходимость создавать комиссию и приходить на рабочее место отсутствующего работника для составления акта.
Однако нередки ситуации, когда руководитель не планирует наказывать работника за отсутствие. Причин тому может быть много, и они совершенно не важны. Нужно понимать - имеет ли право работодатель не наказывать прогульщика и должен ли он в любом случае оформить отсутствие или достаточно в табеле проставить неявку.
Из процитированной выше ст. 192 ТК РФ видно, что привлекать или не привлекать к дисциплинарной ответственности провинившегося работника - право, а не обязанность работодателя. Более того, работодатель может не только не применять к работнику дисциплинарного взыскания, но и вообще не предпринимать каких-либо действий по фиксации и расследованию происшествия, которое можно было бы признать дисциплинарным проступком.
Обязанности выяснять причины отсутствия работника закон на работодателя не возлагает. На случай, если работодатель решит применить меры дисциплинарного взыскания, ТК РФ установлена процедура привлечения сотрудника к ответственности, с обязательным запросом у него письменного объяснения случившегося. Работнику гарантировано право представить объяснение и подтверждение уважительности причин происшествия. Таким образом, если работник имеет какие-либо уважительные причины отсутствия на работе, например он был нетрудоспособен, вызван для исполнения каких-либо обязанностей, дающих право не присутствовать на работе, то он вправе представить соответствующий документ работодателю и отсутствие по невыясненным обстоятельствам в табеле должно быть изменено на указание соответствующей причины.
Судебная практика. Право работодателя не привлекать работника к ответственности подчеркивает и Верховный Суд РФ в постановлении от 16.12.2016 N 78-АД16-38: "Применение к работнику мер дисциплинарной ответственности является правом, а не обязанностью работодателя, производится в законодательно установленном порядке".
Однако работодатель должен понимать, что если уж было решено не расследовать причины отсутствия работника, не оформлять дисциплинарный проступок и не привлекать сотрудника к ответственности, то по истечении установленных ст. 193 ТК РФ сроков наказать работника будет уже нельзя.
2. Отсутствие работника на работе,
не актированное как прогул, должно быть оплачено
Из рассмотренного выше вопроса о фиксации отсутствия сотрудника на работе напрямую следует другое, еще более распространенное заблуждение. Некоторые специалисты сферы кадрового делопроизводства полагают, что если отсутствие работника не было зафиксировано как прогул и не была соблюдена процедура привлечения работника к ответственности, то время его отсутствия подлежит оплате. Вообще вопросы оплаты за период любого отсутствия на практике часто вызывают споры - отметка в табеле учета рабочего времени "НН" не дает покоя ни кадровикам, ни бухгалтерам, которые часто не могут понять, как им действовать в дальнейшем.
Действительно, в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, которым утверждена унифицированная форма N Т-12 табеля учета рабочего времени <1>, предложено до установления основания отсутствия работника проставлять "НН" - неявка по невыясненным обстоятельствам (до их выяснения). Однако обязанность работодателя устанавливать причины и обстоятельства неявки работника нигде не установлена.
Таким образом, "НН" может оставаться проставленной в табеле учета рабочего времени столько, сколько необходимо, вплоть до корректировки табеля в связи с выяснением обстоятельств. При этом конкретные причины отсутствия могут быть установлены любым способом - по инициативе работодателя либо по инициативе работника, по сообщению третьих лиц или компетентных органов и иных уполномоченных организаций (в случае смерти работника, например). И только после выяснения обстоятельств производится необходимая корректировка табеля.
Соответственно, главный вопрос, возникающий в данном случае, - должны ли работодатели оплачивать работникам дни, отмеченные в табеле рабочего времени как отсутствие по невыясненным обстоятельствам? Ответ в данном случае однозначен - безусловно, нет.
Напомним, что такое заработная плата.
Фрагмент документа. Статья 129 "Основные понятия и определения" ТК РФ
Заработная плата (оплата труда работника) - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
То есть зарплата - это прежде всего вознаграждение за труд. Отсутствие на работе, разумеется, трудом не является, соответственно, оплате подлежать не может. Подтверждает этот вывод и ч. 3 ст. 155 ТК РФ, которая устанавливает, что в случае невыполнения норм труда, неисполнения трудовых (должностных) обязанностей по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы. Нормы труда бывают различными, в том числе и в виде норм времени. Если работник должен работать в какой-то конкретный день, но на работу не вышел, то отсутствие его на работе является невыполнением нормы времени и оплате не подлежит. Работодатель же согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Таким образом, когда при учете рабочего времени выявляется, что кто-то из работников отсутствовал на рабочем месте, оплата за труд в эти дни не производится.
Законом предусмотрен ряд гарантий сотрудникам, отсутствующим на рабочем месте вынужденно, по определенным обстоятельствам. К таким гарантиям относятся сохранение рабочего места и сохранение заработка, выплата пособий и т.п., но в данном случае мы имеем дело уже не с оплатой труда, а с гарантийными выплатами. Так, сотруднику, отсутствовавшему по болезни, работодатель начислит пособие по временной нетрудоспособности, как только он представит соответствующий документ; работнику, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком, - также пособие; работнику, отсутствовавшему в связи с прохождением медосмотра, - сохранит средний заработок. В случае выполнения работником государственных обязанностей время отсутствия будет оплачивать государственный орган, привлекший работника к исполнению обязанностей, а работодатель только сохраняет за работником рабочее место и т.д.
Из вышесказанного следует простой вывод: оплате подлежит именно труд работника. Отсутствие на рабочем месте оплачивается только в случаях, прямо предусмотренных законом. Каких-либо требований дополнительно фиксировать отсутствие работника (помимо учета рабочего времени), в т.ч. актировать, привлекать к дисциплинарной ответственности для того, чтобы не платить работнику заработную плату, закон не устанавливает. Однако тут необходимо иметь в виду, что в случае спора, дошедшего до суда, составленный акт (помимо данных автоматической системы контроля, например используемых в организации электронных пропусков) будет являться дополнительным доказательством того, что работодатель законно не оплатил сотруднику день неявки на работу. И конечно, лучше им обзавестись.
Разумеется, если работодатель учел день отсутствия работника, не оплатил его, а сотрудник впоследствии представит документ, согласно которому имеет право на какую-либо выплату (пособие, сохранение заработка), то работодатель обязан будет произвести перерасчет и выплатить положенные суммы работнику.
3. Зарплата генерального директора должна быть выше,
чем у других работников
При составлении штатного расписания, особенно у вновь созданных небольших компаний, иногда возникает вопрос о том, как определять размер оплаты труда руководителя и других работников. Распространено мнение, что заработная плата руководителя должна быть выше, чем у других сотрудников. Истоки этого мнения идут, вероятно, из регулирования оплаты труда в бюджетных организациях, где, действительно, устанавливаются предельные коэффициенты соотношения заработной платы руководителей и рядовых работников <2>. Однако для обычных коммерческих организаций подобного требования нет, и предприниматели вправе свободно распределять фонд оплаты труда по собственному усмотрению.
Более того, обычно изменить размер зарплаты руководителя вслед за ростом доходов компании или ростом инфляции сложнее, чем рядовых работников. Последним в большинстве случаев руководитель может поменять размер оплаты труда приказом на основе заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору (если внутренними документами компании не установлены какие-либо процедурные ограничения). Самому руководителю изменить условия оплаты труда может орган, его избравший (назначивший). Как правило, это общее собрание участников/акционеров либо совет директоров (наблюдательный совет), если подобные полномочия включены в его компетенцию. Созвать заседание совета директоров - относительно несложная задача, но созвать внеочередное общее собрание участников (акционеров) с соответствующей повесткой дня - дело не такое быстрое, требующее соблюдения определенных сроков и формальностей.
В связи с подобными организационными моментами вполне может сложиться ситуация, когда оклады работников уже повышены решением руководителя, а оклад самого руководителя остается прежнего размера, ниже, чем у некоторых других работников. Какого-либо нарушения в этом нет и быть не может.
4. Лишение премии - право работодателя
Вопросы материального стимулирования сотрудников (как положительного, так и негативного в виде лишения части денег, на которые работники рассчитывали) весьма актуальны в практике трудового права. Действительно, одним из самых действенных инструментов управления персоналом является система премирования, позволяющая варьировать размер зарплаты в зависимости от результатов труда, допущенных промахов и достигнутых результатов.
В целом за последнее десятилетие работодатели уже уяснили, что нельзя вводить такие желанные, но совершенно незаконные денежные штрафы работников. Однако стремление "наказать рублем" осталось, и игра переместилась на поле системы премирования. Самым распространенным заблуждением в данной сфере является идея о том, что лишить премии можно каждого работника в любом случае по усмотрению руководителя. Однако это не всегда верно.
Для определения того, можно ли работнику не начислять премию (или начислить ее в уменьшенном по сравнению с базовым размере), необходимо обратиться к тем документам, которые регулируют систему премирования у работодателя.
Премия - весьма неоднозначно сформулированное законодателем явление. С одной стороны, она упоминается в ч. 1 ст. 129 ТК РФ, дающей определение заработной платы (см. фрагмент документа на с. 13).
То есть премия является частью заработной платы, стимулирующей выплатой поощрительного характера (входит в систему оплаты труда). Если премирование персонала носит периодический (а не разовый) характер, закреплено в локальных нормативных актах и/или трудовом договоре, то начисление работнику премии ставится в зависимость от формулировок указанных документов. Соответственно, если в ЛНА работодателя и/или трудовом договоре с сотрудником установлены критерии и условия премирования, то лишение премии или ее уменьшение придется обосновывать. Необходимо собрать доказательства того, что работник не выполнил условия премирования и результаты его труда не соответствуют установленным критериям. Если же условия начисления прописаны недостаточно конкретно, не установлен перечень оснований, при которых размер премии может быть снижен, либо премия вовсе не начисляется, лишить работника части или всей премии без рисков возникновения споров с самим сотрудником и проверяющими не получится.
Произвольно не премировать работника, не опасаясь негативных последствий, можно, только когда изначально установлено, что премия выплачивается сугубо по усмотрению руководства, разово, не системно, с целью именно поощрить работника в связи с каким-либо событием или отдельным достижением.
Аналогичная позиция изложена Рострудом в информации от 10.12.2018 "О порядке определения и начисления премиальных выплат".
Фрагмент документа. Информация Роструда от 10.12.2018 "О порядке определения и начисления премиальных выплат"
Трудовой кодекс Российской Федерации не устанавливает обязательных требований о наличии у работодателя систем премирования, а также о выплате премии как обязательной ежемесячной премии. Вместе с тем если работодателем самостоятельно определена система премирования, то он уже обязан соблюдать закрепленный в ней порядок и условия выплаты премии, и нарушение отдельных положений такого локального нормативного акта может повлечь наступление административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Таким образом, если в качестве наказания работника планируется лишить его премии (полностью или частично), то следует внимательно изучить ЛНА, трудовой договор и определить, возможно ли это без соблюдения дополнительных условий, просто путем невключения его в приказ о премировании или корректировки размера выплаты. Либо необходимо составить документы, касающиеся результатов работы сотрудника за отчетный период, его вклада в общую работу, коэффициента премирования, на который он может рассчитывать, об основаниях снижения причитающейся ему премии или ее невыплаты вовсе.
5. С сотрудниками, работающими на компьютерах,
необходимо заключать договоры о полной матответственности
Работодатели вкладываются в организацию производственного процесса в полной мере. Поэтому вполне разумным является желание обеспечить сохранность имущества, приобретенного для обеспечения работникам условий труда. С этой целью в трудовые договоры включается обязанность бережно относиться к имуществу работодателя.
Обратимся к ТК РФ.
Фрагменты документа. Трудовой кодекс Российской Федерации
Статья 238 "Материальная ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю"
Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.
Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
Статья 241 "Пределы материальной ответственности работника"
За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
Таким образом, по общему правилу материальная ответственность работника ограничена размером его заработка, что не всегда отвечает интересам работодателя. Зачастую работодатели стремятся полностью переложить все риски возможной порчи или уничтожения имущества на сотрудников, которые в работе эксплуатируют имущество работодателя.
Для этого компании нередко заключают договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Согласно ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба может возлагаться на работника в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. Положения о таком договоре конкретизируются в ст. 244 ТК РФ. Однако при применении этой нормы кадровики и руководители организаций подчас упускают из виду, что не с каждым работником можно заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
В своей практике мы встречали случаи, когда подобные договоры были заключены с секретарем, системным администратором и даже руководителем отдела персонала. Мотивировали работодатели это тем, что сотруднику для работы в помещении работодателя предоставляется дорогостоящая и хрупкая компьютерная техника. Обеспечить ее сохранность он должен под угрозой полного возмещения работодателю ущерба в случае порчи имущества.
Однако существует серьезное препятствие для заключения договоров о полной индивидуальной материальной ответственности в рассмотренных случаях. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться только с сотрудниками:
- непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество;
- должности или виды работ которых включены в соответствующие перечни <3>.
<1> Ею до сих пор пользуются многие работодатели, закрепив применение данной формы во внутренних документах в установленном порядке.
<2> См., например, Постановление Правительства РФ от 30.11.2018 N 1449 "О предельном уровне соотношения среднемесячной заработной платы президента Российской академии наук, вице-президентов Российской академии наук, заместителей президента федерального государственного бюджетного учреждения "Российская академия наук", главного бухгалтера федерального государственного бюджетного учреждения "Российская академия наук" и среднемесячной заработной платы работников этого учреждения".
<3> См. постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".
Из приведенной нормы следует, что с работниками, основной функционал которых не заключается в обслуживании денежных или товарных ценностей (как в примерах выше - секретарь, сисадмин или начальник отдела кадров), заключать договоры о полной материальной ответственности нельзя. Ведь использование сотрудниками компьютеров является необходимым инструментом в работе.
Максимум что может сделать работодатель - это вручить сотруднику оборудование по отдельному документу. Но чтобы впоследствии спросить с работника за порчу этой техники, необходимо обеспечить условия сохранности имущества (чтобы никто, в том числе другой работник или третье лицо, не могли нанести ему вред). Проще говоря, для каждой вверенной техники работодатель должен создать условия для ее эксплуатации: помещение, исключающее проникновение других работников и третьих лиц. Возможно ли это в отношении использования сотрудниками в работе компьютеров и иной оргтехники в опенспейсах или кабинетах, рассчитанных на несколько человек? Спорно. А если не обеспечить надлежащие условия, то в большинстве случаев впоследствии сложно будет доказать, что вред причинен попустительством работника, поскольку у него не имелось фактической возможности исключить возможный ущерб со стороны других лиц.
Мнение. Мария Смольянинова, главный редактор издательства "Бизнес-Арсенал", магистр права, квалифицированный специалист по кадровому делопроизводству
Ситуацию с невозможностью привлечения работника к полной материальной ответственности хорошо иллюстрирует следующий пример из судебной практики. Сотрудница занимала должность начальника отдела - старшего судебного пристава. На время исполнения трудовых обязанностей за ней были закреплены материальные ценности (в т.ч. компьютеры, МФУ), заключен договор о полной матответственности. Во время инвентаризации была выявлена их недостача. Работодатель в судебном порядке потребовал с сотрудницы сумму ущерба. Суд указал, что должность и выполняемая ею работа не были включены в соответствующие перечни. Поэтому договор о полной матответственности не мог быть с ней заключен. И он же не может быть основанием для привлечения к полной матответственности.
Вместе с тем нашел подтверждение факт причинения сотрудницей по ее вине прямого действительного ущерба работодателю, его размер, а также причинная связь между действиями ответчицы и наступившим ущербом. Поэтому суд обязал работницу возместить ущерб в пределах ее среднего месячного заработка (апелляционное определение Московского городского суда от 12.10.2015 по делу N 33-36463/2015).
Чтобы получить хоть что-то, для работодателя важно правильно оформить документы, фиксирующие передачу работнику оргтехники и иных материальных ценностей для осуществления трудовой функции, даже если нет возможности заключить договор о полной матответственности.
В другом деле бывшему работнику тоже пришлось возместить работодателю ущерб, вызванный невозвратом вверенного ему для исполнения трудовых обязанностей имущества. Сотрудник работал в компании прорабом и был уволен по собственному желанию, а в день увольнения выяснилось, что им не сдано числящееся за ним и полученное по акту приема-передачи оборудование: переносная электрическая сверлильная установка и ноутбук с установленными на нем программными продуктами, прочие аксессуары. Он отказался писать объяснение, пояснив, что имущество в сохранности и он вернет его в организацию в ближайшие дни. Об этом был составлен акт, подписанный гендиректором и главбухом. Позднее работодатель обратился в суд. Суд удовлетворил требования истца о взыскании причиненного материального ущерба, решив, что действия работника, принявшего во временное пользование оборудование и не вернувшего его при увольнении работодателю, находятся в прямой причинной связи с причинением последнему ущерба (апелляционное определение Московского городского суда от 08.06.2016 по делу N 33-22571/2016).
Н. Сенаторова
Начальник
отдела юридического
и кадрового сопровождения
ЗАО "КИА Системы"
30 Сентября 2020
разработка сайта