ВНЕДРЯЕМ ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

ВНЕДРЯЕМ ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

Шкловец Иван Иванович - заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

Кампания по переходу на электронные трудовые книжки набирает обороты. Многих работодателей интересует, надо ли сканировать трудовые книжки работников и хранить копии у себя? Как узнать, подавал ли новый работник на прежней работе заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или нет? Какое наказание возможно за опоздание с выдачей сотруднику СТД-Р? Ответы на эти и другие вопросы мы получили в Роструде.

- Иван Иванович, один из самых частых вопросов среди читателей: нужно ли работодателю копировать или сканировать бумажные трудовые книжки всех сотрудников и хранить такие копии у себя в связи с переходом на электронную версию книжек?

- Сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде формируются с 1 января 2020 г. Переводить в электронный вид сведения из трудовых книжек нет необходимости. Такие сведения должны отражаться в документах кадрового делопроизводства: в трудовых договорах, приказах (о приеме, переводе, увольнении), личных карточках по форме Т-2 и других. Если кадровое делопроизводство ведется надлежащим образом, надобности в изготовлении копий трудовых книжек не возникает.

- Законом предусмотрено, что "работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника".

Означает ли это, что работодатель у себя в какой-то базе или программе должен собирать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника?

- При формировании сведений о трудовой деятельности следует учитывать необходимость представления таких сведений (и в электронном виде) в органы Пенсионного фонда РФ, при необходимости - надзорным органам, а также работникам в случае подачи ими соответствующих заявлений и при увольнении по утвержденным формам.

Исходя из этого работодателю следует организовать формирование таких сведений, в частности, посредством программ или баз данных в удобном для него виде. Это позволит быстро и качественно перенести необходимую информацию в законодательно установленные формы и соблюсти обязательные требования по представлению таких сведений.

- В ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан выдать работнику по его заявлению не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи сведения о трудовой деятельности.

Какие сведения нужно отразить в форме СТД-Р, если в 2020 г. в отношении сотрудника не проводились никакие кадровые мероприятия, а, к примеру, он только подал заявление об отказе от ведения трудовой книжки в бумажном виде?

- Работодатель обязан предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности у этого работодателя на основании заявления работника, а также при увольнении, если сотрудник подавал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.

Такие сведения предоставляются работнику по форме СТД-Р <1>. Предусмотрено, что в этой форме нужно отразить все кадровые мероприятия, которые были проведены в отношении сотрудника за весь период работы у этого работодателя (прием, перевод, переименование работодателя, новую (вторую) профессию, увольнение).

Поэтому даже если никакие кадровые мероприятия с работником в 2020 г. не происходили, кроме подачи им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (о чем должно быть сообщено в ПФР по форме СЗВ-ТД), форму СТД-Р работодатель должен заполнить для такого сотрудника полностью за период работы у себя.

- Законопроект N 748758-7, который должен ввести в КоАП штрафы за несвоевременное представление в ПФР сведений о трудовой деятельности, а также за подачу неполных или недостоверных сведений, прошел третье чтение. Планируется, что поправки вступят в силу с 1 января 2021 г. Могут ли сейчас работодатели быть оштрафованы за такие нарушения, например по ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ?

Какую ответственность несет работодатель:

- за задержку по своей вине предоставления работнику сведений о трудовой деятельности при его увольнении;

- за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника?

- Указанным законопроектом предлагается ввести отдельный состав правонарушения в ст. 15.33.2 КоАП, предусматривающую ответственность, не относящуюся к нарушениям в сфере трудового законодательства, за нарушение сроков представления сведений в органы Пенсионного фонда Российской Федерации, а также за представление неполных или недостоверных сведений. Наказывать за такое нарушение будут руководителя работодателя предупреждением или штрафом 300 - 500 руб.

При этом полномочия по рассмотрению дел об указанном административном правонарушении предполагается возложить на органы федеральной инспекции труда.

Таким образом, пока я не вижу оснований для привлечения работодателей к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

При внесении в форму СТД-Р ошибочных сведений работодатель имеет возможность внести исправления в такие сведения в порядке, установленном Приказом Минтруда от 20.01.2020 N 23н.

В случае если неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем в ПФР, выявил работник, работодатель по письменному заявлению сотрудника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в ПФР повторно.

- Сотрудница принесла свидетельство о браке и паспорт с новой фамилией. От ведения бумажной трудовой книжки она отказалась еще в январе 2020 г.

Как и когда нужно внести ее новую фамилию в сведения о трудовой деятельности? Ведь законом не предусмотрена обязанность подачи СЗВ-ТД в случаях изменения личных данных работников.

- Отчет по форме СЗВ-ТД представляется в органы ПФР только в случае осуществления кадровых мероприятий (приема на работу, перевода, увольнения) либо подачи работником заявления о ведении трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности. Смена фамилии работника не является основанием для формирования очередного отчета по форме СЗВ-ТД. Вместе с тем такие изменения работодатель (страхователь) учтет в рамках других форм. Например, в СЗВ-КОРР, которая представляется страхователем в случае необходимости уточнения (исправления) или отмены данных, индивидуальных лицевых счетов застрахованных лиц, после того как работница обменяет страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Если после смены фамилии и получения СНИЛС на новую фамилию работница подаст заявление о выборе способа ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности либо в отношении ее будут проведены какие-то кадровые мероприятия, в форме СЗВ-ТД или СТД-Р работодатель укажет ее новую фамилию.

- Директор - единственный учредитель своим решением возложил на себя функции единоличного исполнительного органа. Трудовой договор с ним не был заключен. Тем не менее для целей пенсионного страхования он приравнивается к сотрудникам, которые работают по трудовым договорам.

А нужно ли будет подавать в ПФР сведения о его трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых мероприятий? Скажем, отражать ли кадровое мероприятие "Увольнение", если этот директор-учредитель примет решение о передаче функций единоличного исполнительного органа другому человеку?

- Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями на всех зарегистрированных лиц, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом.

С директором - единственным учредителем трудовой договор не заключается. Поэтому заполнение и представление на такое лицо формы СЗВ-ТД не предусмотрены.

- В ТК РФ предусмотрено, что при увольнении работодатель обязан предоставить работнику, который отказался от ведения бумажной трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности за период работы у него способом, указанным в заявлении работника.

О каком заявлении идет речь? Это отдельное заявление? Если да, то когда работник должен его подать? Или же информацию о способе предоставления ему сведений о трудовой деятельности сотрудник может указать, например, в заявлении об увольнении?

- При увольнении работника необходимо предоставить ему (за исключением случаев, если на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у его работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)). Такое заявление может быть подано в письменной форме или направлено в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя в день прекращения трудового договора.

Пусть работодатель утвердит локальным нормативным актом:

- форму заявления о способе получения СТД-Р. Рекомендуется, чтобы это было отдельное заявление, которое работник может подать сразу после заявления на увольнение либо в день увольнения. В заявлении работник на свое усмотрение указывает, хочет он получить СТД-Р на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

- способ подачи такого заявления. В ЛНА может быть указано, например, что по выбору работника заявление можно подать либо письменно на бумаге, либо по адресу электронной почты работодателя.

- На работу собирается выходить новый сотрудник. Если он придет с формой СТД-Р, то понятно, что он подавал на прежней работе заявление об отказе от ведения его трудовой книжки в бумажном виде.

Если же новичок является с бумажной версией книжки, как узнать, уведомляли его о необходимости подавать заявление, подал ли он отказ от электронной формы или не подал никакого заявления? Как правильно действовать новому работодателю в отношении такого сотрудника?

- Письменно уведомить следует всех работников, принимаемых на работу с трудовыми книжками до 30 июня 2020 г. включительно, вне зависимости от того, уведомлял ли их работодатель по прежнему месту работы. Ведь новый работодатель не сможет это проверить.

Более того, рекомендуется письменно уведомлять и тех работников, которые принимаются на работу после 30 июня 2020 г. и предъявляют при приеме на работу трудовую книжку.

- Какие последствия будут для работников, которые в течение 2020 г. не подадут ни заявление об отказе от бумажной книжки, ни заявление о продолжении ее ведения? То есть просто промолчат? Смогут ли "молчуны" подать его позже?

- На работников, не подавших в течение 2020 г. ни одного из заявлений, работодатель продолжит вести бумажные трудовые книжки. За такими работниками сохраняется право подать заявление и после 2020 г.

- Если "молчун" придет на новое место работы позже 2020 г., обязан ли будет новый работодатель продолжать вести его бумажную книжку? Ведь работник своевременно не сделал выбор.

- Работник не обязан подавать ни одно из указанных заявлений. Он вправе быть "молчуном". Поэтому работодатель, который принимает на работу сотрудника, предъявившего трудовую книжку, обязан ее принять и вести в установленном порядке. Напомню, что такого сотрудника лучше уведомить письменно о необходимости выбрать трудовую или электронную книжку.

- Сможет ли работник позже 2020 г. отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде, если первоначально он выбрал бумажный вариант?

- Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

- В 2020 г. на работу принят человек, имевший стаж работы, но потерявший трудовую книжку. По его словам, с предыдущего места работы он уволился еще в 2019 г.

Обязательно ли ему делать дубликат утерянной книжки? Должен ли новый работодатель завести ему новую трудовую книжку, или можно просто начать подавать сведения о его трудовой деятельности в нынешней компании?

- В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется). Учитывая, что работник был уволен с предыдущего места в 2019 г., такого выбора он не делал.

После этого работнику следует вручить уведомление и ожидать подачи от него соответствующего заявления.

- Если человек устраивается на работу впервые в 2020 г. и сразу заявляет о том, что бумажная книжка ему не нужна, можно ее не заводить? Как это правильно оформить? К примеру, нужно ли взять у него заявление об отказе оформить трудовую книжку?

- Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае когда работа у этого работодателя является для сотрудника основной (за исключением случаев, когда в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется). Подача заявления об отказе от оформления трудовой книжки законом не предусмотрена.

ТК РФ и Закон N 439-ФЗ закрепляют определенную процедуру для начала предоставления работнику сведений о трудовой деятельности. При этом в 2020 г. при приеме на основную работу любых сотрудников трудовая книжка оформляется. Таким образом, рекомендуется:

- оформить трудовую книжку;

- вручить работнику уведомление об изменениях в трудовом законодательстве и праве выбора;

- ожидать подачи заявления.

--------------------------------

<1> утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 N 23н.

 

Беседовала

М.А. Кокурина

Старший юрист

Подписано в печать

20.03.2020

30 Апреля 2020


К списку статей

Наверх

Корзина